Die vorangegangenen Kapitel haben einen Überblick über die wichtigsten Regeln und Lösungsansätze für gutes Berichtsdesign vermittelt. Ergänzend werden nun 3 klassische Umsetzungsbeispiele vorgestellt, die in ähnlicher Form sehr häufig in Berichten zu finden sind.
2.1 Tabellarischer Plan-Ist-Vergleich
Das 1. Beispiel zeigt eine tabellarische Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Ergebnissen für alle Standorte eines Landes (vgl. Abb. 5). Tabellen dieser Art finden sich in fast jedem Monatsbericht. Häufig sind sie aber mit vielen Spalten und langen Zahlen so überfrachtet, dass die Leser sie nur mit großer Mühe interpretieren können.
Abb. 5: Plan-Ist-Vergleich nach Standorten; EBIT in Mio. EUR
Die Mustertabelle (vgl. Abb. 5) wurde so gestaltet, dass die wichtigsten Inhalte sofort auffallen. Dafür sorgen die Visualisierungsspalten. Bereits nach wenigen Sekunden wird klar, dass es eine wesentliche negative Abweichung in Frankfurt gibt. Die Spalten mit den Basisdaten (VJ, PL, IST) und den daraus abgeleiteten Abweichungen sind ebenfalls schnell erfassbar. Das gelingt durch kurze Zahlen (hier in Mio.), kurze Spaltentitel sowie leichtes Design, ohne unnötige Linien oder Hintergrundfarben.
Diese Tabelle priorisiert ganz klar die absolute Abweichung vom Plan. Ausgewählte Zusatzinformationen werden dezent mit angezeigt, lenken aber nicht vom Wesentlichen ab.
2.2 Grafische Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Pflichtbestandteil vieler Berichte für das Top-Management und für Aufsichtsgremien. I. d. R. werden die Zahlen als Tabelle präsentiert und müssen der Reihe nach abgelesen werden. Viel passender für die Bedürfnisse des Managements ist aber eine visuelle Darstellung (vgl. Abb. 6). Sie vermittelt in Sekunden einen guten Überblick und gewährt gleichzeitig Einblick in wichtige Details.
Abb. 6: Gewinn- und Verlustrechnung; Werte in Mio. EUR
Das große Wasserfalldiagramm auf der linken Seite zeigt die Ermittlung des Jahresüberschusses. Ergebniserhöhende Werte verlaufen nach rechts, ergebnisreduzierende nach links. Zwischenergebnisse (z. B. "operatives Ergebnis") werden ebenfalls als Balken angezeigt. Die Zwischensumme "Personalaufwand" wird nicht als Balken gezeigt sondern nur als Differenzanzeiger (Linie mit Endpunkten). Dieser Wert darf nicht doppelt in die Summierung einfließen, da bereits seine beiden Teilbeträge ("Löhne und Gehälter" und "Sozialversicherung") im Wasserfall berücksichtigt sind.
In diesem Beispiel werden sowohl Erträge als auch Aufwendungen mit positivem Vorzeichen notiert. Der Wasserfall zeigt den Rechengang (plus oder minus). In anderen Fällen könnten Aufwendungen auch mit negativem Vorzeichen geschrieben werden. Der Wasserfall sorgt in jedem Fall dafür, dass die Empfänger den Rechengang richtig verstehen.
Der kleine Wasserfall für die Abweichung vom Vorjahr wird auf die gleiche Weise gelesen. Er zeigt sehr deutlich, welche Einflüsse zu der negativen Ergebnisentwicklung geführt haben. Bei Abweichungsanzeigen werden die Balken unterstützend rot und grün gefärbt. Bei Erträgen und Zwischenergebnissen sind positive Abweichungen grün und laufen nach rechts (mehr Ertrag = ergebniserhöhend). Bei Aufwendungen sind positive Abweichungen rot und laufen nach links (mehr Aufwand = ergebnisreduzierend).
Die prozentuale Abweichung wurde hier als wichtige Zusatzinformation ebenfalls visualisiert. Sie verwendet auch die Rot-Grün-Logik, jedoch mit einem anderen Diagrammtyp. So werden Verwechslungen vermieden.
Trennlinien gliedern das Diagramm in mehrere logische Abschnitte. Zahlen werden sehr kurz notiert (hier in Mio.) und sind daher schnell erfassbar. In der gesamten Darstellung gibt es keine ablenkenden oder dekorativen Elemente.
2.3 Konzernübersicht Umsatz-Ergebnis-Margen
Die Konzernübersicht (vgl. Abb. 7) zeigt auf einer Seite die mittelfristige Entwicklung von Umsatz, EBIT und Margen in allen Ländern. Solche Übersichtsseiten eignen sich sehr gut für einen vorangestellten Zusammenfassungsteil in Berichten. Sie verdeutlichen schnell, welche wesentlichen positiven und negativen Entwicklungen vorliegen. Auf weiteren Seiten folgen dann die relevanten Details zu einzelnen Ländern, Projekten, Kostenarten usw. Ohne sinnvolle Überblicksseiten sind Manager gezwungen, sich mit Details zu befassen, ohne das Gesamtbild zu kennen. Dabei wird zu viel Zeit mit unwesentlichen Dingen verbracht. Oft fehlt diese Zeit dann später, wenn der Berichtsempfänger endlich zu den wesentlichen, handlungsrelevanten Informationen vorgedrungen ist.
Abb. 7: Konzern nach Ländern; Umsatz und EBIT in Mio. EUR, Marge in %
Gute Übersichtsseiten zeigen das unverfälschte Gesamtbild. Sie helfen, den Blick auf das Wesentliche zu richten sowie Zeit und Ressourcen richtig einzuteilen. Diese positive Wirkung entsteht jedoch nur, wenn die beschriebenen Designregeln eingehalten werden. Hier geht es vor allem um hohe Informationsdichte. Daher werden die Kennzahlen aller Länder auf einer einzigen Seite präsentiert. Ebenso wichtig sind aber auch die einheitliche Skalierung, standardisierte Diagrammtypen, der Verzicht auf Dekoration sowie unnötige Farben und Beschriftung...