Moderne Budgetierung im Überblick / 5.3 Absichten klar machen und kommunizieren

Eigenen Mitarbeitern Ziele und Absichten verdeutlichen

Die Effektivität, aber auch die Effizienz der Führung wird maßgeblich von der Qualität der festgelegten Ziele und Prämissen beeinflusst. Mit der Verdeutlichung von Zielen und Absichten eines Plans erfahren die Mitarbeiter, was wie mit dem Plan bzw. den Zielen erreicht werden soll. Das ermöglicht wirksame Delegation und erhöht die Chance auf Akzeptanz durch die Mitarbeiter (vgl. Abb. 7).

Abb. 7: Empfehlungen für "Absichten klären und kommunizieren" in der Budgetierung

1. Mitarbeiter einbinden

• Ziele und Absichten verdeutlichen …: Ziele sollten so konkretisiert werden, dass die Absichten klar sind und von allen verstanden werden. Es sollte weniger darum gehen, einzelne Schritte oder Maßnahmen vorzugeben, sondern den Kern des Plans zu verdeutlichen.
• … und die Umsetzungsverantwortung übergeben: Das Ausplanen der Vorgaben und die Festlegung der konkreten Maßnahmen, wie die Ziele erreicht werden, bleibt den Budgetverantwortlichen überlassen. So können deren Fähigkeiten und Kenntnisse am besten genutzt werden.
• Die richtigen Personen einbinden: Führungskräfte und Budgetverantwortliche sind einzubinden, aber nicht jeder Mitarbeiter. Es ist zu definieren, welche Mitarbeiter welche Rollen wahrnehmen sollen, d. h., was unter Partizipation verstanden wird (informiert werden, Meinung äußern, mit entscheiden, selbst entscheiden).
• Mitarbeiter fortlaufend informieren: Die Information möglichst aller Mitarbeiter ist wichtig: Gründe für bestimmte Maßnahmen/Tätigkeiten schaffen Verständnis (Warum muss man Kosten sparen? Wie sind Preisentwicklungen?). Das Budget kann als Kommunikationsinstrument verwendet werden, um Entwicklungen und Vorhaben darzustellen. Dabei ist jedoch die in manchen (kleinen/mittleren) Unternehmen auf die Eigentümer/Geschäftsführer fokussierte Budgetkommunikation zu überwinden.

2. Adressatenorientierung sicherstellen

Eine Berichtsstruktur muss definiert werden. Es gibt regelmäßige (Standard-) Berichte und Ausnahmeberichte.

• Klare Botschaften in der Berichterstattung: … keine Zahlenfriedhöfe, sondern Interpretation der Werte, klare Botschaften und Maßnahmen.
• Die Berichterstattung soll durch Drill-Downs/-Through weitere Analysen zulassen.
• Kommentare mitführen: Kommentare, die in der Budgetierung hinterlegt wurden, müssen sich auch in Abweichungsanalysen und Forecasts wiederfinden. Idealerweise sind Kommentare über eine Datenbank eingebunden.

Es müssen differenzierte Berichte gestaltet werden, d. h., je nach Organisationsebene und Bereich muss sichergestellt sein, dass der Bericht Muss- (bestimmte Informationen sind Pflichtinformationen, die die entsprechenden Entscheidungsträger sehen müssen) und Kann-Felder (Was ist für die spezifische Funktion wichtig?) enthält.