Dipl.-Kfm. Michael Kappes, Dr. Peter Schentler
4.1 IT-Implementierung
Frage nach der geeigneten IT-Unterstützung
Sind die Treibermodelle einmal konzeptionell definiert, so stellt sich die Frage nach einer geeigneten IT-seitigen Unterstützung. Will man, wie dargestellt, Planung, Forecasting und Reporting auf Basis von Treibermodellen durchführen, so müssen die Modelle idealerweise einmal monatlich mit Ist-Daten, mindestens dreimal jährlich mit Forecast-Daten und zumindest einmal jährlich mit Plandaten gefüllt/aktualisiert werden. Vor diesem Hintergrund erweist sich die Frage nach der IT-Unterstützung als durchaus erfolgskritisch.
Abbildung mit Hilfe einer Tabellenkalkulation
Die skizzierten Treibermodelle lassen sich grundsätzlich mit Hilfe von Tabellenkalkulationen (typischerweise MS Excel) abbilden. Bei der Entwicklung der Modelle und insbesondere zur Verprobung mit Echtzahlen erscheint eine solche Abbildung zunächst einmal zwingend. Natürlich kann mit Hilfe von Tabellenkalkulationen auch eine treiberbasierte Steuerung (Planung, Forecasting, Reporting) im laufenden "Betrieb" unterstützt werden. Eine solche Lösung garantiert eine hohe Flexibilität, die insbesondere in der Anfangsphase wichtig ist, wo sich die Modelle erst etablieren müssen und umfangreichere Änderungen wahrscheinlich sind. Allerdings ist eine solche Lösung regelmäßig auch mit hohen Aufwand für das Controlling verbunden. Die skizzierten Simulationsfunktionalitäten sind auf Tabellenkalkulationsbasis nur schwer umzusetzen. Und auch ein flexibles Reporting auf Basis eines integrierten Datenbestandes ist so nicht möglich.
Abbildung mit professionellen BI-Tools
Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, eine Abbildung mit Hilfe professioneller Business-Intelligence (BI)-Tools anzustreben. Auf diese Weise wird durch Verbindung mit einer Datenbank eine integrierte Datenbasis geschaffen, die bei entsprechenden Schnittstellen die Ist-Werte für die Treibergrößen automatisiert beschafft. Auf der Frontend-Seite stehen dann zusätzliche Funktionalitäten professioneller Planungstools wie Simulation, Kommentierung, Verteilung und natürlich auch ein flexibles Reporting zur Verfügung. Größere Unternehmen, die in den letzten Jahren eine durchgängige Treibersteuerung eingeführt haben, sind fast durchgängig so verfahren, dass sie die Modelle für eine Übergangsphase (in der Regel ein Jahr) in MS Excel abgebildet haben und dann zeitnah eine IT-Implementierung in einer BI-Lösung vorgenommen haben.
Auswahl der geeigneten Lösung
In den letzten Jahren wurden IT-Implementierungen treiberbasierter Steuerungsprozesse mit Hilfe verschiedener BI-Tools durchgeführt. Dabei hat sich gezeigt, dass die Modelle in verschiedenen marktgängigen Lösungen gut abbildbar sind; gute Erfahrungen wurden insbesondere mit den Tools SAP BPC, Tagetik, Thinking Networks TN Planning und Arcplan Edge gemacht. Bei der Auswahl ist – neben Konformität zur jeweiligen IT-Architektur – darauf zu achten, wie flexibel sich die Tools im Hinblick auf Änderungen und Anpassungen zeigen. Eine schnelle und aufwandsarme Weiterentwicklung der Modelle im Tool dürfte das wichtigste Kriterium für eine Akzeptanz in der Organisation sein.
4.2 Organisatorische Umsetzung
Aktive Kommunikation erfolgskritisch
Neben der IT-seitigen Implementierung muss der neue Steuerungsansatz auch organisatorisch umgesetzt werden. Die Erfahrung zeigt dabei, dass gerade in größeren Unternehmen und Konzernen die aktive Begleitung des organisatorischen Veränderungsprozesses von zentraler Bedeutung ist. Der Bedarf an Kommunikationsmaßnahmen zur organisatorischen Umsetzung hängt dabei von der jeweiligen Ausgangssituation ab. Je größer und einschneidender die Veränderungen sind, umso mehr muss kommuniziert werden. Insbesondere folgende Veränderungen sorgen regelmäßig für Widerstand in der Organisation:
- Änderung des Planungsverfahrens von einer Bottom-up-Orientierung hin zu einem Top-down-Vorgehen (wie beim Frontloading),
- Entpolitisierung des Forecasts durch Offenlegung der Prämissen und Validierung mit Hilfe von statistischen Verfahren,
- Verzicht auf bestimmte Details, Abschaffung von Detailplanungen und Übergang zu Abweichungserklärungen auf Basis von Ist-Ist-Vergleichen.
In diesen Fällen müssen die Veränderungen zwingend ausführlich erklärt und begründet werden, um Verständnis in der Organisation zu erzielen. Vor allem die Verringerung von Details führt häufig zu Widerstand, da mit dem Verzicht auf (Schein-) Genauigkeit eine erhöhte (gefühlte) Unsicherheit einhergeht.
Aber auch wenn die grundlegenden Veränderungen überschaubarer sind, so erfordert die Einführung einer treiberbasierten Steuerung ein Mindestmaß an aktiver Kommunikation. Die Erfahrung zeigt, dass die Vorstellungen bezüglich Treibermodellen sehr unterschiedlich sind und die Reaktionen auf ein identisches Modell von "viel zu detailliert" bis hin zu "viel zu grob" reichen können. Geht man aktiv auf solche Reaktionen ein, so können auch anfangs skeptische Beteiligte schnell für die neue Steuerung gewonnen werden. Wird zudem klar signalisiert, dass die Modelle den Kern der zukünftigen Unterne...