Projektcontrolling: Instrumente in klassischen und agile ... / 1.3 Professionelles Risikomanagement zur Problemvermeidung

Ein wichtiges Instrument der Projektsteuerung ist das Risikoregister (siehe Excel-Tabelle). Ein aktives Risikomanagement trägt wesentlich zum Projekterfolg bei. Nun werden Risiken häufig als Teil des Projektstatusmeetings behandelt. Hier liegt ein latentes Problem: Die Risiken sind der letzte Tagesordnungspunkt und dieser wird dann, bei Zeitproblemen gestrichen. Ein alternatives Vorgehen ist ein separates monatliches Meeting zur Risikoverfolgung für die negativen Risiken und ein weiteres Meeting für die positiven Risiken, auch bekannt als Chancen.

Zuerst wird im Projektteam besprochen, wie das Risikomanagement durchgeführt werden soll.

• Wer kann positive und negative Risiken melden?
• Wie werden diese Risiken in das Risikoregister aufgenommen?
• Welche Besprechungen werden für das Risikomanagement durchgeführt?

Wichtig sind zwei unterschiedliche Besprechungen. Wenn negative Risiken bearbeitet werden, ist ein kritischer Gefühlszustand wichtig. Das geht einfacher, wenn alle Teilnehmer des Meetings in einer Reihe sitzen und auf das Risikoregister schauen. Bei positiven Risiken sollten die Mitglieder im Kreis stehen mit Blick nach oben. Hilfreich sind bei der Bearbeitung von positiven Risiken auch Kreativitätstechniken wie die Walt-Disney-Methode oder die Six-Thinking-Hats. Beide Risikotypen in einer Besprechung zu bearbeiten führt zu suboptimalen Ergebnissen.

Das Risikoregister ist ein Arbeitsdokument des Projektteams.

Abb. 1: Risikomatrix zur Risikobewertung

Für das Projektcontrolling wird eine Portfoliodarstellung gewählt. Risiken sind dynamisch. Von daher sollten auch jeden Monat andere Risiken in der Grafik auftauchen. Ist das nicht der Fall, dann greifen entweder die Maßnahmen zur Risikobewältigung nicht oder das Projektteam kümmert sich stiefmütterlich um das Risikomanagement (was häufiger der Fall ist).

Praxis-Beispiel

Risikomanagement als Erfolgsfaktor

Ein Programmleiter hat in einem Vortrag gesagt: In der letzten Woche des Monats haben wir Risikomanagement gemacht. Montag begannen die Arbeitspaketverantwortlichen, am Dienstag wurden die Risiken auf Teilprojektebene verdichtet, am Mittwoch auf Projektebene. Und am Donnerstag auf Programmebene. Freitags wurden die Risiken mit den entsprechenden Risikobewältigungsmaßnahmen und Notfallplänen dem Lenkungskreis präsentiert.

Dieser Prozess allein war ein Erfolgsfaktor für das Programm. Wir waren dadurch früher fertig und blieben im Budgetrahmen.

Das Risikobudget, welches sich aus dem Risikomanagement ergibt, sollte als eigenes Budget geführt werden. Ein Risiko hat eine Wahrscheinlichkeit unter 1, von daher kann es eintreten. Es fest im Projektbudget einzuplanen ist ein methodischer Fehler. Der Verbrauch des Risikobudgets ist eine wichtige Steuerungsgröße. Wird das Budget zu schnell verbraucht, ist das Projekt entweder hochinnovativ oder grundsätzlich falsch geplant. In beiden Fällen sollte die Möglichkeit eines frühen Projektabbruchs in Betracht gezogen werden.

Hinweis

Excel-Tool Risikoregister

Das hier vorgestellte Risikoregister finden Sie in dem Excel-Tool "Risikoregister". Darin werden die einzelnen Risiken beschrieben und die jeweils einfache Zahlenbeispiele. Diese Tabellen können Sie als Grundlage für eigene Berechnungen heranziehen.