Die Kalkulation hat zum einen die Aufgabe, für einen Kunden in Form einer Vorkalkulation einen Angebotspreis zu berechnen. Nach Abwicklung des Auftrags wird bei vielen Betrieben zumindest bei ausgewählten Projekten mit Hilfe der Nachkalkulation überprüft, ob der Angebotspreis realistisch gewesen ist und wo es möglicherweise in welchem Umfang Abweichungen gegeben hat. Der Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass es während der Laufzeit eines Auftrags oder Projektes nur bedingt möglich ist, bei sich abzeichnenden Abweichungen zu reagieren, etwa wenn es gravierende Preisänderungen oder viele Überstunden gibt. "Schleichende" Veränderungen oder kleinere Abweichungen, die sich in der Summe durchaus erheblich bemerkbar machen, werden erst nach Projektende aufgedeckt. Bis dahin können entweder mehr oder weniger große negative oder positive Veränderungen aufgetreten sein. Doch unabhängig davon, ob eine Abweichung gut oder schlecht für das Unternehmen ist, müssen die Verantwortlichen wissen, wo es warum dazu gekommen ist.
Dies ist mit Hilfe der mitlaufenden Kalkulation (MLK) möglich, die während der Laufzeit eines Auftrags beliebig oft durchgeführt werden kann, indem die Plandaten der Angebotskalkulation durch Istdaten ersetzt und die beiden Varianten dann gegenübergestellt werden. Die Istdaten fließen über unterschiedliche Datenquellen, etwa Buchhaltung, Produktion, Personalwesen, in die mitlaufende Kalkulation ein.
Die mitlaufende Kalkulation ist auch unter den Bezeichnungen Zwischenkalkulation, entwicklungsbegleitende oder projektbegleitende Kalkulation bekannt. Die Begriffe Projekt, Vorhaben und Auftrag werden im weiteren Verlauf synonym verwendet.
1.1 Einsatz der mitlaufenden Kalkulation nicht immer sinnvoll
Die mitlaufende Kalkulation verursacht für Projektleitung und Kostenrechnung natürlich zusätzliche Arbeit und eignet sich daher nicht für jeden Auftrag oder jedes Projekt. Für kleinere Aufträge, die Herstellung von Massenprodukten, kleinere Serien oder für kurz laufende Projekte lohnt sich der Aufwand oft nicht. Der Zusatznutzen ist meist gering, weil der Auftrag kurz nach der Durchführung schon wieder beendet ist. In den genannten Fällen ist es am besten, wenn es eine einfache Nachkalkulation gibt. Die hierdurch gewonnenen Erkenntnisse fließen dann in die Kalkulation des nächsten Auftrags mit ein. Bei Massenprodukten genügt es in der Regel, wenn eine Überprüfung der Kalkulation ein- bis dreimal jährlich vorgenommen wird. Ausnahmen können in Erwägung gezogen werden, wenn es große Schwankungen bei Materialverbrauch, Bezugspreisen oder anderen Produktionsfaktoren gibt. Auch bei sehr knapp kalkulierten kleinen Projekten kann es im Einzelfall sinnvoll sein, eine begleitende Kalkulation vorzunehmen.
Eine mitlaufende Kalkulation sollte dagegen möglichst immer durchgeführt werden bei
- Entwicklungsvorhaben und -projekten;
- größeren Investitionsvorhaben und -projekten;
- lang laufenden Projekten ab ca. 2–3 Monaten Dauer;
- Projekten mit einem hohen Auftragsvolumen und engem Zeitplan;
- Vorhaben, bei denen noch keine oder nur wenige Erfahrungswerte vorliegen;
- individuellen Aufträgen für wichtige Kunden;
- allen Vorhaben, bei denen mit kurzfristigen Veränderungen wichtiger Parameter (z. B. Preisen, Arbeitszeiten, Verbräuchen, saisonalen Schwankungen) zu rechnen ist;
- Projekten und Vorhaben, bei denen Zwischenabrechnungen, z. B. Abschlagszahlungen, oder Teillieferungen vereinbart sind;
- Projekten, die sich über mehrere Geschäftsjahre erstrecken und bei denen Teilleistungen bilanziert werden müssen.
1.2 Wichtige Ziele und Nutzen der mitlaufenden Kalkulation
Wesentliches Ziel der mitlaufenden Kalkulation ist es, Projektleitern, Produktionsleitern, Vertriebsmitarbeitern, Geschäftsleitung und Kostenrechnern in regelmäßigen Abständen einen Überblick über den Status eines Projektes zu geben. Die MLK ermöglicht einen permanenten Vergleich mit der ursprünglichen Kalkulation und somit eine Gegenüberstellung mit den anfänglichen Umsatz-, Kosten- und Ergebniszielen. Durch den regelmäßigen Vergleich von Plan- und Istdaten und das Aufzeigen bestimmter Trends und Entwicklungen ist in den meisten Fällen auch noch die Möglichkeit gegeben, bei Abweichungen rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen einzuleiten, um ein geplantes Projektergebnis doch noch zu erreichen. Gleichzeitig gibt die MLK durch die permanenten Aktualisierungen einen Ausblick auf das voraussichtliche tatsächliche Ergebnis.
Die mitlaufende Kalkulation ist also im Grunde genommen eine Art permanente Nachkalkulation, die theoretisch zu jedem Zeitpunkt eines Projektes und grundsätzlich beliebig oft durchgeführt werden kann. Je nach Projektumfang und Zeitrahmen der Durchführung genügt es, wenn die mitlaufende Kalkulation im Abstand von ein bis drei Monaten durchgeführt wird. In einigen Fällen werden auch wöchentliche Aktualisierungen vorgenommen, etwa bei Projekten mit engem Zeit- oder Kostenrahmen. Kürzere Intervalle erhöhen die Genauigkeit und Steuerungsmöglichkeiten in den meisten Fällen nicht, da es zu viele zufallsbedingte Schwankungen gibt. Ohnehin sind viele Informationen oft nicht vor Ablauf eines Monats verfüg...
Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Finance Office Premium enthalten. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen