3.1 Vorteile von MS Excel und MS Access
Das Konzept für ein Produktionscontrolling in KMU basiert auf der Annahme, das mit dem Tabellenkalkulationsprogramm MS Excel im Unternehmen gearbeitet wird.
Excel ist flexibel und ermöglicht schnelle Berichte
In der Tat ist Excel eine weit verbreitete und häufig genutzte Software, die v.a. wegen ihrer Flexibilität und der Möglichkeit, relativ schnell Auswertungen und Berichte zu erstellen und letztlich wegen ihrer hohen Kompatibilität zu anderen MS-Office-Programmen (z. B. PowerPoint und Word) sehr geschätzt wird. Gerade in Unternehmen, die keine integrierten ERP-Lösungen haben oder bei Geschäftsprozessen, die nur mit verhältnismäßig hohem Aufwand in ERP-Systemen abbildbar sind, spielt Excel häufig eine große Rolle für Planungs-, Berichts- und Steuerungsprozesse. Es ist davon auszugehen, dass das in KMU in stärkerem Maße der Fall ist als in Großunternehmen.
Das im Folgenden vorgeschlagene Konzept für ein Produktionscontrolling in KMU basiert deswegen darauf, dass nicht mit einer Standard-Controllingsoftware, sondern mit dem Datenbankprogramm MS Access und mit dem Tabellenkalkulationsprogramm MS Excel gearbeitet wird. Dadurch ergeben sich zum einen keine oder nur geringe zusätzliche Lizenz- und Wartungsgebühren, da diese Programme i. d. R. durch ein MS-Office-Paket bereits im Unternehmen vorhanden sind oder die Lizenzen für MS Access preiswert zusätzlich zu erwerben sind. Zum anderen ist das Datenhandling mit Excel den meisten Nutzern bekannt, so dass sich der Schulungsaufwand in Grenzen hält.
Rechenvorgänge komfortabel und nachvollziehbar gestalten
In MS Excel werden dabei die für das Produktionscontrolling erforderlichen Stamm- und Bewegungsdaten gepflegt oder aus verschiedenen Vorsystemen zusammengefasst (vgl. Abb. 1). MS Access dient in der Lösung als Rechenprogramm, indem es die umfangreichen Rechenvorgänge einer Kostenrechnung durchführt. Durch die Funktionalitäten in Access kann dies erheblich komfortabler und v.a. auch in stärkerem Maße transparenter und nachvollziehbarer als in Excel gestaltet werden. Die Berichtsfunktionen von Access unterstützen eine schnelle und standardisierte Ergebnisdarstellung.
In MS Excel können die erforderlichen Stamm- und Bewegungsdaten bspw. von den Produktionsverantwortlichen fachmännisch gepflegt und neben dem tagesbezogenen Leistungs- und Verbrauchscontrolling somit auch wichtige Vorarbeiten für die Durchführung einer Kostenrechnung mit erledigt werden. Die monatliche Kostenrechnung kann dann von Mitarbeitern des Rechnungswesens oder der Buchhaltung durchgeführt werden.
Abb. 1: Funktionsprinzip der Controllinganwendung
3.2 Abbildung der Rezepturen (Stücklisten), Arbeitspläne und Kostenstellenpläne in Excel
3.2.1 Stücklisten und Rezepturen
Die planmäßigen Materialverbräuche je produzierter Einheit der Fertigprodukte und der Halbfertigprodukte müssen in Rezepturen bzw. Stücklisten abgebildet werden. Dabei empfiehlt sich ein systematischer Aufbau, der je Kostenträger einen Bezug zur Rezeptureinheit, was einer Chargengröße oder einer Mischung entspricht, enthält. In Abb. 2 wird beispielhaft ein Auszug aus einer Rezeptur gezeigt.
Abb. 2: Beispielhafter Rezepturaufbau in Excel
Die Eingabe der Rezepturen wie auch der späteren Arbeitspläne und Kostenstellenpläne wird durch die Excel-Funktion des S-Verweises erleichtert. Dadurch erscheint automatisch bei Eingabe einer Materialnummer der Text des entsprechenden Materials im Textfeld der Rezeptur.
Bei sog. variablen Rezepturen, bei denen der Rezepturaufbau und die Verbräuche verwendeter Rohstoffe von den Gütekriterien der Rohstoffe abhängig sind (hohe Rohstoffqualität – wenig Rohstoffverbrauch in der Rezeptur; niedrige Rohstoffqualität – hoher Rohstoffverbrauch) zeigt sich bei Excel im Gegensatz zu üblichen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen der Vorteil, dass durch Excel-Formeln diese relativ einfach (ohne ansonsten erforderliche Zusatzprogrammierung) dargestellt werden können.
In den Rezepturen müssen auch der mögliche Anfall und die Verwendung von Kuppelprodukten berücksichtigt werden. Außerdem sind auch eine oder mehrere Halbfertigproduktstufen abbildbar. Dies sind charakteristische Prozessvorgänge, die häufig in der Lebensmittelindustrie stattfinden (z. B. Hauptprodukt Butter – Kuppelprodukt Buttermilch; Halbfertigproduktstufe Butter lose – Fertigprodukte Butter 125 g Stück, Butter 250 g Stück, Butter 25 kg Block).
3.2.2 Arbeitspläne
Rezepturen, Arbeitspläne und Kostenstellenpläne mit Excel abbilden.
Als nächstes werden die Arbeitspläne abgebildet. Das bedeutet, dass je Fertig- und Halbfertigprodukt die Abfolge und die planmäßige Beanspruchung der betreffenden Hauptkostenstellen oder Prozesse bei der Produktion festgehalten wird. Einen Auszug aus einem beispielhaften Arbeitsplan zeigt Abb. 3.
Abb. 3: Beispielhafter Aufbau eines Arbeitsplans in Excel
3.2.3 Kostenstellenpläne
Im nächsten Schritt ist es erforderlich, in den sog. Kostenstellenplänen darzustellen, welche Faktorverbräuche in einer Kostenstelle in Abhängigkeit von der Beanspruchung durch die Fertigprodukte und Halbfertigprodukte (mengenabhängige Bezugsgröße 1) und in Abhängigkeit von tagesbezogenen Rüst- und Reinigungskosten (Bezugsgröße 2) an...