Zusammenfassung
Die Prokura ist ein besonderer Fall der rechtsgeschäftlich erteilten Vertretungsmacht, also eine Vollmacht. Der Umfang dieser besonderen handelsrechtlichen Vollmacht ist gesetzlich festgelegt. Vollmachtgeber ist ein Kaufmann oder eine Handelsgesellschaft, wie z. B. eine GmbH. Der Prokurist handelt im Rechtsverkehr als Vertreter des Unternehmers. Die Prokura wird bei der GmbH durch die Geschäftsführer mittels ausdrücklicher Erklärung auf der Grundlage eines Beschlusses der Gesellschafter erteilt.
1 Umfang der Prokura
Mit der Prokura ermächtigt die GmbH den Prokuristen zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb des Handelsgewerbes mit sich bringt. Das sind z. B.:
- Bestellung von Waren
- Abschluss von Verträgen
- Veranlassen von Zahlungen wie Lohnüberweisungen, Rechnungsbegleichung
- Beauftragen von Dienstleistungen (Berater, Service-Firmen usw.)
Dabei wirken die rechtsgeschäftlichen Erklärungen des Prokuristen nach § 164 Abs. 1 BGB unmittelbar für und gegen die GmbH. Ausgenommen von dieser Vollmacht sind lediglich die Veräußerung und Belastung von Grundstücken, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Genehmigung dazu vor (vgl. § 49 HGB). Der Prokurist darf allerdings keine Anmeldungen beim Handelsregister vornehmen, er unterzeichnet auch nicht den Jahresabschluss und stellt auch keinen Insolvenzantrag. Auch ist er nicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses berechtigt. Die vorgenannten Aufgaben fallen vielmehr in die Zuständigkeit der Geschäftsführer.
2 Wem darf Prokura erteilt werden?
Der Prokurist muss eine natürliche Person sein. Einer Personengemeinschaft oder einer juristischen Person kann keine Prokura erteilt werden. Prokurist kann jeder Geschäftsfähige, aber auch ein beschränkt Geschäftsfähiger (Minderjähriger) sein (siehe § 165 BGB).
3 Handlungsbevollmächtigte ohne Prokura
Auch andere Angestellte eines Unternehmens handeln oft in Vollmacht des Unternehmers. Wer kein Prokurist ist und trotzdem bestimmte Geschäfte ausführen darf, dessen Vollmacht erstreckt sich auf alle Geschäfte und Rechtshandlungen, die ein derartiges Handelsgewerbe üblicherweise mit sich bringt. Hat ein Angestellter zwar keine Prokura, aber ansonsten eine umfassende Bevollmächtigung, so nennt man ihn einen Handlungsbevollmächtigten. Die Handlungsvollmacht kann ausgestellt sein:
- als Generalhandlungsvollmacht, die Geschäfte umfasst, die ein derartiges Handelsgewerbe gewöhnlich mit sich bringt
- als Arthandlungsvollmacht, z. B. für den Bereich Einkauf oder Vertrieb
- als Einzelhandlungsvollmacht, für ein einzelnes Geschäft, z. B. für den Erwerb eines neuen Dienstwagens.
Handlungsvollmacht schriftlich erteilen
In der Praxis sollte eine Handlungsvollmacht schriftlich erteilt werden und den Aufgabenbereich präzise umschreiben, damit Klarheit über den Umfang der Vertretungsmacht besteht. Hierbei sollte sich eine Handlungsvollmacht immer auf eine fest definierte und auch zeitlich beschränkte Aufgabe beziehen und diese möglichst genau umschrieben werden (z. B. alle Handlungen, die im Zusammenhang mit dem Auftrag für die Firma XL entstehen).
Der Handlungsbevollmächtigte zeichnet die Korrespondenz, um sich vom Prokuristen zu unterscheiden, mit "i. V." oder "für". Der Prokurist zeichnet mit einem die Prokura andeutenden Zusatz, üblicherweise mit dem Zusatz "ppa" vor seiner Unterschrift (vgl. § 51 HGB).
4 Aufteilung der Vertretungsmacht
Wie bei der Gesamtvertretung durch mehrere oder alle Geschäftsführer kann auch für Prokuristen gemeinsames Handeln vorgesehen sein. Die Prokura kann an eine einzige Person erteilt werden, aber auch an mehrere Personen gleichzeitig in der Form, dass diese nur zusammen handelnd Willenserklärungen mit Wirkung nach außen abgeben können (Gesamtprokura).
Gemeinsames Handeln muss nicht gleichzeitiges Handeln sein. Die Willenserklärungen können auch nacheinander abgegeben werden, so dass das Rechtsgeschäft mit Abgabe der letzten Erklärung wirksam wird. Auch kann der eine Gesamtprokurist dem anderen im Voraus seine Einwilligung erteilen oder nachträglich genehmigen. Außerdem ist es möglich, dass der eine Gesamtprokurist den anderen bevollmächtigt, eine Willenserklärung für ihn abzugeben.
Inhaltlich kann Prokura nicht beschränkt werden. Die Beschränkung der Prokura auf eine Niederlassung, die unter einer anderen Firma betrieben wird, ist rechtlich zulässig (§ 50 Abs. 3 HGB). Auch kann sie mehreren Prokuristen auch nur gemeinschaftlich als sog. Gesamtprokura erteilt werden. Die Prokura durch Gesamtvertretung kann auch an einen Geschäftsführer geknüpft werden ("unechte" oder "gemischte Gesamtprokura" nach § 125 Abs. 3 HGB). Danach kann der Gesellschaftsvertrag bestimmen, dass der Geschäftsführer die Gesellschaft nur gemeinsam mit einem weiteren Geschäftsführer oder zusammen mit einem Prokuristen vertreten darf. Gesamtprokura kann auch in der Weise erteilt werden, dass die Vertretungsmacht des Geschäftsführers einzeln besteht und nur die des Prokuristen an die Mitwirkung des gesetzlich...