Einführung
Personalkosten bilden einen großen Anteil an den Gesamtkosten eines Unternehmens. Deshalb ist die verlässliche Prognose über die Entwicklung dieser Kostenkategorie eine wichtige Säule für eine solide Gesamtkostenplanung. Möglichst genaue Zahlen erhalten Sie, wenn Sie die Personalkosten unter Berücksichtigung unterschiedlicher Szenarien und Annahmen kalkulieren. Besonders in wirtschaftlich angespannten Zeiten reicht es nicht aus, Vorjahreswerte fortzuschreiben. Vielmehr müssen alle wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, die Ihre Absatzzahlen beeinflussen, in die Berechnungen einbezogen werden.
Wir stellen Ihnen in diesem Beitrag die Musterlösung Personalkostenplaner vor, die es Ihnen ermöglicht, flexibel auf die unterschiedlichsten Situationen zu reagieren. Sie gibt Ihnen einen transparenten Kostenüberblick und Planungssicherheit.
1 Personalkostenplanung im Kontext der aktuellen Wirtschaftslage Ihres Unternehmens
Um möglichst sichere Plandaten zu erhalten, sollten Personalkosten unter Berücksichtigung unterschiedlicher Szenarien und Annahmen kalkuliert werden. Tariferhöhungen müssen genauso ins Kalkül gezogen werden wie Fluktuation, individuelle Leistungszulagen, Altersteilzeit oder das Zahlen von Abfindungen.
1.1 Definition des Personalkostenbegriffs
Personalkosten sind alle Kosten, die durch den Einsatz von Arbeitnehmern anfallen. In erster Linie fallen Personalkosten für Löhne und Gehälter, eventuell Gewinnbeteiligungen an. Hinzu kommen die sogenannten Lohnnebenkosten in Form von Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung, Beiträge zu Unfallversicherungen sowie tarifliche und freiwillige Sozialleistungen. Außerdem gehören weitere Personalnebenkosten wie Lohnfortzahlung und Fortbildungsmaßnahmen zu den Personalkosten. Folgende Faktoren beeinflussen die Höhe der Personalkosten:
- Zu- bzw. Abgänge von Personal
- Tariferhöhungen
- Veränderungen der Sozialabgaben
- Beförderungen oder Versetzungen
- Freiwillige Sozialleistungen
- Provisionen
- Abfindungen
- Fortbildungsmaßnahmen
- Auftragslage
1.2 Die Musterlösung "Personalkostenplaner"
Die Musterlösung Personalkostenplaner ermöglicht die Planung der Personalkosten in Abhängigkeit von der Auftragslage des Unternehmens. Dreh- und Angelpunkt der Musterlösung ist die Tabelle Szenarien. Dort haben Sie die Möglichkeit, mit Drehfeldern die künftige Höhe der Personalkosten unter geänderter Auftragslage hochzurechnen und potenzielle Einsparmaßnahmen zu ermitteln.
Die Datengrundlage für die Tabelle Szenarien liefern die Tabellen Personalbestand_Ist und Personalkosten_Ist. Das heißt, bevor Sie sinnvoll mit der Tabelle Szenarien arbeiten können, müssen Sie die erforderlichen Daten in diesen Tabellen erfassen. Außerdem stehen folgende Arbeitshilfen in Form von Tabellen zur Verfügung:
- Personalbestandsplaner
- Personalkostenplaner
- Abfindungsplaner
2 Ist-Analyse der Personalkosten
In einer Ist-Analyse sollten zunächst die Personalkosten auf der Basis der Organisationsstruktur des Unternehmens analysiert werden. Als Organisationseinheiten können, falls vorhanden, Kostenstellen fungieren, ansonsten bietet sich eine Gliederung nach betrieblichen Abteilungen an.
Die Tabellen Personalkosten_Ist (Abb. 1) und Personalbestand_Ist (Abb. 2) sind die Basis für die weiteren Arbeiten und wichtig für die Ist-Analyse der aktuellen Situation. In der Tabelle Personalkosten_IST können Sie die vorgegebenen Bereichsangaben, wie z. B. Kantine oder Controlling, direkt ändern und den tatsächlichen Gegebenheiten anpassen. Die Änderungen werden automatisch in alle anderen Tabellen übertragen.
Abb. 1: Hier erfassen Sie die aktuellen Personalkosten.
Abb. 2: Hier erfassen Sie denPersonalbestand.
3 Personalkosten bei konstanter Auftragslage planen
Die Höhe der voraussichtlichen Personalkosten ergibt sich u. a. aus dem zukünftigen Personalbedarf. Daher sollten Sie im Vorfeld eine Personalbedarfsplanung durchführen. Die Planungsergebnisse werden im Personalplan festgehalten.
Bei konstanter Auftragslage können Sie die Personalbestandszahlen sowie die Personalkosten weitgehend fortschreiben. Hierzu arbeiten Sie mit den Tabellen Personalbestandsplaner (s. Abb. 3) und Personalkostenplaner (s. Abb. 4).
Abb. 3: Die Ist-Zahlen dienen als Orientierungshilfe für die Planung.
Abb. 4: In dieser Tabelle planen Sie die Personalkosten.
4 Worst case: Personalabbau bei sinkender Auftragslage
Angenommen, Ihr Auftragsvolumen sinkt im kommenden Jahr um einen bestimmten Prozentsatz. Die Größenordnung potenzieller Einbußen können Sie in der Tabelle Szenarien mit Drehfeldern festlegen. Bei einem Drehfeld setzen Sie einen Wert schrittweise durch einen Klick auf die entsprechende Pfeiltaste herauf oder herunter.
4.1 Exkurs Drehfelder
Drehfelder lassen bestimmte Werte festgelegten Abständen zu. In der Musterlösung legen Sie das erwartete Auftragsvolumen als Prozentwert im Vergleich zum Vorjahr mit einem Drehfeld fest. Ein Klick auf den nach oben zeigenden Pfeil erhöht den Wert um jeweils einen Prozentpunkt. Ein Klick auf den nach unten zeigenden Pfeil reduziert den Wert um einen Prozentpunkt.
Angenommen Sie gehen von einem Auftragsrückgang von 15 % aus. Dann beträgt das zu erwartende Auftragsvolumen im Vergleich zum aktuellen Jahr 85 %. Diesen Wert stellen Sie mit der Pfeilschaltfläche ein (s. Abb. 5).
Abb. 5: Das Auftragsvolumen wird mit einem Drehfelder vorgegeben.
Drehelemente gehören wie ...