Moderne Budgetierung: Praxisbeispiele / 6 Organisation abbilden

6.1 Pläne vertikal und horizontal integrieren: Case Medienunternehmen

Das Beispielunternehmen gehört zu den führenden europäischen Medienunternehmen und beschäftigt ca. 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Folgenden wird am Beispiel dieses Medienunternehmens die Unter-nehmensplanung mittels kombinierter Eckwert- und Detailplanung erläutert.

Eckwerte vorab planen

Ursache für die Umstellung des Planungsprozesses bei dem Unternehmen war, dass der Prozess zu lang und zu komplex war. Es gab zu viele Abstimmungsschleifen und es wurde zu detailliert geplant, weshalb der Planungs- und Analysezeitraum 6 Monate betrug. Des Weiteren berücksichtigte der Planungsprozess keine strategischen Fragestellungen und Kapitalmarkterwartungen. Aufgrund steigender, externer (Informationen für den Kapitalmarkt und Investoren) und interner Anforderungen (Zielvereinbarung auf allen Ebenen) an die Planung sah das Unternehmen Handlungsbedarf.

Der Gesamtplanungsprozess wurde von 6 Monaten auf 6 bis 8 Wochen verkürzt. Dies war, neben Maßnahmen wie einer verbesserten IT-Unterstützung und der Reduktion von Liegezeiten, vor allem durch die Aufteilung des Planungsprozesses in 2 Phasen möglich:

• Eckwertplanung (top-down in 2 Wochen) und
• Detailplanung (bottom-up in 4 bis 6 Wochen).

Die beiden Teile der Planung und ihr Zusammenhang sind in Abb. 9 dargestellt.

Abb. 9: Vergleich Eckwert- und Detailplanung

Über Modelle Planung vereinfachen

Wie aus der Abbildung ersichtlich, wird in der Eckwertplanung nur grob in drei Rubriken geplant:

• Vertriebserlöse werden objektindividuell geplant, d. h. Preise und Mengen (Auflage * Erscheinungstage) nach Preisgebieten, Regionen oder Vertriebskanälen. Vertriebssysteme unterstützen die Planung durch Referenzwerte aus dem Vorjahr, der Mittelfristplanung und dem Forecast.

• Werbeerlöse werden ebenfalls objektspezifisch nach Branchen, Regionen oder Rubriken geplant. Die Planung erfolgt auf Basis der Mengen- und Preisentwicklungen (nach Seitenanzahl, Farbqualität etc.). Analog zu den Vertriebserlösen werden ebenfalls Referenzwerte aus den Ver-triebssystemen bereitgestellt.

• Bei den Kosten fallen folgende Blöcke an:

  • Herstell- und Versandkosten, deren Planung auf Basis der Entwicklung von Preisen und Mengen abgeschätzt wird.
  • Sonstige Einzelkosten, die durch manuelle Anpassungen auf Basis von Vorschlags- und Referenzwerten entstehen.
  • Gemeinkosten, die unter Beachtung bestimmter Prämissen (z. B. x % Steigerung/Senkung gegenüber dem Vorjahr) hochgerechnet werden.

Bottom-up ausplanen

Die Eckwertplanung erfolgt top-down, die Ergebnisse werden gegen die Kapitalmarkt- und Vorstandserwartungen gespiegelt. Kommt es hier nicht zu einer Übereinstimmung, wird die Planung überarbeitet.

Die in der Abbildung ebenfalls dargestellte Detailplanung erfolgt bottom-up, nachdem die Vorgaben (also die Eckwerte) fixiert wurden. In der Detailplanung erfolgt die Ausplanung der Vorgaben auf einem deutlich höheren Detaillierungsniveau, um als unterjährige Steuerungsgrundlage für die verschiedenen Produkte und Geschäftsfelder dienen zu können.