Planung und Umsetzung eines standardisierten Management ... / 1.2 Standardisierung im Reporting

Eine automatisierte, auf Standardprozessen basierende Berichtserstellung ist ein wesentlicher Baustein für ein erfolgreiches Berichtswesen.^[1] Ein zweites wichtiges Element musste jedoch noch folgen: Die Anwendung einer firmenweit einheitlichen Notation. Unsere Berichtsempfänger wünschten sich ein einheitliches und konsistentes Erscheinungsbild der Berichte, um ein schnelleres und besseres Verständnis zu erreichen.

Diese Anforderung an ein effizientes Reporting war mit den bestehenden Excel-Mappen nicht mehr denkbar. Im Zuge der Überarbeitung wollten wir uns nach bewährten Notationen richten und sind dabei auf die International Business Communication Standards (kurz IBCS) aufmerksam geworden. Mittels konkreter Vorschläge seitens der IBCS für die inhaltliche Konzeption, visuelle Wahrnehmung und semantische Notation haben wir das Gerüst des internen Reportings aufgebaut. Nach anfänglicher Skepsis und einer Gewöhnungsphase konnte die Styria-Führungsebene überzeugt und dadurch die interne Verbreitung als Unternehmensstandard vorangetrieben werden.

Die genannten 3 Eckpfeiler (Konzeption, visuelle Wahrnehmung und Semantik) werden in den SUCCESS-Regeln^[2] zusammengefasst. Hinter dem Akronym verbergen sich 7 Grundregeln für die Kommunikation von Informationen.^[3] An dieser Stelle wollen wir jene 2 Regeln genauer beleuchten, die uns als besonders wichtig erschienen.

• UNIFY:

  Hinter UNIFY verbirgt sich der Grundsatz, Gleiches gleich darzustellen. Was gleich aussieht, wird vom Empfänger auch als das Gleiche erfasst. Dieses Prinzip wird seit Jahrhunderten in Disziplinen wie der Musik, der Architektur, der Kartografie oder im Ingenieurswesen angewendet.

• SIMPLIFY:

  Die zweite wichtige Regel heißt SIMPLIFY. Dabei soll jegliches (visuelles) Rauschen vermieden werden. In diese Kategorie gehören Dinge wie überflüssige Gitternetzlinien, Schatten in Diagrammen, Animationseffekte oder auch ein vielfältiger Gebrauch von Farben. Ein schlichtes Design für Tabellen und Diagramme soll durch SIMPLIFY in den Fokus gerückt werden. Die Erstellung von Grafiken in diversen Frontend Tools ist häufig nicht auf die Anforderungen von IBCS ausgerichtet. Mittels der graphomate Erweiterungen für SAP Analytics kann dieser Standard schnell und einfach umgesetzt werden.

Abb. 1: Beispiel für ein IBCS-Chart

Abb. 1 zeigt die Umsatzentwicklung der Firma ACME Ltd. für das Geschäftsjahr 2019 als IBCS-konformes Chart. Es handelt sich um eine Zeitreihe, weshalb gem. IBCS senkrechte Säulen genutzt werden. Je nach deren Inhalt erhalten sie unterschiedliche Füllmuster:

• Ist-Werte (ACT) haben eine schwarze Füllung,
• Forecast-Werte (FC) eine Schraffur und
• Planwerte (BUD) werden hohl gezeichnet.
• Die Darstellung von Vorjahreswerten geschieht mittels grauer Säulen; Vorjahreswerte kommen jedoch im Beispiel nicht vor.

Die Grafik in Abb. 1 könnte bspw. im Zuge des Juni-Abschlusses in der ACME Ltd. erstellt worden sein. Die ACT-Werte von Januar bis Juni liegen bereits vor (schwarze Balken). Für die 4 Folgemonate (Juli bis Oktober) wurde ein Forecast berechnet (schraffierte Balken). Lediglich für November und Dezember werden zum Vergleich die jeweiligen Budget-Werte gegenübergestellt (hohle Säule).

Die Abweichungen beziehen sich auf Budgetwerte. Dies ist durch die hohle Darstellung der Abweichungsachse erkennbar sowie aus dem Titel der Grafik zu entnehmen. Ein Vergleich zweier aufeinanderfolgender Monate wird durch eine Blase hervorgehoben. Die Differenz wird in absoluten und prozentualen Werten abgebildet.

Der reduzierte Einsatz von Farben lenkt die Augen direkt auf die Abweichungen. Positiv bewertete Abweichungen in Bezug auf das Unternehmensziel werden grün, negativ bewertete Abweichungen hingegen rot dargestellt.

Die Vorgaben von IBCS sind eine solide Basis für die Gestaltung der Berichte. Jedoch hat sich herausgestellt, dass eine Adaptierung teilweise notwendig ist. Beispielsweise wird die Einheit in Tabellen in interaktiven Dashboards (siehe dazu Abschnitt 3) je nach Filterzustand geändert. Wir haben uns deshalb für die Angabe der Skalierung (k, m) direkt in den Tabellenzellen entschieden.

[1] Vgl. dazu "Organisatorische und prozessuale Voraussetzungen für ein BI-Projekt schaffen (Anwenderbericht)".

[2] Kurz für: SAY, UNIFY, CONDENSE, CHECK, EXPRESS, SIMPLIFY, STRUCTURE.

[3] Wolff, 2014, S. 99 –112, und IBCS, www.ibcs.com/de/standards/, Abrufdatum 14.12.2019.