Zusammenfassung
Die Moderationstechnik wurde Ende der 60er Jahre entwickelt mit dem Ziel, kreative Prozesse, z. B. zur Planung oder Strategiefindung, gemeinsam im Team zu gestalten und alle Gedankenabläufe zu visualisieren.
Die Moderationsmethode ist keine wissenschaftliche oder in sich geschlossene Methode, vielmehr versucht sie, mit geeigneten Instrumentarien und Vorgehensweisen die Kommunikation verschiedener Personen auf ein gemeinsames Ziel hin auszurichten.
1 Wozu wird die Moderation eingesetzt?
Ein zukunftsorientierte Unternehmensführung benötigt die Moderationstechnik wie einen Werkzeugkasten, wenn das Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch Zusammenfassung der eigenen Ressourcen und der Kenntnisse der Mitarbeiter gewinnen will.
Die Moderationstechnik wird eingesetzt, wenn
- das Fachwissen mehrerer Funktionsbereiche zu bündeln ist,
- Problemstellung und -lösung sehr komplex sind und mehrere Kostenstellenbereiche berühren,
- zwischen Fachleuten unterschiedliche Meinungen bestehen,
- am Planungsprozess verschiedene Funktionsbereiche gemeinsam arbeiten müssen,
- Planungsunterlagen veröffentlicht werden müssen,
- mehrere Alternativen und Lösungsvorschläge zu erarbeiten sind,
- der Engpassproblemlösungsvorschlag in relativ kurzer Zeit formuliert sein muss,
- ein komplexes Problem sich nicht durch einfaches Verdichten von Daten und Fakten und eindimensionale Vorgehensweise lösen lässt,
- Konferenzen mit effizienten Ergebnissen enden sollen.
2 Welche Informationen/Hilfsmittel sind erforderlich?
Aufgabe des Controllers ist es, in einer Vorbereitungsphase mit dem Auftraggeber zu klären, welche Ziele in welcher Zeit erreicht werden sollen. Auch das mögliche Ergebnis muss abgeschätzt werden: Soll es sich um einen Aufgabenkatalog handeln, werden Alternativkonzepte gewünscht, ist ein einziger Lösungsvorschlag zu erarbeiten, soll die Realisierungsphase in die Planung mit einbezogen werden, beispielsweise durch die Entwicklung eines Ablauf-Netzplanes?
Alle diese Fragen beeinflussen die Tiefe der Teamarbeit wie auch deren zeitliche Länge. Sie sind die Erfolgskriterien für den Auftrag. In jedem Fall sollte die Zielvorgabe wie die Problembeschreibung durch den Auftraggeber gemeinsam mit dem Controller schriftlich festgelegt werden.
Für die Durchführung werden folgende technische Hilfsmittel benötigt:
2.1 Technische Geräte
Das wichtigste Gerät sind so genannte Pinnwände – Tafeln mit den Minimalmaßen 125 x 150 cm. Sie sind auf eigenen Ständern befestigt, verhältnismäßig leicht und werden mit Packpapier bespannt. Die Wände sind verstellbar und können in unterschiedlichen Anordnungen benutzt werden.
2.2 Räumlichkeiten
Der Raum soll möglichst großzügig bemessen sein. Für die Raumgestaltung ist es wichtig, dass er im Grundriss eher einem Quadrat als einem schmalen und langen Rechteck ähnelt. Die Anzahl der Tische sollte auf ein Minimum beschränkt werden. Stühle sollten leicht verschiebbar sein.
2.3 Material
Für die visuelle Darstellung von Gedanken und Überlegungen wird einfaches Packpapier benutzt. Das Papier muss mit dicken Filzstiften beschreibbar sein. Damit jederzeit das Geschriebene auch aus größerer Entfernung lesbar ist, sind Filzstifte mit einer Schriftbreite von 5 mm oder mehr zu benutzen.
Um Gedanken sammeln und ordnen zu können, werden Kärtchen der verschiedensten Form mit unterschiedlichen Farben eingesetzt. Diese Karten werden an den Packpapierwänden mit Nadeln befestigt. Klebestifte dienen dazu, die mit Nadeln provisorisch befestigten Kärtchen nach dem Sortieren endgültig anzukleben.
3 So wird die Moderation eingesetzt
Mit dem Auftraggeber ist in jedem Fall der zeitliche Ablauf des Planungsprozesses zu klären. Dabei ist es sowohl möglich, ein- bis dreitägige Klausurtagungen geschlossen durchzuführen als auch in verschiedenen Planungsschritten mit zeitlichen Abständen zwei- bis vierstündige Planungsrunden durchzuführen. Diese Angaben zeigen bereits die Grenzen der zeitlichen Gestaltung auf:
Bei weniger als einem Tag ist meist bei komplexen Problemen eine Problemlösung oder der Ansatz dazu nicht erreichbar. Bei Moderationstagungen über drei Tage hinaus treten starke Erschöpfungserscheinungen bei den Teilnehmern auf, da in der Regel bei zwei- oder dreitägigen Klausuren die Abende mit einbezogen werden, insbesondere wenn sehr komplexe Probleme anstehen.
Im zeitlichen Abstand ablaufende kürzere Planungseinheiten sollten mindestens zwei bis vier Stunden dauern, kürzere Zeiten sind wenig ergiebig, da sie kaum Kleingruppenarbeit zulassen. Die Ausdehnung nach oben kann jedoch ohne weiteres bis zu einem ganzen Tag oder mehr erfolgen.
4 So läuft der Einsatz der Moderation ab
Wenn eine gemeinsame Planung ein gemeinsames Ziel erreichen soll und dabei viele beteiligt sind, ist es erforderlich, einen methodischen Ablauf vorzugeben, an den sich alle halten. Bei einer moderierten Veranstaltung ist es deshalb nicht möglich, die Prinzipien der Methode zu diskutieren, vielmehr sollten alle Beteiligten die Grundzüge dieser Methode akzeptieren und in ihrem Ablauf einhalten.
4.1 Aufwärmphase
Kaum jemand wird in der Lage sein, spontan kreative Ideen zu produzieren; vielmehr ist er damit beschäftigt, seinen Standort und seine Rolle innerhalb der Gruppe festzustellen. Dies hindert ihn aber daran, sich auf ein ne...