Praxis-Beispiele: Doppelte Haushaltsführung / 4 Pauschaler Übernachtungskostenersatz

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer hat bei seiner Einstellung die Zusage erhalten, für mindestens 2 Jahre die notwendigen Kosten für eine Zweitwohnung ersetzt zu bekommen.

Der Arbeitnehmer hat seine Hauptwohnung beibehalten. Er hat dem Arbeitgeber schriftlich erklärt, dass er außerhalb des Beschäftigungsorts einen eigenen Hausstand unterhält und die Richtigkeit dieser Erklärung durch Unterschrift bestätigt.

Nachdem er im 1. Jahr ein kleines Apartment in unmittelbarer Nähe der Firma bewohnt hat, übernachtet er ab dem 2. Jahr die Woche über bei einem befreundeten Kollegen kostenfrei in dessen Wohnung.

Ist eine Erstattung von Kosten für die Zweitwohnung nach dem Umzug noch steuer- und sozialversicherungsfrei möglich?

Ergebnis

Der Arbeitnehmer ist aufgrund des Arbeitsplatzwechsels außerhalb seines früheren Wohnorts beschäftigt und führt am auswärtigen Beschäftigungsort einen Haushalt. Die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung setzt zusätzlich voraus, dass der Arbeitnehmer weiterhin einen eigenen Hausstand außerhalb des Beschäftigungsorts unterhält. Dies hat er schriftlich bestätigt. Damit ist die doppelte Haushaltsführung grundsätzlich steuerlich anzuerkennen.

Bei einer doppelten Haushaltsführung kann der Arbeitgeber die Übernachtungskosten in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen erstatten. Aufwendungen für Übernachtung fallen hier nicht mehr an. Alternativ ist auch die Gewährung von Übernachtungspauschalen für die ersten 3 Monate möglich: Die Übernachtungskosten können im Inland bis zu 20 EUR je Übernachtung steuerfrei erstattet werden. Diese 3-Monatsfrist ist bei dem Arbeitnehmer abgelaufen, weil die doppelte Haushaltsführung bereits mehr als ein Jahr andauert. Danach kann je Übernachtung grundsätzlich ein Pauschbetrag von 5 EUR steuerfrei erstattet werden. Voraussetzung für die pauschale Erstattung ist aber, dass die Übernachtung nicht in einer vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassenen Unterkunft stattfindet.

Dies ist hier erfüllt. Ein Wechsel zwischen dem Einzelnachweis der tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und dem Ansatz der Pauschbeträge ist während ein und derselben doppelten Haushaltsführung innerhalb eines Kalenderjahrs nicht zulässig. Weil der Mitarbeiter genau zum Jahreswechsel umgezogen ist, kann jedoch u. E. eine Erstattung i. H. v. 5 EUR je Übernachtung steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen.