Gründe
Genauso, wie es sehr unterschiedliche Arten des Scheiterns von Projekten gibt, gibt es auch die unterschiedlichsten Einflussfaktoren, die Projekte zum Scheitern bringen. Doch immerhin lassen sich diese in Kategorien einordnen:
- Projektmanagement: Fehlendes oder unzureichendes Projektmanagement kann auf verschiedenste Art und Weise Projekte zum Scheitern bringen.
- Projekt-Controlling: Fehlendes, aber auch übertriebenes Projekt-Controlling kann für Projekte zum Verhängnis werden.
- Projektumfeld/Infrastruktur: Auch mangelnde Unterstützung aus dem Projektumfeld kann Projekte zum Scheitern bringen.
- Organisation: Die Aufbau- und Ablauforganisation können ganz wesentlich zum Scheitern von Projekten beitragen.
- Ressourcen: Ohne die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle ist jedes Projekt zum Scheitern verurteilt.
2.1 Projektmanagement
2.1.1 Faktor 1: Unklare oder nicht vorhandene Zielvorgaben und überhöhte Erwartungen
Klare Zielvorgaben
Projekte leben davon, dass zu Beginn klar definiert wird, wo es langgeht. Und das nicht nur inhaltlich – auch die benötigten Ressourcen, die vorgesehenen Termine und eventuelle Meilensteine müssen festgelegt werden. Wie will man den Erfolg eines Projekts überhaupt messen, wenn vorher nicht klar ist, was bis wann mit welchen Mitteln erreicht werden soll? Mit unklaren Zielvorgaben geht oft eine überhöhte Erwartungshaltung einher: Da man sich keine genauen Gedanken über detaillierte Projektziele gemacht hat, ist man sich nicht bewusst, welche Ressourcen und welchen Zeitbedarf das Projekt benötigt. Das Optimalziel hat man dennoch, wenn auch verschwommen, vor Augen. Die Enttäuschung ist somit vorprogrammiert.
2.1.2 Faktor 2: Ständig wechselnde Zielvorgaben ("Moving Targets")
Projektziele als Grundlage für Projektplanung
Genau so schlecht wie unklare oder nicht vorhandene Zielvorgaben sind ständig wechselnde Zielvorgaben. Denn wenn das Projektziel ständig geändert wird, ist es schwer, auf Kurs zu bleiben. Selbst wenn dies gelingen sollte, geht durch die ständige Nachjustierung der Projektplanung jedwede Effizienz verloren.
2.1.3 Faktor 3: Unzureichende Projektvorbereitung
Sorgfältige Projektvorbereitung als Erfolgsfaktor
Kennen Sie das? Eine Projektidee steht im Raum, alle sind begeistert, man legt sofort los nach dem Motto "bei uns werden schließlich Nägel mit Köpfen gemacht!". Einer der sichersten Wege, ein Projekt zum Scheitern zu bringen! Denn auch wenn die Idee noch so gut ist – eine sorgfältige Ausarbeitung der Projektziele, Überprüfung der zugrunde liegenden Annahmen, Schätzung der benötigten Ressourcen etc. sind Grundvoraussetzungen für einen reibungslosen und erfolgreichen Projektablauf.
2.1.4 Faktor 4: Keine Vorselektion von Projektvorschlägen
Nicht jede Projektidee muss umgesetzt werden
Die Ausgangssituation ist vergleichbar mit Faktor 3: Alle Erfolg versprechenden Projektvorschläge werden in die Tat umgesetzt. Das kann nicht funktionieren, denn eine halbwegs funktionierende Projektorganisation hat immer mehr Projektideen als Ressourcen. Daher sollte immer eine Selektion von Projekten anhand feststehender Kriterien erfolgen. Zum Beispiel sollte auch bei der besten Idee noch überprüft werden, ob diese auch mit der Unternehmensstrategie harmoniert.
Im Rahmen eines Projektportfoliomanagements sollte auch auf eine ausgewogene Projektlandschaft Wert gelegt werden, sodass in der Praxis oft auch interessante Projektvorschläge abgelehnt werden.
2.1.5 Faktor 5: Fehlende Standardisierung des Projektmanagements
Regeln für das Projektmanagement
Es kann nicht funktionieren, wenn jedes Projekt nach anderen Regeln gemanagt wird. Denn Konflikte zwischen Projekten oder (je nach Art der Organisation) zwischen Projekt und Linie sind normal. Doch wie will man sich über den Einsatz der knappen Ressourcen einigen, wenn keine einheitlichen "Spielregeln" existieren? In der Regel siegt dann der, der am lautesten schreit, was nicht zum Erfolg der Projekte beiträgt.
2.2 Projekt-Controlling: Projektplanung, -umsetzung, -kontrolle und -abschluss
2.2.1 Faktor 6: Fehlende Projektfortschrittskontrolle
Defition von Kosten, Meilensteinen und Kennzahlen
Viele Projekte scheitern vor allem deshalb, weil man viel zu lange nicht merkt, dass sie am Scheitern sind. Was zunächst paradox klingen mag, beschreibt einen Grundgedanken des Controllings: "You can't manage what you can't measure".
Wenn man die Projektkosten nicht erfassen kann, weil zum Beispiel keine Zeiterfassung oder keine Projektdimension in der Kostenrechnung existiert, ist es praktisch unmöglich festzustellen, ob das Projekt das Budget einhält. Genauso lässt sich eine Einhaltung des Terminplans nur schwer nachvollziehen, wenn keine Meilensteine definiert wurden. Auch die inhaltliche Qualität des Projektfortschritts lässt sich schwer messen, wenn im Vorfeld keine Messgrößen definiert wurden.
2.2.2 Faktor 7: Unzureichende Beachtung des Faktors "Qualität"
Wenn man dann einmal so weit ist, Kosten und Termine sauber zu verfolgen, zum Beispiel mithilfe der Earned Value Analysis, bleibt immer noch die große Unbekannte im magischen Projektdreieck, welches in Abb. 1 dargestellt ist: die Qualität. Denn was nützt es, wenn das Projekt wirklich pünktlich beendet wird und im Budgetrahmen blieb, wenn dann der Auftraggeber (intern oder extern) unzufrieden mit dem Resultat ist?
Abb. 1:Das magische Dreieck des Projekt-Controllings
Zugegeben, die Messung der Projektqualität erweist sich als schwerer Brocken, denn die Messkriterien sind nicht so offensichtlich wie bei Kosten ...