Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 3.3 Aufbereitung von Kennzahlen mit strukturierten Kennzahlencockpits

Managementfähige Kennzahlenübersichten oder auch Kennzahlencockpits profitieren hingegen von einem vorab geplanten und durchstrukturierten Aufbau. Eine aussagefähige Präsentation und die Einbeziehung von Aktualisierungsmechanismen stehen im Vordergrund. Diese Cockpits sind in der Erstellung arbeitsintensiver, lassen sich jedoch später mit wenigen Mausklicks aktualisieren. Sie sind damit eine ideale Grundlage, um ein wiederkehrendes Berichtswesen als Basis für die Steuerung von Personalbelangen zu etablieren. Excel unterstützt seit der Version Excel 2007 über eine Million Zeilen/Datensätze in einem Arbeitsblatt und eignet sich daher auch für große Datenmengen.

3.3.1 Entgeltabrechnungssysteme als Datenquelle für Kennzahlencockpits

Naheliegende Kennzahlen im Personalwesen sind Personalbestandskosten. Hierzu zählen:

• Personalgrundkosten (tätigkeitsbezogene Entgeltkomponenten wie Löhne, Gehälter, Zuschläge/Zulagen),
• Personalzusatzkosten aufgrund von Gesetz und Tarif (wie Sozialabgaben, Urlaubsgeld, Berufsgenossenschaftsbeiträge, Schwerbehindertenausgleichsabgabe, Kosten der Arbeitssicherheit, bezahlte Abwesenheiten, Ausgleichszahlungen),
• Personalzusatzkosten aufgrund freiwilliger betrieblicher Leistungen (wie betriebliche Altersversorgung, Betriebskrankenkasse, Fahrt- und Transportkosten, Wohnungshilfen, Kantinenzuschüsse, Weihnachtszuwendungen).

Diese Daten lassen sich ohne zusätzliche Hilfsmittel direkt aus dem Entgeltabrechnungssystem beziehen. Dort sind bei marktüblichen Systemen vordefinierte Berichte vorhanden, welche diese Kennzahlen unter Berücksichtigung verschiedener Aggregationsformen (Kostenstelle, Abteilungen) ausweisen.

Da in der Entgeltabrechnung auch eine Fülle an weitergehenden Personalinformationen vorgehalten werden müssen, eignen sich diese Systeme selbst dann als Datenlieferant, wenn Personalbestandskosten nicht Gegenstand des Kennzahlencockpits sind.

3.3.2 Beispiel eines Kennzahlencockpits mit MS Excel

Das Kennzahlencockpit in Abb. 1 demonstriert, wie wichtige Personalkennzahlen mit Excel gebildet werden können. Es lässt sich beliebig erweitern.

Praxis-Tipp

Beispiel mit Excel-Datei nachvollziehen

Die genutzten Formeln und Techniken lassen sich anhand der Datei "Personalcontrolling-Kennzahlencockpit" nachvollziehen. Sie steht Ihnen unter den Arbeitshilfen zum Download zur Verfügung.

Abb. 1: Anwendungsbeispiel für ein Kennzahlencockpit