Projektcontrolling: Instrumente in klassischen und agile ... / 1.1 Projektstatusmeeting

Ein Projekt kann man sich vorstellen wie einen lebenden Organismus. Das Projektstatusmeeting ist das Herz des Projektes. Bei einem gesunden Erwachsenen ist der Herzschlag zwischen 60 und 80 Schlägen pro Minute. Die Herzschläge sollten leicht variieren. Wenn alle Schläge genau gleich lang sind, dann ist es ein Zeichen von Stress. Genauso sollte ein Projektstatusmeeting betrachtet werden. Es sollte regelmäßig, ritualisiert durchgeführt werden. Projektteams, die sich unregelmäßig treffen, bekommen schnell Herzrhythmusstörungen. Die Wirkung ist dann, dass das Projekt auch schnell in Schieflage kommt.

Praxis-Beispiel

Änderung beim Statusmeeting bringt Projekt auf Kurs

In einem Telekommunikationsprojekt in München wurde ich als Projekt-Coach angestellt. Bei dem ersten Statusmeeting, an dem ich teilgenommen habe, saßen 17 Projektteammitglieder in einem viel zu kleinen Raum. Das Meeting war für eine Stunde angesetzt und dauerte über 2 Stunden. Während dieser 2 Stunden hatten 2 Teammitglieder über 80 % der Redeanteile. Die Motivation war gedrückt (um es nett auszudrücken). Was würden Sie in dieser Situation machen?

Zuerst haben wir die Struktur des Meetings geändert. Jedes Team durfte nur eine Folie mit dem Projektstatus präsentieren. Wir hatten 5 Teilprojektteams und jedes Team bekam 7 Minuten Präsentationszeit. 7 Minuten, weil es gut klang und sich gut anfühlte. Bei dem ersten neuen Statusmeeting begann das erste Team. Zeigte seine Folie über Beamer mit Schriftgröße 6 Pt. Daraufhin gab es eine Diskussion, welche minimale Schriftgröße jetzt hilfreich ist. Wir haben uns nach einer 90-minütigen Diskussion auf 16 Pt geeinigt. Zusätzlich besorgte ich einen Timer aus dem Internet, der parallel von 7 auf 0 zählte. In dem Meeting wurden nur noch Lösungen besprochen und Vereinbarungen getroffen, wer mit wem reden muss. Die beiden Hauptakteure bekamen ein eigenes Meeting. 3 Monate später dauerte das wöchentliche Statusmeeting 35 Minuten und das Projekt war wieder auf Kurs, weil das Team die notwendige Motivation hatte. Die Veränderung des Statusmeetings wurde als Wendepunkt im Projekt betrachtet.

Ein Statusmeeting sollte kurz und knapp gehalten werden. Die Leitfragen sind: Wo stehen wir gegenüber dem Plan? Wo werden wir enden, wenn wir so weitermachen wie bisher (Prognose)? Wo können wir schneller, günstiger, qualitativ besser werden? Welche Entscheidungen brauchen wir vom Auftraggeber?

Damit es gut funktioniert, braucht ein erfolgreiches Statusmeeting folgende Zutaten:

1. Eine Standard-Tagesordnung mit Zeiten und Verantwortlichkeiten;
2. eine gepflegte Offene-Punkte-Liste (OPL), die auch als Ergebnisprotokoll dient;
3. eine Liste mit Projektentscheidungen (Es soll Projektleiter geben, die stundenlang in Protokollen nach getroffenen Entscheidungen suchen);
4. ein aktuelles Risikoregister.

Übrigens eignet sich die OPL gut als Sekundärkennzahl für die Teamleistung. Die Anzahl der offenen Punkte und die Bearbeitungsdauer, bis die Punkte geschlossen sind geben einen Rückschluss darauf, wie engagiert das Team an deren Bearbeitung tätig ist. Wird die Liste immer länger und die Bearbeitungszeit auch, dann ist es ein Hinweis, dass die Teamleistung nachlässt. Ein weiterer Hinweis ist die Teilnahme der Teammitglieder am Statusmeeting. Fehlen Mitglieder regelmäßig ist das ebenfalls ein Hinweis, dass etwas anders läuft als geplant.