Praxisorientierter Aufbau einer Kostenrechnung in drei S ... / 2.5 Schritt drei: Wer hat die Kosten verursacht?

Ergebnis des ersten Schrittes war die Aufteilung des Jahresabschlusses in ein "neutrales" und ein "betriebliches" Ergebnis. Die anschließende verursachungsgerechte Verteilung der Kosten hat ergeben, dass sich bestimmte Kosten direkt (Einzelkosten) und andere Kosten nicht direkt (Gemeinkosten) einem Auftrag zuteilen lassen. Mit Hilfe des zweiten Schrittes wurden die Gemeinkosten verursachungsgerecht auf einzelne Bereiche (Kostenstellen) verteilt. Im Ergebnis wurden u. a. entsprechende Gemeinkostenzuschlags- und -verrechnungssätze auf Basis der entstandenen Kosten ermittelt.

Die Aufgabe der so genannten "Kostenträgerrechnung" im dritten Schritt besteht darin, die Kosten auf die Aufträge zu verteilen, durch die sie verursacht wurden, getreu dem Motto:

"Wer die Kosten verursacht hat, der muss sie auch tragen!"

Zunächst werden die bereits ermittelten Einzelkosten den Aufträgen zugeordnet. Als wesentliche Einzelkosten fallen an:

• Materialeinzelkosten,
• Personaleinzelkosten,
• Fremdleistungen sowie
• Sondereinzelkosten.

Zuordnung von Einzelkosten

Während sich in der Theorie die Einzelkosten relativ einfach den Aufträgen zuordnen lassen, ist dies in der Praxis eher schwierig. Das begründet sich dadurch, dass häufig die auftragsbezogenen Daten der Einzelkosten unzureichend erfasst werden. Daher entsteht an dieser Stelle eines der wesentlichen Probleme zum Aufbau einer Kostenrechnung. Letztendlich steht und fällt die Qualität des Aussagegehalts einer Kostenrechnung mit der Qualität der Informationen, die zur Verfügung stehen.

Obwohl sich beispielsweise die Einzelkosten im Alltag im Rahmen der Angebotserstellung genau planen lassen, stehen die anschließend im Rahmen der Auftragsabwicklung tatsächlich entstandenen Einzelkosten für die Nachkalkulation oft nicht zur Verfügung, weil nach Erhalt des Auftrages dem exakten auftragsbezogenen Ermitteln der verursachten Kosten nicht die notwendige Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Die häufigsten Versäumnisse sind dabei das Nichterfassen von

• auftragsbezogenen Mitarbeiterstunden und vom
• auftragsbezogenen Materialeinsatz.

Ohne diese Daten lässt sich jedoch keine Kostenrechnung und somit auch keine Nachkalkulation durchführen.

Anwendung der Zuschlagssätze

Im Anschluss an die auftragsbezogene Zuteilung der Einzelkosten werden die in der Kostenstellenrechnung ermittelten Gemeinkostenzuschlags- und -verrechnungssätze auf die dafür vorgesehenen Bezugsgrößen angewandt. Für die Materialgemeinkosten sind in aller Regel die Materialeinzelkosten und für die Fertigungsgemeinkosten die Personaleinzelkosten die Bezugsgröße. Alternativ können Fertigungsgemeinkosten auch über Maschinenstundenverrechnungssätze auftragsbezogen zugeordnet werden. Wichtig ist hierfür die exakte Erfassung der Maschinenlaufzeiten.

Nachdem auf diesem Weg die Material- und Fertigungsgemeinkosten auf die Aufträge verteilt wurden, werden abschließend die Verwaltungsgemeinkosten (inkl. Vertrieb) zugeordnet. Die Bezugsgröße der Verwaltungsgemeinkosten besteht dabei aus der Summe der bisher berücksichtigten Einzel- und Gemeinkosten.

Kalkulationsschema

Ergebnis des dritten Schrittes zum Aufbau einer Kostenrechnung ist ein Kalkulationsschema,  mit dessen Hilfe die Kosten im Rahmen der Vor- und Nachkalkulation konkret auf einzelne Aufträge verteilt werden können. Einzelne Aufträge können so hinsichtlich ihrer Rentabilität überprüft werden.

Bewertung halbfertiger Erzeugnisse

Ferner kann die Kostenrechnung auch als Grundlage für die häufig vernachlässigte Bewertung halbfertiger Aufträge innerhalb der laufenden Buchhaltung herangezogen werden. Wichtig hierfür ist, dass die einzelnen berücksichtigten Kostenarten hinsichtlich ihrer handels- und steuerrechtlichen Zulässigkeit zur Bewertung halbfertiger Erzeugnisse überprüft werden. In aller Regel lässt sich mit wenigen Änderungen ein handels- und steuerrechtlich zulässiges Bewertungsschema ableiten.