Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 4.4 Analysemöglichkeiten am Beispiel des Tätigkeitsschlüssels

Als die Bundesagentur für Arbeit die Änderung des Tätigkeitsschlüssels im Meldeverfahren zur Sozialversicherung beschloss, kurz Tätigkeitsschlüssel 2010, bedeutete das für Personalabteilungen einen erheblichen Zusatzaufwand. Die alten fünfstelligen Schlüssel ließen sich kaum automatisch in die neue Logik transferieren; die überwiegende Mehrzahl musste manuell umgeschlüsselt werden.

Vorteile des Tätigkeitsschlüssels für das Personalcontrolling

Für eine Analyse bietet der neunstellige Tätigkeitsschlüssel 2010 mehrere Vorteile:

• Berücksichtigung der aktuellen Berufsbezeichnungen
• Differenzierung des Schul- vom Ausbildungsabschluss in jeweils 5 bzw. 7 Kategorien
• Aktueller Datenbestand durch die verbindliche Einführung zum 1.12.2011
• Verlässliche Datenbasis

Analyse der Qualifikationsstruktur mithilfe des Tätigkeitsschlüssels

Eine Qualifikationsstruktur kann mit den amtlichen Kriterien aus der Tabelle erarbeitet werden.

Höchster allgemeiner Schulabschluss	Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss
(Stelle 6 des Tätigkeitsschlüssel 2010)	(Stelle 7 des Tätigkeitsschlüssel 2010)
Ohne Schulabschluss	Ohne beruflichen Ausbildungsabschluss
Haupt-/Volksschulabschluss	Abschluss einer anerkannten Berufsausbildung
Mittlere Reife oder gleichwertiger Abschluss	Meister-/Techniker- oder gleichwertiger Fachschulabschluss
Abitur/Fachabitur	Bachelor
Abschluss unbekannt	Diplom/Magister/Master/Staatsexamen
	Promotion
	Abschluss unbekannt

Tab. 1: Differenzierung des Schul- und Ausbildungsabschlusses

Liegt der Tätigkeitsschlüssel 2010 in der Datenbank nur als neunstelliger Zahlenwert vor, kann er mit der Textfunktion TEIL() in die gewünschten Bestandteile^[1] zerlegt werden.

Praxis-Beispiel

Daten in Excel teilen

=TEIL(Tätigkeitsschlüssel;6;1) für den höchsten allgemeinen Schulabschluss; =TEIL(Tätigkeitsschlüssel;7;1) für den höchsten beruflichen Ausbildungsabschluss.

Mithilfe der Funktion ZÄHLENWENN() wird anschließend das Vorkommen des jeweiligen Schlüssels in den Importdaten ausgezählt. Der Ausweis des prozentuellen Anteils der jeweiligen Qualifikation gibt schnellen Aufschluss über die Verteilung.

Abbildung 7 zeigt, welche wichtigen Informationen mit Excel so für das Personalcontrolling aufbereitet werden können:

Abb. 6:Tätigkeitsschlüssel 2010 ermöglicht eine gezielte Auswertung der Qualifikationsstruktur

Qualifikationen betriebsübergreifend vergleichbar

Eine Qualifikationsstruktur ist ein guter Ausgangspunkt für Personalentwicklungsmaßnahmen und die Rekrutierung. Durch die Einbeziehung des Tätigkeitsschlüssels sind die Werte auch für den Vergleich im Wettbewerb geeignet. Die tatsächliche Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter ist jedoch von einer Vielzahl weiterer Kriterien abhängig. Rückschlüsse darauf sind demnach nur in engen Grenzen zulässig.

Analyse der Vertragsform mithilfe des Tätigkeitsschlüssels

Betrachtet man Fluktuation und Nachbesetzungsthematiken, dann ist auch die Vertragsform des Anstellungsverhältnisses bedeutsam. Darüber gibt die neunte Stelle des Tätigkeitsschlüssel 2010 Aufschluss. Hierin wird unterschieden zwischen

• Vollzeit und Teilzeit und
• unbefristeten und befristeten Arbeitsverträgen.

Die Berechnung einer Übersichtstabelle erfolgt nach dem zuvor skizzierten Schema mit der ZÄHLENWENN()-Funktion.

Abb. 7:Die Art des Beschäftigungsverhältnisses wird ebenfalls im neuen Tätigkeitsschlüssel vermerkt

[1] Der neunstellige Tätigkeitsschlüssel 2010 beinhaltet Angaben zu folgenden Sachverhalten von Beschäftigten: ausgeübte Tätigkeit (Stellen 1 – 5), Schulbildung (Stelle 6), berufliche Ausbildung (Stelle 7), Zeitarbeitsverhältnis (Stelle 8) und Vertragsform (Stelle 9).