Mitlaufende Kalkulation: So behalten Sie bei komplexen u ... / 1.2 Wichtige Ziele und Nutzen der mitlaufenden Kalkulation

Wesentliches Ziel der mitlaufenden Kalkulation ist es, Projektleitern, Produktionsleitern, Vertriebsmitarbeitern, Geschäftsleitung und Kostenrechnern in regelmäßigen Abständen einen Überblick über den Status eines Projektes zu geben. Die MLK ermöglicht einen permanenten Vergleich mit der ursprünglichen Kalkulation und somit eine Gegenüberstellung mit den anfänglichen Umsatz-, Kosten- und Ergebniszielen. Durch den regelmäßigen Vergleich von Plan- und Istdaten und das Aufzeigen bestimmter Trends und Entwicklungen ist in den meisten Fällen auch noch die Möglichkeit gegeben, bei Abweichungen rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen einzuleiten, um ein geplantes Projektergebnis doch noch zu erreichen. Gleichzeitig gibt die MLK durch die permanenten Aktualisierungen einen Ausblick auf das voraussichtliche tatsächliche Ergebnis.

Die mitlaufende Kalkulation ist also im Grunde genommen eine Art permanente Nachkalkulation, die theoretisch zu jedem Zeitpunkt eines Projektes und grundsätzlich beliebig oft durchgeführt werden kann. Je nach Projektumfang und Zeitrahmen der Durchführung genügt es, wenn die mitlaufende Kalkulation im Abstand von ein bis drei Monaten durchgeführt wird. In einigen Fällen werden auch wöchentliche Aktualisierungen vorgenommen, etwa bei Projekten mit engem Zeit- oder Kostenrahmen. Kürzere Intervalle erhöhen die Genauigkeit und Steuerungsmöglichkeiten in den meisten Fällen nicht, da es zu viele zufallsbedingte Schwankungen gibt. Ohnehin sind viele Informationen oft nicht vor Ablauf eines Monats verfügbar, bzw. sie müssten geschätzt werden, etwa Lieferantenrechnungen, Telekommunikationsrechnungen oder Stundenaufschreibungen. Auch eventuelle Fehlbuchungen lassen sich meist erst nach Durchführung des Monatsabschlusses erkennen, zumindest, wenn die restlichen Abteilungen des Betriebes an die üblichen Berichts- und Analyseintervalle gebunden sind. Insofern bieten sich die regulären Abschlussstichtage auch für die Durchführung der MLK an. So kann auch der notwendige Zusatzaufwand meist in vertretbaren Grenzen gehalten werden.

Darüber hinaus hilft die mitlaufende Kalkulation auch (vgl. Abb. 1),

• den Erfolgsbeitrag mehrerer möglicher Varianten, z. B. Einsatz unterschiedlicher Materialien oder Personen (Stundensätze), zu berechnen;
• bei der Erstellung von Szenarien (Was passiert, wenn wir ein anderes Material einsetzen oder eine bestimmte Leistung von Dritten erstellen lassen?);
• Möglichkeiten der Kostensenkung aufzuzeigen;
• die Zeitplanung und -einhaltung zu verbessern und so allgemein zu einer Verbesserung der Terminplanung beizutragen;
• bei der Aktualisierung der Risikoabschätzung von Aufträgen und Projekten;
• bei der Präzisierung der Hochrechnung des Ergebnisses eines Auftrags (Prognoserechnung);
• bei der Zwischenabrechnung, wenn z. B. vereinbart ist, Aufträge nach Projektfortschritt abzurechnen;
• bei der rechtzeitigen Bestellung von noch benötigtem Material oder Dienstleistungen.

Abb. 1: Wichtige Aufgaben und Ziele einzelner Kalkulationsarten

Teilleistungen mit Hilfe der MLK bewerten

Nutzen Sie die mitlaufende Kalkulation auch, wenn Sie Teilleistungen bewerten und bilanzieren müssen. Dies kann z. B. bei Projekten der Fall sein, die über das Geschäftsjahresende hinausgehen und bei denen am Ende des laufenden Geschäftsjahres unfertige oder fertige Erzeugnisse bzw. Teilleistungen entstehen. Dann können Sie die benötigten Werte direkt aus der MLK entnehmen, soweit Sie die Kostenarten im Vorfeld richtig zugeordnet haben. Voraussetzung ist u. a., dass Sie zumindest die Material-, Fertigungs- und Sondereinzelkosten der Fertigung separat darstellen und ausweisen (Pflichtbestandteile der Herstellkosten nach HGB).