Management Reports gestalten: Durchdachtes Design als Er ... / 2 Gestaltungsregeln als schlüssiges Konzept

Die SUCCESS-Regeln sind praxiserprobte Basis guter Berichte

Mit seinem Konzept HICHERT®SUCCESS^[1] hat Prof. Dr. Rolf Hichert einen praxisnahen Leitfaden für die Optimierung der geschäftlichen Kommunikation in Berichten und Präsentationen geschaffen. Das Konzept basiert auf jahrzehntelanger Praxiserfahrung und dem Feedback von Führungskräften aus hunderten Unternehmen und Organisationen. Es hat im gesamten deutschsprachigen Raum große Bekanntheit erlangt und gilt als aktueller Benchmark im Management Information Design.

Dabei geht es nicht um Geschmacksfragen. Bei einem gut gestalteten Bericht im Sinne der Hichert-Methode verstehen die Empfänger den Inhalt ohne Mühe und können ihn in gute Entscheidungen umsetzen.

Hichert fasst seine Empfehlungen in 7 Schlagworten zusammen, deren Anfangsbuchstaben das Akronym SUCCESS^[2] bilden.

• SAY – Berichte und Präsentationen sollen klare Botschaften haben. Diese sollen prägnant formuliert am Anfang einer Seite oder eines Kapitels stehen, nicht in der Schlussfolgerung am Ende.
• UNIFY – Gleiche Inhalte sollen in Abbildungen und Tabellen gleich aussehen, unterschiedliche Inhalte sollen erkennbar unterschiedlich aussehen. Wertgrößen, Mengen und Prozente werden beispielsweise mit verschiedenen Diagrammtypen dargestellt. Datenarten wie Plan, Ist, Forecast erhalten eigene Symbole oder Füllmuster.
• CONDENSE – Hohe Informationsdichte soll Übersicht schaffen und Zusammenhänge zeigen. Alle Daten, die in einem bestimmten Zusammenhang relevant sind, sollen auf einen Blick erfassbar sein, z. B. Umsätze und Margen aller Standorte auf einer Seite. Hohe Informationsdichte unterstützt auch die Glaubwürdigkeit, indem relevante Details nicht zu stark zusammengefasst, sondern übersichtlich gezeigt werden.
• CHECK – Inhalte sollen unverfälscht abgebildet werden. Von zentraler Bedeutung ist die richtige Skalierung bei Grafiken, also die Einhaltung eines einheitlichen Maßstabs. Diagramme des gleichen Typs sollen unbedingt den gleichen Maßstab haben, damit Betrachter nicht getäuscht werden.
• ENABLE – Bei der Umsetzung des Konzepts soll möglichst top down gearbeitet werden. Das Projekt beginnt bei den Berichtsempfängern und ihrem Informationsbedarf. Danach folgen die gestalterischen und technischen Details.
• SIMPLIFY – Unnötige Redundanz und dekorative oder ablenkende Elemente sollen ersatzlos weggelassen werden, da sie die Wahrnehmung der eigentlichen Inhalte erschweren. Es sollen nur solche Elemente eingesetzt werden, die eine konkrete inhaltliche Bedeutung haben.
• STRUCTURE – Inhalte sollen logisch und nachvollziehbar strukturiert sein, nach dem Vorbild des Pyramidenprinzips.^[3] Dabei bildet die Botschaft (vgl. SAY) die Spitze der Pyramide. Die einzelnen Fakten und Argumente werden dann abgestuft in Gruppen (Ebenen der Pyramide) vorgetragen,. zuerst die Hauptargumente, dann zu jedem Hauptargument weitere Details. Die Elemente jeder Ebene sollen stets gleichartig, überschneidungsfrei und erschöpfend sowie treffend formuliert sein.

Die einzelnen Regeln und Empfehlungen unterstützen sich gegenseitig und ergeben ein schlüssiges Gesamtwerk. SIMPLIFY, UNIFY, CHECK, CONDENSE bestimmen die äußere Form, STRUCTURE die innere Form der Darstellung. ENABLE beschreibt den Umsetzungsprozess. SAY – also die Vermittlung bestimmter Botschaften – ist das Ziel, auf das alle Detailaspekte ausgerichtet sind^[4],.^[5]

Vergleichbare Empfehlungen wurden u. a. von den US-amerikanischen Autoren Tufte^[6] und Few^[7] publiziert. Alle diese Autoren argumentieren für eine zweckmäßige Visualisierung von Daten. Abbildungen sollen bewusst so gestaltet werden, dass bestimmte inhaltliche Aussagen klar ablesbar sind. Diese Forderung steht im Widerspruch zu den auffälligen, dekorativen Eyecatcher-Grafiken die von Anwendungsprogrammen und Designvorlagen der Softwarehersteller häufig suggeriert werden. Klarheit entsteht erst dann, wenn jeder Balken, jede Linie, Farbe, Beschriftung usw. ganz bewusst für einen bestimmten Zweck ausgewählt wird.

Die Erfahrungen und Praxisbeispiele im Folgeartikel "Management-Reports gestalten: Lösungsansätze und Praxisbeispiele" beziehen sich speziell auf das SUCCESS-Konzept von Prof. Dr. Hichert. Es eignet sich besonders gut für die Umsetzung im Management Reporting, weil Hichert mit zahlreichen Beispielen im Buch sowie auf Poster^[8] und Website sehr konkrete Designvorgaben für betriebswirtschaftliche Inhalte liefert. Diese detaillierten Designmuster ersparen Anwendern einen großen Teil der unvermeidlichen Transferleistung bei der Umsetzung.

[1] HICHERT®SUCCESS ist eine geschützte Marke der HICHERT+PARTNER AG.

[2] Vgl. Gerths/Hichert, 2013.

[3] Vgl. Minto, 2005.

[4] Weitere Details zu den SUCCESS-Regeln s. Gerths/Hichert, 2013, S. 13, und unter www.hichert.com.

[5] Weitere Details zu den SUCCESS-Regeln erläutert Prof. Dr. Hichert im 1. Kapitel des Buchs "Excel-Diagramme nach den SUCCESS-Regeln gestalten" (vgl. Gerths/Hichert, 2013) und auf seiner Website (vgl. http://success.hichert.com).

[6] Vgl. Tufte, 2006.

[7] Vgl. Few, 200...