Management Reports gestalten: Durchdachtes Design als Er ... / 1.1 Inhalte

Entscheider wollen Inhalte leicht verstehen

Entscheider sind in erster Linie an den Berichtsinhalten interessiert. Sie müssen für diese Zielgruppe relevant, aktuell und schlüssig sein. Die große Mehrheit der Unternehmen verfügt über solche interessanten Informationen. I. d. R. gibt es auch Personen, die aufgrund ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung richtige Schlussfolgerungen ziehen sowie glaubwürdige Erklärungen oder Empfehlungen abgeben können.

Dieser interessanteste Teil der Kommunikation zwischen Berichtserstellern und Entscheidern findet allerdings häufig außerhalb der eigentlichen Berichte statt: in Telefonaten, E-Mails oder informellen Gesprächen. Solange alles gut läuft, gibt es damit keine spürbaren Probleme.

Unter steigendem Zeit- und Erfolgsdruck wird es aber immer wichtiger, dass der Informationsfluss auch über die Routineberichte funktioniert. Das gilt besonders in größeren Unternehmen, wo persönliche "Nachhilfestunden" durch räumliche Entfernungen, Hierarchien und Fluktuation erschwert werden.

Abb. 1: Gutes Design hilft, Botschaften zu vermitteln; oben: "schlechtes" Design mit geringer Aussagekraft; unten: "gutes" Design mit hoher Aussagekraft

Das größte Problem vieler Berichte ist, dass keine erkennbaren Schwerpunkte gesetzt werden. Wenn Controller die Bedürfnisse ihrer Berichtsempfänger zu wenig kennen und sicherheitshalber möglichst viele Daten abliefern, dann entstehen die gefürchteten Zahlenfriedhöfe.

Das wichtigste Merkmal erfolgreicher Berichte sind die Botschaften, also fachlich fundierte Aussagen, wie z. B. Erklärungen oder Empfehlungen. Sie werden von erfahrenen, versierten Kollegen verfasst und bringen Ordnung in die Flut aus Detailinformationen. Die Botschaften sollten klar formuliert sein und glaubwürdig mit Fakten belegt werden (vgl. Abb. 1).

Priorisierung der Inhalte bringt die nötige Klarheit

Bevor solche interessanten Aussagen formuliert werden können, ist eine anspruchsvolle Aufgabe zu lösen. Wie in der Redaktion einer Fachzeitschrift müssen die Top-Themen zielgruppengerecht ausgewählt werden. Das bedeutet auch, dass viele andere Themen im Hintergrund bleiben. Nur durch Fokussierung auf eine überschaubare Anzahl von Schwerpunkten kann der Bericht für seine Empfänger einen Mehrwert schaffen.

Diese Filterung und Wertung der unzähligen verfügbaren Details kann keine Software leisten. Diese Leistung ist die Wertschöpfung der Controller und anderer Berichtsersteller. Sie basiert auf Kreativität, Erfahrung und menschlichem Urteilsvermögen.

Welche Aussagen haben Vorrang? Welche können vernachlässigt oder im Anhang mitgeliefert werden? Diese Fragen lassen sich durchaus beantworten – mit einem guten Gefühl für die Zielgruppe und einer Portion Mut zur Lücke. Es gibt kein allgemeingültiges "richtig" oder "falsch". Wichtig ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Nur so entstehen klare Botschaften und nachvollziehbare Berichtsstrukturen.