Prozessanalyse als Voraussetzung für die erfolgreiche Di ... / 1.2 Beschreibung des Projektes

Das hier zu beschreibende Projekt fand statt in einem Unternehmen der Elektronikfertigung mit eigener Entwicklung mit rund 1.000 Mitarbeitern und 350 Mio. EUR Umsatz. Das Unternehmen ist in einer regulierten Branche tätig und es gibt dort eine gute Beschreibung der Geschäftsprozesse. Das Unternehmen funktioniert gut und ist wirtschaftlich erfolgreich, jedoch wird zunehmend über die weitere Beschleunigung der Geschäftsprozesse nachgedacht, um den o. g. Entwicklungen zu begegnen und die Marktanforderungen zu befriedigen. Die Handlungsoptionen sind vielfältig:

• Verbesserung der bestehenden IT-Unterstützung, z. B. durch Eliminieren von Medienbrüchen;
• Einsatz neuer IT-Systeme, die gleich mehrere bestehende IT-Systeme ersetzen und damit Schnittstellen eliminieren und Abläufe beschleunigen;
• Erhöhung der Transparenz von Daten und Informationen, um damit bessere und schnellere Entscheidungen treffen zu können (vor allem in empathiebezogenen Prozessen);
• vollständige Automatisierung von Prozessen, z. B. über Workflows.

Diese Optionen bieten sich sowohl im Kernbereich der Wertschöpfung, also der Fertigung und der fertigungsnahen Bereiche, als auch in der kompletten Entwicklung und sogar der Administration und dem Qualitätsmanagement an.

Wesentlicher Inhalt des Projekts war es, die Datenflüsse im gesamten Unternehmen transparent zu dokumentieren. Diese Dokumentation sollte dann dazu dienen,

• die Datenflüsse zu analysieren, bzgl. evtl. Schwachstellen, und daraus Verbesserungsmaßnahmen für die kontinuierliche Prozessverbesserung abzuleiten;
• für anstehende große IT-Projekte eine optimale Arbeitsgrundlage zu bereiten, um die Durchführung der Projekte in möglichst kurzer Zeit mit möglichst wenig Störungen im Tagesgeschäft und mit möglichst großem wirtschaftlichem Erfolg durchzuführen;
• eine einheitliche Dokumentation aufzubauen, die kontinuierlich weitergeführt werden soll, um zukünftige Anwendungen, z. B. neue große IT-Projekte, zu fördern und zu unterstützen.

Die Erwartung zu Beginn war, dass der Fokus auf der Unterstützung der großen IT-Projekte liegen würde. Tatsächlich stellte sich heraus, dass das Projektergebnis deutlich stärker zu einer Verbesserung der Prozesse mit kleinen Maßnahmen beitrug.

Ein grundlegendes Element jeder vollständigen Prozessbeschreibung ist die Definition der IT-Systeme und -Tools sowie deren Zusammenwirken. Oft gibt es Schnittstellenprobleme, Insel-Lösungen, Redundanzen in den Funktionalitäten etc. Gerade in einem großen, dezentralisierten Unternehmen entwickeln sich separate Lösungen, die letztlich zu einer großen Liste von IT-Applikationen führen, die entflochten werden muss, um eine gute Basis für effektive und effiziente Prozessautomatisierungen zu schaffen.

Auch dieses Ziel wurde implizit mit dem Projekt verfolgt. In Summe bestand das Ziel des Projekts also in der Schaffung einer hohen Transparenz

1. in allen Datenflüssen
2. entlang aller Geschäftsprozesse
3. über alle Systeme
4. in allen Standorten hinweg,
5. inkl. der Anbindung der wesentlichen Dienstleister.

Auf diese Weise legte das Projekt "Datenfluss-Dokumentation und -analyse" den Grundstein für viele Anwendungsbereiche der Prozesssteuerung.