Mitlaufende Kalkulation: So behalten Sie bei komplexen u ... / 2 Voraussetzungen und grundsätzliche Vorgehensweise

Die mitlaufende Kalkulation ist an kein bestimmtes Kalkulationsverfahren, etwa die Zuschlags- oder Divisionskalkulation, gebunden. Auch ob ein Unternehmen eine Voll- oder Teilkostenrechnung anwendet, ist unerheblich. Grundsätzlich kann also jedes in einem Betrieb angewandte Kalkulationsverfahren zur Anwendung kommen.

Angebotskalkulation als Grundlage

Im einfachsten Fall kann die im Unternehmen üblicherweise verwendete Angebotskalkulation als Ausgangsbasis genommen werden, die dann bei Bedarf oder zu festen Zeitpunkten mit den Istdaten überarbeitet wird. Anschließend können die unterschiedlichen Versionen einander gegenübergestellt, die Abweichungen analysiert und ggf. Maßnahmen ergriffen werden. Im Zeitablauf werden so mehrere Versionen der Kalkulation erstellt und es lässt sich erkennen, ob und wo es zu welchem Zeitpunkt zu größeren Abweichungen gekommen ist. Abweichungsursachen, Lösungsmöglichkeiten und Maßnahmen müssen aber meist noch separat festgehalten werden, um später aus dem Ablauf des Projektes lernen zu können.

Achtung

Dadurch, dass die MLK für alle Beteiligten einen zusätzlichen Arbeitsaufwand darstellt, wird sie häufig nicht gerne durchgeführt. Daher ist es wichtig, dass die Geschäftsleitung den Einsatz unterstützt und dass der Kostenrechner den Projektleitern konkret aufzeigt, wo der Nutzen in jedem Einzelfall gegeben ist.

Die Vorgehensweise

Die Durchführung an sich ist relativ einfach. Zunächst wird wie bisher für einen Auftrag eine Angebotskalkulation mit Erlösen, Kosten, Terminen und ggf. Investitionen erstellt. Diese Aufgabe kennen alle Beteiligten aus ihrem regulären Arbeitsalltag. An Stelle einer einmaligen Nachkalkulation nach Projektende wird nach vorher vereinbarten Terminen, z. B. nach jedem Monatsabschluss, eine Zwischenkalkulation erstellt. Dazu werden den Plandaten einfach die Istdaten des abgelaufenen Monats gegenübergestellt, sodass mögliche Abweichungen unmittelbar erkennbar werden. Für die weitere Projektlaufzeit können die Istdaten dann durch Prognosewerte überschrieben werden, soweit bereits erkennbar ist, dass es zu Änderungen kommen wird: Möglicherweise hat ein Lieferant soeben angekündigt, dass er die Preise senken will, oder bisher nicht bekannte Umweltauflagen der Kommune werden voraussichtlich dazu führen, dass sich ein Termin verschiebt und zusätzliche Prüfkosten entstehen. Auf diese Weise kann den Verantwortlichen stets ein aktuelles voraussichtliches Projektergebnis präsentiert werden. Wichtig ist allerdings, dass die ursprüngliche Planung erhalten bleibt, um nach Projektende die Gesamtabweichungen erkennen zu können.

Zusatzaufwand für MLK rechnet sich bei großen Projekten fast immer

Für den Kostenrechner, aber auch für den Projektleiter, stellt sich zunächst wahrscheinlich die Frage, ob sich der Aufwand, der durch die mitlaufende Kalkulation regelmäßig entsteht, auch wirklich lohnt. Die Frage kann zumindest bei den genannten lang laufenden Projekten eindeutig bejaht werden, wenn man berücksichtigt, dass sich schnell auch große Abweichungen aus einer Vielzahl von Faktoren ergeben können, beispielsweise

• Mehrverbräuche beim Material,
• Preisänderungen bei wichtigen Materialien,
• ungeplante Mehrarbeiten (erhöhte Stundenzahl),
• kurzfristiger Wechsel der Lieferanten,
• mangelnde Termintreue wichtiger Lieferanten.

Praxis-Tipp

Für die Durchführung der mitlaufenden Kalkulation ist es bei der Zusammenstellung der Istzahlen nicht notwendig, dass Sie absolut genaue Zahlen ermitteln. Je nach Projektvolumen genügt es, die Abweichungen auf volle Zehner oder Hunderter auf- bzw. abzurunden. Die "Knackpunkte" erkennen Sie in jedem Fall auch ohne eine absolut richtige Zahlendarstellung. Eine absolut exakte Aufstellung der Zahlen kann nach Abschluss des Projektes z. B. durch die Buchhaltung erfolgen.