Der Kapazitätsbedarf (Einflussfaktor 1 (EF1)) kann bei der Abwägung für oder gegen den Einsatz von RPA entscheidend sein. Dieser Einflussfaktor beschreibt, wie viel Kapazität bei der Durchführung eines Prozesses gebunden wird. Je größer diese Kennzahl, desto größer fällt die potenzielle Kapazitätseinsparung und damit Kosteneinsparung bei erfolgreicher Automatisierung aus. Letzteres ist von Bedeutung, da für die Entwicklung, Implementierung und Instandhaltung der RPA-Softwareroboter Kosten anfallen, die gegenläufig wirken und geringfügige Kapazitätseinsparungen kompensieren oder gar überkompensieren können.[1] Entscheidend für Organisationseinheiten mit begrenzter Kapazität ist, wie groß der prozentuale Anteil des Prozesses am gesamten Kapazitätsbedarf der Einheit ist.
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