Im Rahmen der Tätigkeitsanalyse werden die repetitiven Tätigkeiten, welche in den jeweiligen Kostenstellen anfallen, systematisch erfasst. Eine repetitive, also eine sich wiederholende Tätigkeit kann z. B. bei der Kostenstelle Einkauf das Schreiben von Bestellungen sein. Hier ist es wichtig, sowohl die Menge, also wie oft diese Tätigkeit in einem bestimmten Zeitraum (z. B. Tag) ausgeführt und wie viel Zeit dazu benötigt wird, als auch die dadurch verursachten Kosten zu ermitteln.
Im Allgemeinen kommen im Rahmen der Tätigkeitsanalyse folgende Methoden zum Einsatz:
- Zeitaufschreibungen durch Mitarbeiter
- Einsatz arbeitswissenschaftlicher Methoden
- Arbeitsablauf-, Zeit- und Wertstudien der REFA
- Interviews der Kostenstellenleiter
Um ein Ausufern der Tätigkeitsanalyse zu vermeiden, sollten Sie eine Methode wählen, die möglichst einfach und kostengünstig durchzuführen ist. In der Praxis haben sich hier Zeitaufschreibungen durch Mitarbeiter und Interviews der Kostenstellenleiter als geeignetes Mittel erwiesen. Wenn es auf ganz exakte Zeitmessungen o. Ä. ankommt, werden andere Methoden vorzuziehen sein.
Vorgehensweise bei der Tätigkeitsanalyse
Zunächst werden alle Tätigkeiten oder Aktivitäten, welche auf einer Kostenstelle anfallen, in einer Liste erfasst. Diese Liste wird um eine Spalte mit den auf der Kostenstelle insgesamt anfallenden Zeiten ergänzt und in einer dritten Spalte werden Gesamtkosten der Kostenstelle, entsprechend der festgestellten Zeitinanspruchnahme, verteilt. Das Ziel der Tätigkeitsanalyse ist es, die Tätigkeiten auf den Kostenstellen darzustellen und diese jeweils mit einer Zeit/Mengen- und Kostengröße zu versehen.
Schritt 1: Tätigkeiten erfassen
Erstellen Sie eine Liste der auf den jeweiligen Kostenstellen anfallenden repetitiven Tätigkeiten.
Tätigkeiten einer Kostenstelle zuordnen
Nachfolgend sehen Sie Beispiele für kostenstellenspezifische Tätigkeiten:
Aktivitäten der Kostenstelle Einkauf
- Angebote einholen
- Bestellungen durchführen
- Reklamationen bearbeiten
- Lieferanten beurteilen
- Leitung der Abteilung Einkauf
Aktivitäten der Kostenstelle Materiallager
- Warenannahme
- Wareneingangsprüfung
- Einlagerung
- Warenentnahme
- Lagerleitung
Aktivitäten der Kostenstelle Verwaltung
- Fakturierung der Aufträge
- Personal verwalten
- Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durchführen
- Kontenführung Debitoren
- Kontenführung Kreditoren
- Leitung der Finanzbuchhaltung
Tragen Sie die ermittelten Tätigkeiten unter der Überschrift der jeweiligen Kostenstelle in die erste Spalte Ihrer Tätigkeitenliste (s. Tab. 1) ein.
Schritt 2: Zeiten aufnehmen
Stellen Sie fest, wie viel Zeit es benötigt, die jeweilige Tätigkeit einmal durchzuführen. Mögliche Methodik: Zeitaufschreibungen, arbeitswissenschaftliche Methoden, REFA, Interviews Kostenstellenleiter.
Auf Plausibilität achten
Prüfen Sie die Zeiten, welche Sie auf Basis von Befragungen oder Selbstaufschreibungen der Mitarbeiter und Kostenstellenleiter ermittelt haben, auf deren Plausibilität!
Schritt 3: Feststellen der Häufigkeit
Stellen Sie fest, wie oft die jeweilige Tätigkeit z. B. pro Jahr durchgeführt wird, und multiplizieren Sie diesen Wert mit der benötigten Zeit pro Tätigkeit.
Schritt 4: Umrechnung
Diesen Wert rechnen Sie dann auf Personaljahre um.
Ermittlung des Werts der Zeitinanspruchnahme
Wenn Sie auf der Kostenstelle Einkauf für die Tätigkeit "Angebote einholen" ermitteln, dass Sie im Schnitt hierfür 2 Personalstunden benötigen und im Jahr durchschnittlich ca. 440 Angebote einholen, so haben Sie für diese Tätigkeit einen gesamten Ressourceneinsatz von 880 Personalstunden der Kostenstelle Einkauf. Gesetzt den Fall, ein Personaljahr wird durchschnittlich mit 1.760 tatsächlich geleisteten Gesamtstunden angenommen, so ergibt sich für die Tätigkeit "Angebote einholen" ein Ressourceneinsatz von 0,5 Personaljahren (PJ).
(2 × 440) / 1.760 = 0,5 PJ
Diesen Wert tragen Sie in die zweite Spalte Zeitinanspruchnahme in Personaljahren hinter der jeweiligen Tätigkeit ein.
Schritt 5: Belastung der Kostenstelle
Errechnen Sie, mit welchem Anteil die jeweilige Tätigkeit die gesamte Kapazität der jeweiligen Kostenstelle in Anspruch nimmt, und verrechnen Sie die Gesamtkosten der Kostenstelle entsprechend dieser anteiligen Ressouceninanspruchnahme auf die jeweilige Tätigkeit.
Ermittlung des Werts der anteiligen Kosten
Die Kostenstelle Einkauf hat hier im Beispiel eine gesamte Inanspruchnahme von 3,5 Personaljahren. Die Tätigkeit "Angebote einholen" benötigt 0,5 Personaljahre, was einem Anteil von einem Siebtel entspricht. Die gesamten auf der Kostenstelle Einkauf anfallenden Kosten liegen bei 175.000 EUR (diesen Wert entnehmen Sie Ihrer Kostenstellenrechnung). Davon ist ein Siebtel auf die Tätigkeit "Angebote einholen", d. h. 25.000 EUR, zu verrechnen.
Schreiben Sie diesen Wert in die dritte Spalte bei der Tätigkeit "Angebote einholen".
Mit dieser Vorgehensweise füllen Sie schrittweise die gesamte Tätigkeitenliste aus, so wie dies im Beispiel der Tabelle 1 Tätigkeitenliste mit Wertzuordnungen (Zeit und Kosten) dargestellt ist. Hier...