Neuer Angebotsprozess im Sondermaschinenbau reduziert Ko ... / 5.7 Auftrag starten

Der Autor dieser Zeilen war in den letzten Jahren in mehreren Maschinenbau-Unternehmen verschiedenen Größenordnung und Branchenausrichtung tätig. Bei allen Unterschieden bleibt eine Gemeinsamkeit aller Maschinen- und Anlagenbau-Unternehmen. Dies ist nämlich die Frage: "Wann ist ein Auftrag ein Auftrag?". Es ist tatsächlich schwierig, genau zu bestimmen, wann die Angebotsphase zu Ende ist und die Auftragsphase beginnt.

Wann ist ein Auftrag ein Auftrag?

Selbst dann, wenn der Kunde eine offizielle Bestellung schickt und sich dabei auf das letzte verbindliche Angebot bezieht, kann es noch Klärungsbedarf geben. International sind zudem die Gepflogenheiten und Rechtssysteme sehr unterschiedlich, sodass das Verständnis eines finalen Auftrags nicht einheitlich ist.

In einem anderen Maschinenbau-Unternehmen wurden Checklisten erstellt, welche Punkte wesentlich preisrelevant sind und deshalb vor Auftragserteilung geklärt werden müssen und welche Punkte auch auftragsrelevant sind, aber erst nach Auftragsbeginn geklärt werden müssen. Im Großen und Ganzen sind die vor Abschluss zu klärenden Punkte in die Auftrags-Checkliste, etc. eingeflossen und damit auch in diesem Fall explizit vorhanden.

Oft ziehen sich die letzten Verhandlungen lange hin und nach Auftragserteilung muss die Bearbeitung rasch beginnen, um den Liefertermin zu halten. Andererseits müssen erst alle Punkte geklärt sein, um aufwändige nachträgliche Änderungen zu vermeiden.

Konzernvorgaben zur Auftragsbuchung beachten

Zudem gab es von der Konzernmutter die Anweisung, dass der Auftragseingang erst dann zu buchen ist, wenn

• die Auftragsbestätigung erstellt wurde und vom Kunden gegengezeichnet wurde und
• die Anzahlung des Kunden auf dem Konto eingegangen ist. Dies ist beispielweise bei internationalen Kunden und komplexer Zahlungsvereinbarungen nicht immer schnell zu realisieren.

Durch den neuen Angebotsprozess haben sich viele Probleme, die zuvor erst in der schwierigen Phase zwischen Bestellung und Start der Auftragsbearbeitung gelöst werden mussten, in die Angebotsphase verlagert. Dies beschleunigt die Übergabephase und schafft eine gute Voraussetzung für eine reibungslose Bearbeitung eines profitablen Auftragsprojekts.

Ziel der Einführung des Angebotsprozesses war u. a. die Nutzung eines beidseitig unterschriebenen Vertrags statt der Erstellung der Auftragsbestätigung und der Gegenzeichnung durch den Kunden. Dies wurde jedoch bislang nicht umgesetzt. Aber auch mit der Auftragsbestätigung lässt sich der Prozess in Abb. 13 analog realisieren.

Abb. 13: Vom Auftrag zum Kaufvertrag

Sobald also die Bestellung eingegangen ist bzw. der Vertrag unterschrieben ist, folgt die Phase der Übergabe des Auftrags in die Verantwortung des Projektmanagers und damit in die Phase der Auftragsabwicklung. Im Prozessmodell der A+F GmbH gibt es für die Auftragsabwicklungsphase zwei parallele Kernprozesse:

• Projekte managen (vom Auftragseingang zum Geldeingang) und
• Leistung erstellen (vom Auftragseingang zur Abnahme)

Die Prozesse überlappen sich etwas, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Der Auftragsabwicklungsprozess hat sechs Meilensteine, die von QG0 bis QG5 durchnummeriert sind (QG = Quality Gate). Die ersten beiden davon sind für den Angebotsprozess relevant:

• QG0: Auftragsvorstellung und Start des Projektmanagement-Prozesses
• QG1: Auftragsstart = Start der Leistungserbringung

Abb. 14: Verknüpfung der Kernprozesse

Die dazu gehörigen Prozessbeschreibungen auf Level 1 sehen wie folgt aus: Auftragseingang bis QG0 = Übergabe in den Projektmanagement-Prozess:

Abb. 15: Vom Auftrag bis QG 0

Auftragseingang bis QG1 = Übergabe in den Leistungserstellungsprozess:

Abb. 16: Von QG 0 bis QG 1