Projektkalkulation: So führen Sie eine Projektkalkulatio ... / 3.3 Projektsteuerung

Größere Projekte und Vorhaben, die über einen Zeitraum von mehreren Monaten laufen, benötigen eine ständige Erfolgskontrolle. Es gilt, bei Abweichungen vom Plan schnellstmöglich adäquate Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Die Projektsteuerung umfasst dabei nicht nur die Überwachung von Einnahmen, Ausgaben und Ressourceneinsatz. Ein ebenso zentraler Punkt ist die Überwachung der Termineinhaltung. Hierzu müssen so zeitnah wie möglich die erforderlichen Istdaten erfasst und den Sollwerten zum Zeitpunkt der Betrachtung gegenübergestellt werden. Mit der zeitgleichen Zuordnung von Soll- und Istwerten steht und fällt eine gute Projektsteuerung. Im Anschluss an die Erfassung der Daten erfolgt eine Ursachenanalyse bei möglichen Abweichungen. Um zu einem schnellen Ergebnis mit konkreten Handlungsempfehlungen zu gelangen, hat es sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen, mit der Analyse der 3—5 größten Abweichungen zu beginnen. In der Regel können hiermit bereits rund 80 % aller Abweichungen geklärt werden.

Priorität für Termineinhaltung

Projekte sind in der Regel auf einen fest definierten Endtermin ausgerichtet. Entweder fixieren vertragliche Zusicherungen gegenüber einem Kunden diesen Termin oder er ist durch interne Vorgaben und/oder Folgeaktivitäten bedingt. Verzögerungen, egal aus welchem Grund, haben regelmäßig hohe Aufwände zur Folge, sei es in Form von zu zahlenden Vertragsstrafen bei externen Projekten oder sei es, dass durch Verschiebungen bei internen Vorhaben Folgekosten entstehen, weil z. B. höhere Lagerkosten entstehen, wenn Materialien und Vorprodukte für einen anderen Auftrag zwischengelagert werden müssen oder Personal noch gebunden ist, das eigentlich bereits für ein anderes Projekt eingesetzt werden sollte. Oberste Priorität muss daher grundsätzlich die Einhaltung d...