3.1 Form des Mietvertrags
Prinzipiell sollte der Mietvertrag aus Beweisgründen immer schriftlich abgeschlossen werden, auch wenn der BFH und die Verwaltung einen nur mündlich abgeschlossenen Mietvertrag anerkennen.[1] Im Mietvertrag sollten klare Regelungen der Mietnebenkosten[2] getroffen werden, die wegen der gestiegenen Energie- und Versorgungspreise einen immer größeren Anteil an der Gesamtmiete ausmachen. Um hier die Fremdüblichkeit zu beweisen, sollten Formularmietverträge genutzt werden und auch vollständig und richtig ausgefüllt werden.
Auch die mündliche Abänderung eines schriftlichen Mietvertrags ist steuerlich anzuerkennen, selbst wenn dadurch die Vereinbarung der Nebenkostenabrechnung durch eine Pauschale für Nebenkosten ersetzt wird und diese Änderung erst im Laufe des 1. Mietjahrs erfolgt ist.[3]
Geeignete Formularmietverträge können z. B. im Schreibwarenhandel erworben werden. Dabei sollten vor allem folgende Punkte beachtet werden:
- Die Hauptpflichten der Mietparteien müssen klar vereinbart werden, nämlich die Überlassung einer bestimmten Wohnung, bestimmter Betriebsräume oder eines bestimmten Hauses und die Zahlung der Miete.[4] Bei der vereinbarten Miete sollte erkennbar sein, ob es sich um eine Kalt- oder Warmmiete handelt. Kann man einem Mietvertrag zwischen nahen Angehörigen nicht entnehmen, ob eine Warmmiete oder Kaltmiete vereinbart wurde, fehlt es an einer klaren und eindeutigen Bestimmung der Höhe der Miete als einer vertraglichen Hauptpflicht.[5]
- Wenn ein "Nettomietzins" vereinbart wird, muss gleichzeitig auch eine klare vertragliche Regelung über die Betriebskosten (Nebenkosten) getroffen werden.[6] Neben der Kaltmiete sollte dann im Mietvertrag die Höhe der Umlagen eingetragen werden. Außerdem sollten die Nebenkosten genannt werden, die der Mieter tragen muss und die abgerechnet werden.
- Es sollte vereinbart werden, dass die Miete monatlich per Überweisung auf ein Konto des Vermieters zu erfolgen hat.
- Nicht erforderlich ist, dass der (geschiedene oder dauernd getrennt lebende) Ehegatte die Miete aus eigenem Einkommen oder Vermögen bezahlt. Ein tatsächlich geschlossener Mietvertrag mit dem (geschiedenen oder dauernd getrennt lebenden) Ehegatten wird vom Finanzamt auch anerkannt, wenn der Mieter die Mietzahlungen aus dem Unterhalt des Ex-Ehegatten bestreitet. Es darf dann sogar die Miete mit dem geschuldeten Barunterhalt verrechnet werden.[7]
3.2 Tatsächliche Durchführung
Es reicht nicht aus, dass der Mietvertrag schriftlich fixiert ist, sondern er muss so wie vereinbart auch durchgeführt werden. Fehlt es bei einem Mietvertragsverhältnis zwischen nahestehenden Personen bereits am tatsächlichen Vollzug des Vereinbarten, muss nicht mehr entschieden werden, ob das Mietverhältnis so, wie es der Steuerpflichtige vereinbart hat, dem Fremdvergleich entspricht.[1] Was die Durchführung des Mietvertrags betrifft, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Natürlich dürfen einzelne Vereinbarungen im Mietvertrag für die Zukunft geändert werden, bei einem schriftlichen Mietvertrag sollten diese Änderungen aber möglichst auch schriftlich festgehalten werden.
- Die Miete und die Umlagen sollten – wie vereinbart – per Überweisung gezahlt werden.[2] Zweckmäßig ist ein Dauerauftrag, damit die Zahlungen nicht versehentlich unterbleiben. Barzahlungen sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Wenn sie trotzdem vorkommen, z. B. bei Beginn des Mietverhältnisses, müssen Höhe und Zeitpunkt der Zahlungen (möglichst) durch Quittungen nachgewiesen werden.
- Der Mieter muss die Miete in der vereinbarten Höhe zahlen und nicht in einem Monat weniger und in einem anderen Monat mehr.
- Die Miete muss wie vereinbart regelmäßig monatlich gezahlt werden und nicht für mehrere Monate in einer Summe oder in einem Jahresbetrag oder bei gelegentlichen Besuchen.[3] Der Mietvertrag wird steuerlich schon dann nicht anerkannt, wenn die Mietzahlungen entgegen den Vereinbarungen im Mietvertrag nicht monatlich[4], sondern jährlich bzw. in einem Gesamtbetrag für mehrere Jahre erfolgen.[5]
- Der Mieter sollte wie vereinbart die Umlage für die Nebenkosten regelmäßig zahlen, also nicht einfach nur die Kaltmiete überweisen.[6]
- Über die Nebenkosten sollte jährlich abgerechnet und es sollten die Nebenkosten ggf. angepasst werden.
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