Professionelles Berichtswesen: Variable Daten mit dynami ... / 2.1 Gültigkeitslisten einrichten

Mit einer in Excel definierten Gültigkeitsliste können Sie festlegen, welche Inhalte in von Ihnen ausgewählten Zellen der Arbeitsmappe eingegeben werden können. Dazu ist an beliebiger Stelle eine Liste einzurichten, in der alle gültigen Inhalte hinterlegt werden. Anschließend bestimmen Sie jene Eingabezellen, deren Aufnahmefähigkeit entsprechend der Listeninhalte reduziert sein soll. Wie das technisch gelingt, ist weiter unten beschrieben.

Grundsätzlich werden an die Lokalisierung und die Beschaffenheit von Gültigkeitslisten keine speziellen Ansprüche gestellt. Dennoch ist eine klare, übersichtliche Gestaltung, wie sie hier im Arbeitsblatt Listen vorgenommen wurde (s. Abb. 3), von Vorteil.

Abb. 3: Diese 3 Listen ermöglichen – auf Umwegen – die Dynamik des Modells

In den Listenköpfen (Zeile 5) sind die Bereichsnamen dokumentiert, die den darunter befindlichen Listen zugewiesen wurden; z. B. hat der Zellbereich C6:C9 den Bereichsnamen ListeMaxMin. Eine derartige Festlegung von Namen ist optional, sie erzeugt aber – in diesem Modell besonders wichtig – ein verbessertes Verständnis der Konstruktion.

Hinweis

Zugriff auf den Namensmanager

Den Namensmanager erreichen Sie auf dem Befehlsweg Formeln → Definierte Namen → Namensmanager oder schneller mit der Tastenkombination Strg + F3.

Nach der Beschreibung der vorbereitenden Arbeiten nun aber zum technischen Kern des vorliegenden Beispiels: Sie erzeugen in einer der gelben Zellen des Blattes Tabellen 2020 einen Text, der in einer mit dieser Zelle verbundenen Liste enthalten ist. Dann kommt das Wichtigste: Eine Formel in einer Formatierungsregel oder in einer anderen Zelle entnimmt dem aktuell in der Gültigkeitszelle befindlichen Text einen bestimmten Teil. In unserem Beispiel sind es jeweils ein oder 2 Zeichen:

• Von den Texten der Liste mit dem Bereichsnamen ListeMaxMin wird zur Weiterverarbeitung das jeweils letzte Zeichen entnommen, also x, n, s oder e.
• Von den Texten der Liste mit dem Bereichsnamen ListeZahlenFormat wird das jeweils erste Zeichen entnommen, also A, B, C oder D.
• Von den Texten der Liste mit dem Bereichsnamen ListeProdukte werden die jeweils ersten beiden Zeichen entnommen, also 01, 02 usw. bis 13.

Eine detaillierte Beschreibung der verwendeten Formeln finden Sie unter Kapitel 2.3. Solche Festlegungen sind willkürlich, jede andere Ihnen günstig erscheinende Verwendung wäre ebenso möglich und effektiv. Selbstverständlich wäre es auch denkbar, die Volltexte der Liste zur Weiterverarbeitung mittels Formeln zu gebrauchen. Allerdings wäre das, wie Sie bei den relevanten Formelkonstruktionen sehen werden, unpraktisch.

Praxis-Tipp

Listeninhalte systematisieren

Grundsätzlich sind bei den hier vorgestellten, sehr ungewöhnlichen Verwendungen der Gültigkeitslisten streng systematische, leicht verständliche Textgestaltungen vorteilhaft. Eine Verwendung von A, B, C usw. oder von 1, 2, 3 usw. ist natürlich sehr viel eingängiger als die hier ebenfalls demonstrierte Verwendung von x, n, s, e.

Letztere kommt nur deswegen zum Einsatz, um deutlich zu machen, dass bei dem hier praktizierten Verfahren letztlich alles nutzbar ist, was nützlich erscheint und was eindeutig ist – in der Liste also auf diese Art nur einmal vorkommt.