Offenlegung und Hinterlegung des Jahres- und Konzernabsc ... / 12 Form und Inhalt der Unterlagen bei der Offenlegung

12.1 Begriffsabgrenzungen

Rz. 64

Die Vorschrift des § 328 HGB regelt, in welcher Form und mit welchem Inhalt die nach § 325 HGB offenzulegenden Unterlagen der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln sind. Darüber hinaus ist die Vorschrift auch bei sonstigen Veröffentlichungen und Vervielfältigungen der Unterlagen anzuwenden. § 328 HGB regelt somit neben den Fällen der sog. Pflichtpublizität auch die sog. freiwillige Publizität.

Dabei werden folgende Begriffe verwendet:^[1]

• Mit dem Begriff Offenlegung werden die Fälle erfasst, in denen die gesetzlichen Publizitätsvorschriften gem. § 325 HGB und § 9 PublG erfüllt werden müssen.
• Unter dem Begriff Veröffentlichung ist die Bekanntgabe an die Öffentlichkeit, also einen unbegrenzten Personenkreis, zu verstehen. Die Informationsinhalte können hierbei deckungsgleich mit den Inhalten der Offenlegung sein; sie können aber auch größere oder geringere Informationen enthalten.
• Dagegen stellen Vervielfältigungen das Instrument dar, mit dessen Hilfe die einzelnen Informationsadressaten erreicht werden sollen. Hier kommen neben den traditionellen Schriftmedien, z. B. Druck, Fotokopie, Abschrift, auch die elektronischen Medien, z. B. Bild- oder Datenträger, Mikrofilm, Zugänglichmachung in Datenbanken, in Betracht. Die Veröffentlichungen können auf gesetzlichen bzw. gesellschaftsvertraglichen Verpflichtungen beruhen oder vollkommen freiwillig sein, z. B. Geschäftsbericht.

[1] Vgl. dazu Adler/Düring/Schmaltz, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 2000, § 328 HGB Rz. 14 f.; Grottel, in Beck’scher Bilanz-Kommentar, 2022, § 328 HGB Rz. 1 ff.

12.2 Pflichtgemäße Publizität

Rz. 65

§ 328 Abs. 1 HGB regelt zunächst die Fälle der sog. pflichtgemäßen Publizität. Damit sind die Fälle der Offenlegung nach § 325 HGB sowie Veröffentlichungen aufgrund des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung gemeint. Für diese Fälle gilt:

• Nach dem Gebot der Vollständigkeit und Richtigkeit ist der Jahresabschluss gem. § 328 Abs. 1 HGB so wiederzugeben, dass er den für seine Aufstellung maßgeblichen Vorschriften entspricht. Größenabhängige Erleichterungen bei der Offenlegung nach den §§ 326 und 327 HGB sowie Abweichungen, die durch eine Rechtsverordnung des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz gestattet werden, können in Anspruch genommen werden (§ 328 Abs. 4 HGB). Dagegen sind Kürzungen und Zusammenfassungen bei der Veröffentlichung nicht zulässig. Es besteht zwingend eine Kongruenz von Vorlage und Wiedergabe des Jahresabschlusses.
• Nach § 328 Abs. 3 HGB sind die vorstehenden Grundsätze auch bei der Veröffentlichung des Lageberichts, des Berichts des Aufsichtsrats, des Vorschlags für die Verwendung des Ergebnisses und den Beschluss über seine Verwendung sowie für die Aufstellung des Anteilsbesitzes entsprechend anzuwenden.
• Das Datum der Feststellung oder Billigung des Jahresabschlusses bzw. Konzernabschlusses ist nach § 328 Abs. 1a Satz 1 HGB anzugeben.
• Bei prüfungspflichtigen Unternehmen ist nach § 325 Abs. 1a Satz 2 HGB der vollständige Wortlaut des Bestätigungsvermerks oder des Vermerks über dessen Versagung wiederzugeben. Wird der Jahresabschluss wegen der Inanspruchnahme von Erleichterungen nur teilweise offengelegt und bezieht sich der Bestätigungsvermerk auf den vollständigen Jahresabschluss, so ist hierauf hinzuweisen.
• Bei der Offenlegung von Jahresabschluss, Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a HGB oder Konzernabschluss ist nach § 328 Abs. 1a Satz 3 HGB gegebenenfalls darauf hinzuweisen, dass die Offenlegung nicht gleichzeitig mit allen anderen nach § 325 HGB offenzulegenden Unterlagen erfolgt.

12.3 Form der Offenlegung

Rz. 66

Die offenlegungspflichtigen Unterlagen sind der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln.^[1]

[1] Im Internet unter: www.unternehmensregister.de.

12.4 Besonderheiten bei Vorab-Offenlegung und nachträglicher Offenlegung

Rz. 67

Durch die in § 325 Abs. 1a Satz 2 oder Abs. 1b HGB vorgesehenen Offenlegungsfrist kann es dazu kommen, dass der Jahresabschluss offengelegt werden muss, bevor die übrigen offenlegungspflichtigen Unterlagen vorhanden sind.

Rz. 68

Die fehlenden Unterlagen sind nach § 325 Abs. 1a bzw. Abs. 1b HGB unverzüglich nach ihrem Vorliegen offenzulegen.

Rz. 69

Für eine nachträgliche Offenlegung kommen in Betracht:

• der Bericht des Aufsichtsrats,
• die Corporate Governance Erklärung nach § 161 AktG
• der Beschluss über die Ergebnisverwendung, falls im Jahresabschluss nur der Vorschlag für die Ergebnisverwendung enthalten ist.

Rz. 70

vorläufig frei

12.5 Freiwillige Publizität

Rz. 71

§ 328 Abs. 2 HGB regelt die Fälle der sog. freiwilligen Publizität, bei der Veröffentlichungen oder Vervielfältigungen vorgenommen werden, die nicht durch Gesetz oder Statuten vorgeschrieben sind. Solche freiwilligen Veröffentlichungen oder Vervielfältigungen können auch in einer Form wiedergegeben werden, die nicht den Anforderungen des § 328 Abs. 1 HGB entspricht. In Betracht kommen z. B. Veröffentlichungen in der Tagespresse in gekürzter Form oder freiwillige Erweiterungen der Unterlagen wie z. B. Geschäfts...