Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 5 Integration weiterer Datenquellen zur Erstellung eines Kennzahlencockpits

Einbinden von Daten unterschiedlicher Quellen

Neben den Daten für die Entgeltabrechnung wird eine Fülle von ergänzenden Personalinformationen in den Fachabteilungen vorgehalten. Diese werden z. T. in anderen Systemen verwaltet, teilweise werden auch separate Excel-Listen gepflegt. Über die bereits beschriebenen Arbeitsschritte (Menü Daten, externe Daten abrufen) lassen sich weitere Datenquellen anbinden.

Da diese Datenquellen im Aufbau und der Mitarbeiterdatenbestand variieren, werden die zusätzlichen Quellen mit der Funktion SVERWEIS() in die zuerst importierte Liste integriert bzw. die Daten werden miteinander verknüpft. Voraussetzung ist, dass beide Listen über ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal verfügen. Im Personalwesen bietet sich die Personalnummer an, da sie in allen Systemen den Mitarbeiter eindeutig beschreibt.

Alternativ zu der Verknüpfung externer Datenquellen können die benötigten Informationen auch über Kopieren/Einfügen oder manuell in Excel eingebunden werden.

5.1 Einbindung der Schulungsquote und Entsendungsquote

Sowohl Personalentwicklungs- als auch Zeitwirtschaftssysteme sind in der Lage, eine Liste aller Beschäftigten mit ihren Abwesenheitstagen eines Jahres aus dem Grund Schulung/Weiterbildung zu erstellen.

Diese Liste ist in die Beispieldatei in das Blatt Schulungen importiert und über den SVERWEIS() in die Ursprungsliste übertragen worden. Bei der Ermittlung der Quote wird der Schulungsbesuch eines Mitarbeiters im Auswertungszeitraum gezählt und durch die Gesamtzahl der Beschäftigten geteilt.

Wird die Auslandsentsendung von Mitarbeitern ähnlich erfasst, lässt sich nach demselben Muster eine Entsendungsquote kalkulieren.

5.2 Einbindung der Krankenquote

Daten aus der Zeitwirtschaft einbeziehen

Die monatliche Krankenquote dient in erste Linie dem Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche oder dem Vorjahr. Fallen in diesen Vergleichen erhöhte...