Mitlaufende Kalkulation: So behalten Sie bei komplexen u ... / 1.3 Mitlaufende Kalkulation verbessert Planung und Risikomanagement

Die mitlaufende Kalkulation eröffnet den Verantwortlichen weitere Möglichkeiten: Durch die Dokumentation von Veränderungen während der Laufzeit der Projekte, aber auch bei der Nachbetrachtung (s. auch Konsequenzen aus den Ergebnissen der mitlaufenden Kalkulation) ergeben sich wertvolle Rückschlüsse für zukünftige Planungen. Es lässt sich z. B. überprüfen, ob die Ansätze für Material, Personal, Dienstleistungen oder Preise realistisch waren. Darüber hinaus können die Zeitansätze, z. B. Montagedauer oder Testläufe, kontrolliert und angepasst werden.

Die MLK zeigt u. U. Aspekte auf, an die man im Vorfeld überhaupt nicht gedacht hat. Beispielsweise können bei lang laufenden oder internationalen Projekten Währungs- und Preisdifferenzen zu Buche schlagen, was aufgrund der Kürze der bisher abgewickelten nationalen Projekte keine Bedeutung hatte. Oder es wird deutlich, dass es bei einem komplexen Projekt günstiger ist, Personal fest vor Ort beim Kunden verfügbar zu haben.

Praxis-Tipp

Neben den Finanzzahlen müssen Sie bei großen Projekten stets auch die Einhaltung von Terminen und Meilensteinen überwachen. Daher bietet es sich an, die mitlaufende Kalkulation so zu gestalten, dass Sie dies ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand erledigen können. Das Excel-Tool bietet Ihnen diese Möglichkeit, sodass Sie nicht mit mehreren Dateien oder Dokumenten arbeiten müssen und Ihren Arbeitsaufwand weiter reduzieren können.

Verbesserung der Liquiditätsplanung

Dadurch, dass die Erlöse, Kosten und Investitionen entsprechend ihrer Entstehung auf die Monate verteilt werden, lässt sich gleichzeitig die Liquiditätsplanung für das Projekt erstellen. Voraussetzung ist allerdings, dass bei der Planung darauf geachtet wird, dass sowohl die Erlöse als auch die Kosten entsprechend der tatsächlichen Zahlungstermine geplant werden. Es muss also z. B. sichergestellt sein, dass eine Teilzahlung unter normalen Umständen auch in dem Monat eingeht, in dem sie geplant worden ist. Wenn dem Kunden ein weiteres Zahlungsziel gewährt worden ist, muss dies unbedingt in der Planung berücksichtigt werden. Das Gleiche gilt für die Kosten: Wenn mit einem Lieferanten die Lieferung im Mai und die Zahlung im Juni vereinbart worden ist, muss sich dieser Sachverhalt auch in der Planung niederschlagen. In einigen Fällen, etwa bei den Abschreibungen oder bei den Versicherungen ist dies nicht möglich. Dies muss bei der Liquiditätsbetrachtung unbedingt berücksichtigt werden.

Unterstützung des Risikomanagements

Nicht zuletzt bietet die MLK die Chance, das Risikomanagement zu unterstützen und zu gestalten: Wird die MLK systematisch bei allen wichtigen Projekten angewandt, ergibt sich im Laufe der Zeit ein "Risikoprofil" für das eigene Unternehmen. Die Verantwortlichen sind so in der Lage, Risikoschwerpunkte zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu planen und einzuleiten. Wenn es beispielsweise in mehreren Projekten zu Engpässen bei der Lieferung eines bestimmten Materials kommt, kann gezielt nach Alternativen, etwa neuen Materialien oder neuen Lieferanten, gesucht werden. U.U. wird den Verantwortlichen erst durch die MLK klargemacht, dass die vollständige Zahlung des vereinbarten Entgelts erst am Ende des Projektes zu Liquiditätsengpässen führen kann, die eine teure Zwischenfinanzierung erforderlich machen. Bei künftigen Projekten werden dann Teilzahlungen vereinbart. Oder die MLK zeigt, dass es bei der gleichzeitigen Annahme mehrerer Projekte zu Engpässen in der Produktion oder bei der Auslieferung kommt. Hier stellt sich dann die Frage, ob Erweiterungsinvestitionen oder Zukäufe sinnvoller sind oder ob eine Fremdfirma fallweise den Aufbau einer Anlage beim Kunden übernehmen kann. Eine systematische Durchführung der MLK zeigt also auch strategische Engpässe auf, die dann gezielt aufgelöst werden können.