Personalcontrolling-Prozessmodell 2.0: Konzept und Praxiseinsatz

Zusammenfassung

• Prozessmodelle sind ein wichtiges Instrument des Prozessmanagements und helfen Organisationen und Unternehmen dabei, ihre geschäftlichen Abläufe effizienter und transparenter zu gestalten.
• Das Personalcontrolling-Prozessmodell 2.0 stellt das Personalcontrolling bereichsübergreifend dar und ist eine Grundlage für die Zuweisung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung. Es eignet sich als Bezugsrahmen für Organisationen, die ihr Personalcontrolling auf den neuesten Stand bringen wollen.
• Personalcontrolling ist Bestandteil des Führungsprozesses Personalmanagement und umfasst aber auch Aktivitäten, die unterstützenden Charakter (u. a. Personaldaten-Management) haben.
• Das Personalcontrolling-Prozessmodell 2.0 baut auf der Grundlogik des Controlling-Prozessmodells der IGC auf, indem es den Hauptprozess "Funktionscontrolling" zum Geschäftsprozess und damit zum Gegenstand eines eigenen Prozessmodells macht.

• Die Funktionsweise des Prozessmodells Personalcontrolling 2.0 wird anhand des Hauptprozesses "Personalmanagement-Reporting" erläutert.

1 Über den Nutzen der Prozessorientierung

Bei der Prozessorientierung wird ein Unternehmen nicht nach Abteilungen oder Funktionen organisiert, sondern nach einzelnen Abläufen bzw. Aktivitäten. Ein Prozess wird dabei als eine Folge von Aktivitäten verstanden, deren Ergebnisse eine Leistung für einen (internen oder externen) Kunden darstellt. Prozessorientierung fördert den ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen und die konsequente Ausrichtung auf die Bedürfnisse des Kunden. Diese Betrachtungsweise ermöglicht es, dass das Hauptaugenmerk auf Abläufe und erforderliche Aktivitäten gesetzt werden und Fragen der Aufbauorganisation in den Hintergrund rücken.

Prozessmodelle sind ein wichtiges Instrument des Prozessmanagements und helfen Organisationen und Unternehmen dabei, ihre geschäftlichen Abläufe effizienter zu gestalten. Sie liefern Transparenz und Einblick in einen Prozess, unterstützen Teams dabei, Ideen für die Optimierung von Prozessen zu entwickeln, fördern die Kommunikation und ermöglichen die Prozessdokumentation. Um dies zu gewährleisten, reduzieren sie komplexe Sachverhalte der betrieblichen Realität auf eine einheitliche Sicht und tragen damit zu einem einheitlichen Prozessverständnis bei.

Prozessorientierung resultiert in

• reibungsfreieren, schnelleren und effizienteren Abläufen und führt damit zu weniger Stress und abgestimmten Leistungsanforderungen und
• stärkerer Kundenorientierung, da Prozesse immer vom Kunden aus zu betrachten und zu planen sind.

Vor allem auch im Kontext der Digitalisierung sind Prozessdenken und prozessorientiertes Arbeiten nicht mehr wegzudenken.

2 Anwendung eines Prozessmodells im Personalcontrolling

Im Gegensatz zu anderen Prozessen im Unternehmen gibt es im Personalcontrolling besonders großen Nachholbedarf sowohl im Hinblick auf den Ausbaugrad und die Leistungsfähigkeit als auch auf die Prozessorientierung und Prozessstandardisierung.

Personalcontrolling beschäftigt sich mit der Anwendung des Controlling-Gedankens auf die Planung, Steuerung und Kontrolle von Humanressourcen im Unternehmen und hat dabei zwei grundlegende Funktionen:

• Unterstützung des Personalmanagements bei der Steuerung der Personalprozesse (Personalbeschaffung, Personaleinsatz/-betreuung und Personalfreisetzung etc.) und
• Integrierte Betrachtung des Faktors Personal im Controlling-Regelkreis.

Die Aufgaben des Personalcontrollings werden arbeitsteilig von Controllern bzw. Personalcontrollern, Personalleitern, Führungskräften der operativen Einheiten und HR-Business-Partnern wahrgenommen, was die Umsetzung eines professionellen Personalcontrollings aufgrund der vielen Schnittstellen anspruchsvoll macht. An dieser Stelle kommt die Prozessmodellierung ins Spiel. Ein generisches Personalcontrolling-Prozessmodell leistet einen Beitrag zur Weiterentwicklung des Personalcontrollings und hilft dabei, den arbeitsteiligen Prozess für alle Beteiligten transparenter, wirtschaftlicher, effektiver und effizienter zu gestalten. Denn klar definierte Prozesse sind die Grundlage dafür, den Entwicklungsstand des Personalcontrollings gut einzuschätzen, schrittweise zu verbessern und Digitalisierungspotenziale erschließen zu können.

Mit dem Prozessmodell Personalcontrolling 2.0^[1] gibt es nun bereits in der 2. Auflage einen auf dem weitverbreiteten, allgemeinen Controlling-Prozessmodell^[2] der IGC aufbauenden Standard für Personalcontrollingprozesse und einen Bezugsrahmen für die Personalcontrolling-Prozessdefinitionen. Es handelt sich um ein generisches, allgemeingültiges Modell, das nicht auf einen spezifischen Unternehmenstyp hin erstellt wurde und in weiterer Folge für das jeweilige Unternehmen angepasst werden kann.

Für Personalleiter und (Personal-)Controller dient das Prozessmodell als eine Checkliste zur Beurteilung der eigenen Vorgehensweise. Es eignet sich weiter als Bezugsrahmen für die Prozessstandardisierung und findet darüber hinaus vor allem auch als Grundlage für ein einheitliches Verständnis von Personalcontrolling in zahlreichen Unternehmen und in der Unternehmensberatung Verwendung...