Organisation einer Strategieklausur / 6.2.2 Berücksichtigung weiterer Themen

Nach der Präsentation der vorbereiteten Themen können diese mithilfe der Diskussionsergebnisse möglicherweise in Form einer folgenden Workshoprunde innerhalb dieser Klausur zum Teil vertieft werden. Weiterhin können jetzt zusätzliche Themen aus der Agenda Eingang in die Klausur finden. Dabei sollte es sich aber um Themen handeln, die keinen großen Vorbereitungsaufwand im Vorlauf erfordern. Sie sind noch vor dem Mittagessen zu formulieren und zu organisieren: Welche Themen sind noch im Weiteren zu bearbeiten? Wer möchte, kann oder soll an welchem Thema im Team arbeiten?

Die zusätzlichen Themen sind schriftlich auf jeweils einem Flipchart oder einer Pinnwand aufzuschreiben. Die Zusammenstellung der zusätzlichen Arbeitsgruppen kann wie folgt geschehen:

• Die häufigste Form der Gruppeneinteilung ist die Vorgabe durch den Klausurleiter, der bestimmte Themen, je nach Themenstellung, entweder in einer homogenen Gruppe (z. B. nur Vertrieb, nur Marketing etc.) oder heterogen (je 1 Mitarbeiter aus Vertrieb, Marketing, Produktion, HR, Controlling etc.) bearbeitet haben möchte.

• Alternativ kann bei etwas "offeneren" Themen auch ein Selbstentscheid durch die Teilnehmer erfolgen, indem

  • sich die Teilnehmer jeweils vor die Pinnwand mit dem Thema stellen, an dem sie mitarbeiten möchten.
  • jeder Teilnehmer eine Moderationskarte mit seinem Namen schreibt und sie an die Pinnwand mit dem Thema steckt, an dem er mitarbeiten möchte bzw. sie unter die jeweilige Pinnwand auf den Boden legt. So kann eine unterschiedliche Arbeitsstärke der Gruppen transparent gemacht und Teilnehmer ggf. zum Wechsel motiviert werden, falls eine Gruppe zu groß und zu klein zu werden scheint.

Die Größe der Arbeitsgruppen sollte zwischen 3 und 8 Teilnehmern liegen. Bei geringerer Teilnehmerzahl bildet sich keine genügende Pluralität der Meinungen und Erfahrungen. Bei mehr als 8 Teilnehmern muss die Gruppe sehr viel Zeit auf die Organisation der eigenen Gruppe verwenden.

Chefs und Experten besonders einweisen

Bei der Gruppenbildung sind 2 Personengruppen besonders zu berücksichtigen: Chefs und Experten. Wirken Chefs bei der Gruppenarbeit mit, fühlen sich andere Teilnehmer teilweise gehemmt. Der Moderator sollte daher den Chef bei der Vorbereitung der Klausur oder im Vorfeld der Gruppeneinteilung unter "4 Augen" auf diese Problematik aufmerksam machen. Der Moderator könnte dem Chef vorschlagen, stattdessen während der Gruppenarbeitsphase pro Gruppe 2- bis 3-mal zu einer motivierenden kurzen Stippvisite für ein paar kurze Momente in den arbeitenden Gruppen vorbeizuschauen. Durch motivierende und inspirierende Hinweise vom Chef kann die Motivation der Arbeitsgruppe gefördert, aber nicht nachhaltig aufgehalten werden.

Durch diese Vorgehensweise kann auch einem zu starken Abweichen einer Gruppe vom erwarteten Ergebnis rechtzeitig vorgebeugt werden. Mit Experten ist ähnlich zu verfahren. Sie haben normalerweise in ihrem Thema einen großen Wissensvorsprung gegenüber den anderen Teilnehmern. Wirken Experten in einer Gruppe mit, ist es häufig eine Expertenarbeit und keine Gruppenarbeit, bei der das Niveau der Teilnehmer halbwegs gleich sein sollte. Der Experte schaut dann häufig auf das geringe Fachwissen der Teilnehmer "herab", während die anderen Teilnehmer den Experten möglicherweise als arrogant empfinden. Insofern sollte der Moderator mit den Experten ebenfalls Einzelgespräche im Vorfeld der Gruppeneinteilungen führen und sie auf diese Problematik hinweisen, verbunden mit der Frage, ob sie sich in der jeweiligen Gruppe etwas zurückhalten könnten oder gar in einer anderen Gruppe mitwirken möchten, um so eine Art unbefangenen "Drittblick" mit neuen Ideen von der Gruppe zu erhalten, die sein Expertenthema bearbeitet.