Organisatorische und prozessuale Voraussetzungen für ein ... / 3 Das Fundament: Das organisatorische Setup

Eines vorweg: Die schwierige Ausgangssituation in unserem Unternehmen war für die tiefgreifenden Veränderungen hilfreich. Sie stellte die entsprechende Unterstützung des Vorstandes sicher und im Projekt entwickelte sich dadurch die notwendige Dynamik.

Im ersten Schritt untersuchten wir die Aufgaben aller Controller in den Tochtergesellschaften und erstellten eine Stellenbeschreibung. Wir legten fest, welche Aufgaben ein Business Controller künftig hat und welche Themen nicht (mehr) in seinen Zuständigkeitsbereich fallen. Diese "Nebentätigkeiten" reichten bis zum damaligen Zeitpunkt von der Vertragsverwaltung bis zu Personalagenden und hinderten die Kollegen bei der Erfüllung ihrer eigentlichen Aufgaben

Darüber hinaus mussten wir Buchhaltungsthemen herausfiltern und an die zuständige Abteilung übergeben. Der Vorteil war, dass es in der Styria bereits eine zentrale Stabsstelle für Buchhaltung gab, die sich um die Haupt- und Nebenbücher sämtlicher Tochtergesellschaften kümmerte.

Im Controlling führten wir eine zentrale Abteilung in der Holding ein, die an den 3 Standorten Graz, Wien und Zagreb arbeitet. Die Business Controller sind für eine oder mehrere Tochtergesellschaften zuständig und berichten einerseits direkt an die Geschäftsführung und andererseits an einen Finanzleiter. Durch die Konzentration auf die eigentlichen Controlling-Kernaufgaben wird die Flexibilität erhöht und Belastungsspitzen können besser ausgeglichen werden. Innerhalb kürzester Zeit haben sich Synergiepotenziale gezeigt. Ein Know-how-Austausch wurde erstmals angestoßen und die Arbeitsweise wurde deutlich neutraler und objektiver. Von großer Bedeutung in diesem Change-Prozess war auch die räumliche Zusammenführung, die die Bildung eines Teamgeists ermöglichte.

Man kann sich vorstellen, dass nicht alle Beteiligten von diesen Maßnahmen überzeugt waren. Vor allem Geschäftsführer sahen durch die Zentralisierung im Controlling eine Einschränkung ihres persönlichen Wirkungsbereichs. Auch aufgrund der Standardisierung in der Buchhaltung (siehe dazu Abschnitt 4.1.1) wurden ihnen zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten genommen.

Parallel zum Business Controlling bauten wir ein Data-Controlling-Team auf. Dieser Teil des Controllings kümmert sich um Systeme und Prozesse in FI/CO, um die Erstellung und Wartung der Reports sowie um das zentrale Data Warehouse. Technische Aufgaben wie das Customizing und Transportmanagement in SAP BW (Business Warehouse) gehören ebenso zum Aufgabenbereich wie Inhouse-Entwicklungsprojekte. Zusätzlich liegt die Konzernkonsolidierung in der Verantwortung des Data Controllings.

Dieses neue organisatorische Setup bildet seither das Fundament für die Prozesse im Controlling. Der Business Controller wurde von den Tätigkeiten, die nicht zu seinem Kernaufgabengebiet gehören, befreit und erhält die technische Unterstützung vom Data Controlling. Damit wurde er vom "passiven Sachbearbeiter und Number Cruncher" in Richtung aktiver Sparring-Partner für die Geschäftsführung entwickelt.