Designkonzept in 2 Phasen erarbeiten
Ziel der 2. Phase sind konkrete, detaillierte Designentwürfe für alle Berichtsseiten. Diese Konzeptionsleistung wird hauptsächlich von einem kleinen Kernteam erbracht. Das Team besteht meistens aus Vertretern ausgewählter berichtserstellender Fachabteilungen, wie Controlling, Führungsstäben und IT. Ein erfahrener externer Spezialist kann dem Team helfen, methodisch, reflektiert und zügig zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Außerdem werden nach Bedarf Fachkräfte für Detailfragen einbezogen. Auch der Kontakt zur Zielgruppe der Berichtsempfänger ist während der Designphase wichtig, um Feedback zu erhalten.
Beim Berichtsdesign hat sich eine 2-stufige Methode bewährt: Zuerst werden hausinterne Gestaltungsregeln definiert. Dann werden, unter Anwendung dieser Regeln, die Seitenentwürfe entwickelt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Berichtsteile ein schlüssiges Gesamtbild ergeben – auch bei späteren Ergänzungen.
3.2.1 Regeln definieren
Um Regeln definieren zu können, werden zunächst alle geplanten Berichtsinhalte gesichtet und hinsichtlich ihrer Darstellung strukturiert. Beispielsweise ist wichtig, welche Datenarten (Ist, Plan, Forecast), Währungen und Zeitperioden (Tage, Monate, Jahre) vorkommen oder welche Wert- und Mengengrößen bzw. Bestands- und Flussgrößen zu unterscheiden sind. Für alle regulär vorkommenden Fälle werden dann eindeutige Darstellungsvarianten festgelegt.
Abb. 3: Häufig verwendete Diagrammtypen für Managementberichte
Die Gestaltungsregeln werden in einem kurzen Leitfaden dokumentiert. Ein solches Regelhandbuch umfasst meist zwischen 10 und 20 Seiten, hauptsächlich bestehend aus tabellarischen Übersichten und Abbildungen (vgl. Abb. 3). Neben Diagrammvarianten werden auch Tabellenköpfe, Zahlenformate, Farben, Kennzahlenbezeichnungen und viele andere Details mithilfe der Regeln vereinheitlicht. Als besonders nützlich haben sich Designmuster für wichtige Berichtselemente erwiesen, z. B. für Abweichungstabellen und Übersichtsschaubilder. In solchen Musterseiten lassen sich viele Details ohne lange Umschreibungen dokumentieren.
Dokumentation möglichst kurz halten
Diese pragmatische Form der Dokumentation ist wichtig, da anderenfalls das Regelwerk zu unübersichtlich werden würde. Das könnte dazu führen, dass die Regeln nicht richtig verstanden und daher nicht konsequent angewendet werden. Aus diesem Grund können seltene und ungewöhnliche Fälle bei der Definition der Regeln ggf. bewusst vernachlässigt werden.
3.2.2 Seiten entwerfen, Regeln anwenden
Der Übergang von der Regeldefinition zu den konkreten Seitenentwürfen ist fließend. Die ersten Entwürfe fließen normalerweise bereits als Designmuster in das Regelhandbuch ein.
Sobald das Handbuch vorliegt, werden im 2. Schritt der Konzeption systematisch alle geplanten Berichtsseiten entworfen. Besonders produktiv funktioniert das, wenn die Entwürfe per Hand auf Papier gezeichnet (vgl. Abb. 4) oder aus einfachen Grafikelementen in PowerPoint zusammengesetzt werden. Auf diese Weise bleibt die Diskussion im Workshop immer beim Kernthema und wird nicht in Richtung der technischen Umsetzung abgelenkt.
Abb. 4: Designentwurf für eine Berichtsseite (Auszug)
In dieser Phase der Umsetzung wird die eigentliche Gestaltungsarbeit geleistet. Das beinhaltet weit mehr als nur die formale Vereinheitlichung anhand der zuvor definierten Regeln. Für jeden Berichtsteil und jede Seite wird eine Designidee zunächst grob skizziert und dann schrittweise ergänzt und verfeinert. Dabei sollten frühzeitig repräsentative Echtdaten einbezogen werden, um den Aufwand späterer Überarbeitungen so weit wie möglich zu minimieren.
Entscheiden Sie sich für klare Strukturen
Die Diskussion in Designworkshops dreht sich stets sehr intensiv um die Priorisierung und Strukturierung der Berichtsinhalte. Dieser Prozess ist nicht automatisierbar. Er erfordert menschliche Kreativität, Diskussion und Entscheidungen. Es gibt nicht eine einzige richtige Lösung für alle, sondern vielmehr individuell sinnvolle Varianten für jeden Anwendungsfall.
Ein typisches Beispiel sind Abweichungen. Häufig werden viele Abweichungen gleichwertig nebeneinander angezeigt, z. B. Ist zum Vorjahr, zum Plan, zum Forecast, unterjährig und ganzjährig, absolut und prozentual. Es wird argumentiert, dass alle diese Daten berichtet werden müssen, damit die Berichtsempfänger umfassend informiert werden. Tatsächlich wird jedoch lediglich die Lesbarkeit des Berichts verschlechtert und die unerlässliche Filterung und Priorisierung werden an den Berichtsempfänger delegiert. Dieser braucht viel Zeit und Konzentration, um die große Menge von Daten auszuwerten, was eigentlich nicht seine Aufgabe ist.
Für eine spürbare Verbesserung aus Sicht des Managers genügt es nicht, alle Abweichungsvarianten in einem neuen Tabellenlayout darzustellen oder mit standardisierten Diagrammen zu visualisieren. Wichtig ist hierbei vor allem eine klare Priorisierung. Wenn das Unternehmen hauptsächlich nach der absoluten Abweichung vom Plan gesteuert wird, dann wird nur diese eine Abweichu...