Prozessdarstellung als zentraler Bestandteil des Aufbaus ... / 3 Darstellung von Prozessen

3.1 Ebenen der Prozessdarstellung

Für die Erstellung einer angemessenen Dokumentation ist es wichtig, die verschiedenen Ebenen der Prozessdarstellung zu berücksichtigen. Für die Darstellung von Prozessen und deren Wechselwirkungen ist oft eine Grobdarstellung der Unternehmensprozesse ausreichend, während man z. B. für die Beschreibung eines Fertigungsprozesses den Gesamtprozess in sinnvolle Unterprozesse unterteilt und diese darstellt. Auf der Handlungsebene kann es sinnvoll sein, jeden einzelnen Schritt darzustellen (Abb. 2).

Abb. 2: Ebenen der Prozessdarstellung

3.2 Instrumente der Prozessdarstellung

Die klassische Darstellungsform für Abläufe ist das Flussdiagramm, wie es in Abb. 3 beispielhaft abgebildet ist.

Abb. 3: Flussdiagramm als Beispiel einer Prozessdarstellung (Ablauf einer Geschäftsprozess-FMEA)

Die Erstellung solcher Flussdiagramme kann mithilfe von Software erfolgen.

Dies ist aber nicht die einzige Möglichkeit, Prozesse darzustellen. Auch mithilfe von sog. "mindmaps" können Prozesse übersichtlich dargestellt werden (Abb. 4). Diese Darstellungsart eignet sich insbesondere für die Erstellung von Prozesslandkarten.

Abb. 4: Prozesslandkarte

Bestechend ist die Übersichtlichkeit und visuelle Zuordnung von Unterprozessen und weiteren Detailprozessen zum jeweiligen Hauptprozess. Man hat die Möglichkeiten, sich verschiedene Detaillierungsebenen anzeigen zu lassen.

Alle Unternehmensprozesse können sich systematisch in 3 Kategorien einteilen lassen:

1. Steuernde Prozesse (Geschäftsleitung, Organisationsprozesse etc.),
2. Operative Prozesse (Fertigung, Beschaffung, Logistik etc.),
3. Unterstützende Prozesse (Wartung, EDV, Prüfmittellenkung etc.).

3.3 Prozessdarstellung von Haupt- und Unterprozessen

Die gute alte Verantwortungsmatrix in Tabellenform (Abb. 5) kann eine durchaus ausreichende Darstellungsform von Prozessen sein. Sie dokumentiert gleichzeitig die für Managementsysteme geforderte Zuweisung von Verantwortlichkeiten für Teilprozesse und Tätigkeiten.

Abb. 5: Verantwortungsmatrix am Beispiel eines Beschaffungsprozesses

3.4 Vorgehen bei Prozessdarstellungen

3.4.1 Teamarbeit

Wie oben bereits dargestellt, sollen Prozesse nicht in Einzelarbeit definiert und dargestellt werden. Dafür gibt es mehrere Gründe:

Zum einen liefert der Blick interdisziplinärer Teams deutlich mehr Information bezüglich der sinnvollen Abgrenzung einzelner Prozesse. Das hilft, Naht- oder Schnittstellen besser zu verstehen und beugt dem Umstand vor, dass "weiße Flecken auf der Prozesslandkarte" entstehen. Zum anderen ist es eine Möglichkeit, herauszubekommen, wie Abläufe von den Beteiligten tatsächlich in der täglichen Praxis umgesetzt werden. Es kommt immer wieder vor, dass im Vorfeld von Prozessanalysen alle Teilnehmer behaupten, der betrachtete Prozess werde einheitlich umgesetzt. Bei der Darstellung ergeben sich dann doch zahlreiche Varianten, die zum Teil sogar unterschiedliche Ergebnisse haben. Mit einer Prozessdarstellung haben Sie also die Möglichkeit festzustellen, wie Prozesse aktuell gelebt werden. Schließlich ist der Teamprozess bei der Prozessdarstellung für sich allein schon förderlich für das gegenseitige Verständnis, erhöht die Transparenz im Unternehmen und beugt damit Vorurteilen vor.

3.4.2 Process mapping

Eine der wichtigsten Methoden der teamorientierten Prozessdarstellung ist das sog. "process mapping" (Abb. 6). In der klassischen Vorgehensweise wird unter Leitung eines Moderators ein Prozess auf einer oder mehreren Tafeln oder an einer Wand abgebildet. Die Tafeln/Wände werden mit Packpapier unterlegt und die Tätigkeiten einzeln auf Zettel geschrieben und auf der Tafel/Wand in die richtige Reihenfolge gebracht. Die Reihenfolge der Schritte kann durch Umpositionierung der Zettel problemlos geändert werden. Dabei wird jede Tätigkeit dem Bereich oder der Abteilung zugeordnet, in der sie stattfindet. Hat sich das Team auf den Prozess geeinigt, können zur besseren Übersicht Pfeile und Verzweigungen in den Prozess eingezeichnet werden. Das Ergebnis befindet sich auf einer Packpapierunterlage und kann zu Dokumentationszwecken fotografiert und für alle sichtbar präsentiert werden. Auf diese Weise kann bei Bearbeitung eines vorausgehenden oder Folgeprozesses immer wieder auf vorherige Ergebnisse zurückgegriffen werden.

Abb. 6: Darstellung eines schematischen Ablaufs mit "process mapping"

Praxis-Tipp

Post-it verwenden

Für eine erste und schnelle Präsentation eines Prozesses selbstklebende "post it" verwenden.

Es ergibt sich ein sehr genaues Bild, wie oft in einem Ablauf Verantwortlichkeiten wechseln. Hier gilt die Grundregel, dass ein Ablauf umso fehleranfälliger ist, je mehr Wechsel von Verantwortlichkeiten auftreten. Nach Darstellung des Ist-Zustandes kann das Team über Verbesserungen diskutieren und Soll-Prozesse entwickeln. Die Methode eignet sich also sowohl als Analyse- als auch als Verbesserungswerkzeug.

Diese Vorgehensweise erfordert gut ausgebildete Moderatoren. Die Hauptaufgaben des Moderators aus inhaltlicher Sicht sind dabei

• den darzustellenden Prozess klar abzugrenzen,
• dafür zu sorgen, dass für den Prozess der erforderliche Detaillierungsgrad festgelegt und auch eingehalten wird,
• auf eine knappe, aber unmissverständliche Beschreibun...