Die Kalkulation als solche hat mehrere Aufgaben: Im Rahmen der Angebots- oder Vorkalkulation dient sie zunächst allgemein der Ermittlung von Angebotspreisen. Bei gegebenen Marktpreisen kann mit Hilfe der Kalkulation festgestellt werden, ob sich die Annahme eines Auftrags lohnt. Entscheidungskriterium sind die variablen Kosten, die in keinem Fall unterschritten werden dürfen (Preisuntergrenze).
Nach Abwicklung eines Auftrags kann im Rahmen einer Nachkalkulation festgestellt werden, ob die Angebotskalkulation bzw. die Preisberechnungen richtig gewesen sind. Bei kleinen Aufträgen oder bei der Preisfindung von Standard- bzw. Massenwaren ist dieses Verfahren fast immer ausreichend.
Bei länger laufenden Projekten, Großaufträgen, Entwicklungsprojekten oder bei neuartigen Vorhaben, mit denen noch keine Erfahrungen vorliegen, genügt eine Nachkalkulation erst nach erfolgter Abwicklung nicht. Denn während der Realisierung entstehen fast immer Abweichungen, auf die von Seiten der Projektleitung oder anderer Entscheidungsträger unverzüglich, und nicht erst nach dem Projektende reagiert werden muss. Es können z. B. ungeplante Kostensteigerungen beim Material auftreten oder es ist erforderlich, mehr Personal einzusetzen als vorgesehen. Die Abweichungen haben möglicherweise erhebliche Auswirkungen auf das geplante Ergebnis.
Würde die Ermittlung der Abweichungen erst im Rahmen der klassischen Nachkalkulation erfolgen, können keine Maßnahmen mehr umgesetzt werden. Deshalb sollte bei großen Vorhaben parallel immer die mitlaufende Kalkulation eingesetzt werden. In regelmäßigen Abständen, etwa einmal pro Monat oder nach Erreichen eines Meilensteins, werden hier Plandaten und Annahmen mit den tatsächlich erreichten Werten verglichen. Mögliche Abweichungen lassen sich so bereits während der Laufzeit feststellen und die Verantwortlichen können rechtzeitig reagieren und Steuerungsmaßnahmen einleiten. Gleichzeitig können Informationen zur Verbesserung der Planung und der Risikovorsorge gewonnen werden.
Nicht zuletzt dient die mitlaufende Kalkulation auch dazu, Teilleistungen zu bilanzieren, wenn sich die Umsetzung eines Projekts über mehrere Geschäftsjahre erstreckt.
Abrechnungsintervall individuell festlegen
Bei besonders komplexen und aufwändigen Projekten sollten Sie überlegen, ob Sie im Einzelfall nicht deutlich kürzere Abrechnungsintervalle als einen Monat wählen. Grundsätzlich bietet sich an, unmittelbar nach jedem erledigten Arbeitsgang eine neue Version der Kalkulation zu erstellen. So behalten Sie jederzeit den Überblick und sind in der Lage, auch sehr kurzfristig einzugreifen. Voraussetzung ist aber, dass Sie die Möglichkeit haben, alle notwendigen Daten weitgehend automatisch über die Datenverarbeitung bzw. ein automatisches Betriebsdatenerfassungssystem zu erhalten. Falls in größerem Umfang manuell Daten eingegeben werden müssen, rechnet sich eine kurzfristige Erstellung meist nicht.
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