Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 5 Integration weiterer Datenquellen zur Erstellung eines Kennzahlencockpits

Einbinden von Daten unterschiedlicher Quellen

Neben den Daten für die Entgeltabrechnung wird eine Fülle von ergänzenden Personalinformationen in den Fachabteilungen vorgehalten. Diese werden z. T. in anderen Systemen verwaltet, teilweise werden auch separate Excel-Listen gepflegt. Über die bereits beschriebenen Arbeitsschritte (Menü Daten, externe Daten abrufen) lassen sich weitere Datenquellen anbinden.

Da diese Datenquellen im Aufbau und der Mitarbeiterdatenbestand variieren, werden die zusätzlichen Quellen mit der Funktion SVERWEIS() in die zuerst importierte Liste integriert bzw. die Daten werden miteinander verknüpft. Voraussetzung ist, dass beide Listen über ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal verfügen. Im Personalwesen bietet sich die Personalnummer an, da sie in allen Systemen den Mitarbeiter eindeutig beschreibt.

Alternativ zu der Verknüpfung externer Datenquellen können die benötigten Informationen auch über Kopieren/Einfügen oder manuell in Excel eingebunden werden.

5.1 Einbindung der Schulungsquote und Entsendungsquote

Sowohl Personalentwicklungs- als auch Zeitwirtschaftssysteme sind in der Lage, eine Liste aller Beschäftigten mit ihren Abwesenheitstagen eines Jahres aus dem Grund Schulung/Weiterbildung zu erstellen.

Diese Liste ist in die Beispieldatei in das Blatt Schulungen importiert und über den SVERWEIS() in die Ursprungsliste übertragen worden. Bei der Ermittlung der Quote wird der Schulungsbesuch eines Mitarbeiters im Auswertungszeitraum gezählt und durch die Gesamtzahl der Beschäftigten geteilt.

Wird die Auslandsentsendung von Mitarbeitern ähnlich erfasst, lässt sich nach demselben Muster eine Entsendungsquote kalkulieren.

5.2 Einbindung der Krankenquote

Daten aus der Zeitwirtschaft einbeziehen

Die monatliche Krankenquote dient in erste Linie dem Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche oder dem Vorjahr. Fallen in diesen Vergleichen erhöhte Werte auf, sollte das Arbeitsumfeld näher betrachtet und nach Ursachen gesucht werden.

Aus der Kennzahl lässt sich keine Prognose für die Dauer einer Abwesenheit ableiten. Welche Abwesenheitslohnarten – etwa krank mit oder ohne Lohnfortzahlungen, Kuren oder Arbeitsunfälle – in die Kennzahl einfließen, sollte vor der Erstellung der Exportdatei im Zeitwirtschaftssystem festgelegt werden.

Praxis-Beispiel

Ermittlung der Kranktage mit der Funktion SUMMEWENN()

Mit der Formel =SUMMEWENN(Krankausfall;">0";Krankausfall)/(SUMME(FTE)*­21,75 wird geprüft, ob in der Spalte Krankausfall ein Zahlenwert größer als null eingetragen ist. Wenn ja, werden die Werte addiert.

Als Divisor der Quote wird die Summe der FTE mit den durchschnittlichen Solltagen (hier: 21,75) pro Monat angenommen und es wurden die Kranktage mit und ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung berücksichtigt.

Alternativ zu dieser kapazitätsorientierten Kennzahl kann auch die Anzahl erkrankter Mitarbeiter durch die Gesamtzahl geteilt werden.

5.3 Einbindung des durchschnittlichen Restjahresurlaubs und des Gleitzeitstands

Diese Kennzahl kann genutzt werden, um Kapazitäten besser vorauszuplanen. Ein besonders hoher Stand kann als große Arbeitsauslastung bei fehlender Möglichkeit der Urlaubsnutzung interpretiert werden.

Bei vorbereitenden Maßnahmen zur Einführung von Kurzarbeit sollte sie ebenfalls berücksichtigt werden. Aus der Zeitwirtschaft werden zu diesem Zweck die Resturlaubstage und der Gleitzeitkontostand pro Mitarbeiter importiert.

Die Summe der Urlaubstage und Gleitzeitstände wird durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt. Die Funktion MITTELWERT() ist nur dann eine sinnvolle Alternative, wenn alle Mitarbeiter in den Export der Zeitwirtschaft einfließen.

5.4 Einbindung der Überstundenquote

Die im Zusammenhang mit Überstunden entstehenden Entgeltmehrkosten kann jedes Entgeltabrechnungssystem über die Lohnarten für Mehrarbeit ausgeben. Eine auf Zeiteinheiten bezogene Auswertung der Mehrarbeit ist mithilfe der Zeitwirtschaftsinformationen ebenso möglich. Hierzu werden alle Mehrarbeitslohnarten auf Stundenbasis aus der Zeitwirtschaft importiert. Ihre Summe wird ins Verhältnis zur Gesamtkapazität (Summe der FTE mal Monatssollstunden) gesetzt.