Dann erfassen Sie die Gesamtkosten Ihres Betriebs. Dazu müssen die Kosten in Einzel- und Gemeinkosten unterteilt werden. Die Unterteilung ist notwendig, weil Einzel- und Gemeinkosten anders verrechnet werden müssen.
Einzel- und Gemeinkosten unterscheiden
Einzelkosten sind Kosten, die Sie einem Produkt oder Auftrag direkt zuordnen können. Dies ist vor allem beim Material und speziellen Werkzeugen, die Sie nur für die Herstellung eines Produktes benötigen oder für bestimmte Transport- und Versicherungskosten (ebenfalls für ein bestimmtes Produkt) der Fall. Wenn Sie z. B. Stühle herstellen, wissen Sie i. d. R., wie viel Material (Holz, Metall) Sie im Schnitt benötigen, um einen Stuhl herzustellen.
Einzelkosten eng fassen
Sie sollten aus Vereinfachungsgründen nur die Materialkosten sowie die genannten Werkzeugkosten und Transportkosten uneingeschränkt als Einzelkosten betrachten. Zwar zählen traditionell auch Löhne zu den Einzelkosten, oft ist eine Unterteilung der Personalkosten in Löhne, Gehälter und Sozialkosten arbeitsaufwendig. Daher sollten Sie alle Personalkosten als einen Block betrachten und sie wie Gemeinkosten behandeln und entsprechend auf Ihre Maschinen bzw. den restlichen Betrieb verteilen.
Anders verhält es sich mit den Gemeinkosten. Diese lassen sich nicht direkt einem Produkt zuordnen. Beispiele für Gemeinkosten sind Personalkosten (Gehälter und Sozialkosten), Abschreibungen, Mieten, Werbung, Abgaben, Reparaturen, Beratungen oder Versicherungen. Auch Kostenarten, die grundsätzlich Einzelkosten sind, bei denen es jedoch zu aufwändig ist, eine direkte Zuordnung vorzunehmen, werden wie Gemeinkosten behandelt. Beispiele sind Betriebsstoffe (Schmiermittel, Öl) oder Energie- und Kommunikationskosten. Hier könnten zwar Kilowattstunden bzw. Tarifeinheiten einem Produkt zugeordnet werden, die Grundgebühren aber nicht. Zudem wäre die Einrichtung von Zählern oder anderen Messgeräten erforderlich. Bei Betriebsstoffen müsste der Verbrauch ebenfalls gemessen oder geschätzt werden. Da dies oft kompliziert ist und sich der Genauigkeitsgrad der Kalkulation nicht wesentlich verbessert, werden auch diese Kosten vereinfachend wie Gemeinkosten behandelt.
Kostenerfassung mit Jahreswerten
Am besten ist es, wenn für die Kostenerfassung auf Jahreswerte zurückgegriffen wird. So lassen sich mögliche unterjährige Schwankungen ausschalten, die z. B. durch größere Materialeinkäufe in einem Monat oder Einmalzahlungen (z. B. Versicherungen, Weihnachtsgeld) entstehen können. Welche Kostenarten genau in Ihrem Betrieb angefallen sind, erfahren Sie von Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung bzw. aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Besser ist es, wenn Sie über eine Kostenplanung verfügen. Falls Sie (noch) nicht planen, nehmen Sie die Zahlen des Vorjahres und prüfen Sie, ob und wo es ggf. zu größeren Veränderungen kommen kann: Steigen die Energiekosten? Müssen Sie mit Lohnerhöhungen rechnen? Sind Preissteigerungen bei Material oder Mieten wahrscheinlich? Erhöhen sich Abschreibungen und Zinsen (bei Investitionen)? Stehen größere Reparaturen an einzelnen Maschinen an? Wie entwickeln sich die Abgaben und Steuern in Ihrer Gemeinde? usw.
Planung mit pauschalen Veränderungen vereinfachen
Wenn Sie sich in Bezug auf mögliche Veränderungen bei einzelnen Kostenarten unsicher sind, sollten Sie überlegen, ob es Sinn macht, hier einen pauschalen Steigerungssatz zu wählen. Orientieren Sie sich hierbei z. B. an der aktuellen Inflationsrate und erhöhen Sie die Kostenpositionen des Vorjahres entsprechend.
Gehen Sie bei der Kostenerfassung wie folgt vor:
Zunächst sollten Sie Material- und sonstige Einzelkosten auf Jahresbasis erfassen, aber nur nachrichtlich und nicht zu Verrechnungszwecken (s. Tab. 5). Der Ausweis der Einzelkosten ist für die Maschinenstundensatzrechnung nicht erforderlich, aber grundsätzlich sinnvoll, weil Sie so einen besseren Überblick über die Gesamtkosten Ihres Betriebes haben. Die Einzelkosten werden bei der Kalkulation direkt auf die Produkte verrechnet, nicht auf dem "Umweg" Stunden (s. Schritt 6 von 6).
| Einzelkosten |
Gesamtsummen Betrieb |
| Material/Komponenten |
320.000 |
| Werkzeuge |
1.200 |
| Transportkosten |
3.600 |
| Sonstige Einzelkosten |
0 |
| Summe Einzelkosten |
324.800 |
Tab. 5: Erfassung von Einzelkosten auf Jahresbasis
Kalkulatorische Kosten in Kleinunternehmen berücksichtigen
Bei der Ermittlung der Kosten sollten Sie überlegen, ob und in welchem Umfang Sie kalkulatorische Kosten berücksichtigen wollen. Bei diesen Kostenpositionen entstehen Ihnen i. d. R. keine "echten" Aufwände, sie dienen aber u. a. dazu, das unternehmerische Engagement in Personengesellschaften oder das unternehmerische Risiko an sich besser zu entgelten.
Dann stellen Sie die Gemeinkosten auf. Fassen Sie mehrere Kostenarten zu einer Position zusammen, etwa die Gehälter, Löhne und Sozialkosten zu Personalkosten, oder Mieten, Energien und Grundabgaben zu Raumkosten oder Reparaturen, Wartung und Instandhaltung zu Instandhaltungen.
| Gemeinkosten |
Gesamtsummen Betrieb |
| Personalkosten (inkl. Sozialabgaben) |
164.0... |