Die mitlaufende Kalkulation verursacht für Projektleitung und Kostenrechnung natürlich zusätzliche Arbeit und eignet sich daher nicht für jeden Auftrag oder jedes Projekt. Für kleinere Aufträge, die Herstellung von Massenprodukten, kleinere Serien oder für kurz laufende Projekte lohnt sich der Aufwand oft nicht. Der Zusatznutzen ist meist gering, weil der Auftrag kurz nach der Durchführung schon wieder beendet ist. In den genannten Fällen ist es am besten, wenn es eine einfache Nachkalkulation gibt. Die hierdurch gewonnenen Erkenntnisse fließen dann in die Kalkulation des nächsten Auftrags mit ein. Bei Massenprodukten genügt es in der Regel, wenn eine Überprüfung der Kalkulation ein- bis dreimal jährlich vorgenommen wird. Ausnahmen können in Erwägung gezogen werden, wenn es große Schwankungen bei Materialverbrauch, Bezugspreisen oder anderen Produktionsfaktoren gibt. Auch bei sehr knapp kalkulierten kleinen Projekten kann es im Einzelfall sinnvoll sein, eine begleitende Kalkulation vorzunehmen.
Eine mitlaufende Kalkulation sollte dagegen möglichst immer durchgeführt werden bei
- Entwicklungsvorhaben und -projekten;
- größeren Investitionsvorhaben und -projekten;
- lang laufenden Projekten ab ca. 2–3 Monaten Dauer;
- Projekten mit einem hohen Auftragsvolumen und engem Zeitplan;
- Vorhaben, bei denen noch keine oder nur wenige Erfahrungswerte vorliegen;
- individuellen Aufträgen für wichtige Kunden;
- allen Vorhaben, bei denen mit kurzfristigen Veränderungen wichtiger Parameter (z. B. Preisen, Arbeitszeiten, Verbräuchen, saisonalen Schwankungen) zu rechnen ist;
- Projekten und Vorhaben, bei denen Zwischenabrechnungen, z. B. Abschlagszahlungen, oder Teillieferungen vereinbart sind;
- Projekten, die sich über mehrere Geschäftsjahre erstrecken und bei denen Teilleistungen bilanziert werden müssen.
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