Prozesskostenrechnung: Durchführung der Prozessanalyse u ... / 2.3 Bestimmung der Kostentreiber

Kostentreiber charakterisieren den Output einer Aktivität oder eines Prozesses. Sie geben Auskunft darüber, warum Kosten anfallen und spielen deshalb eine dominante Rolle in Bezug auf die Kostenbeeinflussung bei Prozessen und Aktivitäten. Kostentreiber dienen dazu, Aktivitäten und Prozesse mengenmäßig zu erfassen.

Kostentreiber

Ein Kostentreiber für die Aktivität Warenannahme kann die Anzahl der Wareneingänge sein. Vereinfacht lässt sich sagen, dass jeder Wareneingang die Tätigkeit "Warenannahme" auslöst. Verändert sich die Anzahl der Wareneingänge, so beeinflusst dies direkt den Umfang der Warenannahmeaktivitäten.

Im Rahmen der Prozesskostenrechnung werden i. d. R. für die unterschiedlichen Aktivitäten unterschiedliche Kostentreiber zu identifizieren sein. Es kann auch vorkommen, dass für eine Aktivität mehrere mögliche Kostentreiber in Frage kommen können. Im folgenden Beispiel sind einige typische Kostentreiber, wie diese in der mitttelständischen Zulieferindustrie häufig vorkommen, aufgelistet.

Typische Kostentreiber

Typische Kostentreiber bei einem mittelständischen Zulieferbetrieb können sein:

• Anzahl der Aufträge
• Anzahl der Angebote
• Anzahl der Bestellungen
• Anzahl der Wareneinlagerungsvorgänge
• Anzahl der Kunden
• Anzahl der Lieferanten

Um die Prozesskostenrechnung übersichtlich zu gestalten, sollten in der Praxis nicht zu viele Kostentreiber verwendet werden. So können beispielsweise in einem überschaubaren mittelständischen Unternehmen ca. 7–10 identifizierte Kostentreiber völlig ausreichen, um damit ca. 80 % der Gemeinkosten abbilden zu können. Vom Prinzip her lässt sich sagen: Je höher die gewünschte Genauigkeit des Kostenrechnungssystems sein soll, desto mehr Kostentreiber kommen zwangsläufig zum Einsatz.

Kriterien zur Auswahl eines geeigneten Kostentreibers

Die Auswahl von geeigneten Kostentreibern sollte sich an den drei folgenden Kriterien orientieren:

1. Durchschaubarkeit und Verständlichkeit.
2. Proportionalität zur Beanspruchung der Ressourcen.
3. Erfassungskosten sollten so gering wie möglich sein.

Kriterien zur Auswahl eines geeigneten Kostentreibers

Ein ideales Beispiel, das allen drei oben genannten Kriterien voll entspricht, ist, wenn der Aktivität "Angebote schreiben" der Kostentreiber "Anzahl der Angebote" zugeordnet wird.

Der Zusammenhang beider Größen ist:

1. Klar durchschaubar und verständlich.
2. Der Zusammenhang verhält sich proportional, d. h. je höher die Anzahl der Angebote desto mehr Angebote müssen folglich auch geschrieben werden, was eine höhere Anzahl der Aktivität "Angebote schreiben" bedingt.
3. Der Kostentreiber "Anzahl der Angebote" ist relativ einfach zu erfassen oder sollte in Zeiten der EDV jedenfalls relativ einfach zu erfassen sein.

Um unsere Ausgangsfrage nach den Kosten eines Beschaffungsprozesses beantworten zu können, entscheiden wir uns hier für den Kostentreiber "Anzahl der Bestellungen", welchen wir später zur Berechnung des Prozesskostensatzes benötigen.

Ermitteln der Kostentreibermenge

Selbstverständlich müssen Sie jetzt noch die Kostentreibermenge feststellen, also die Frage beantworten, wie viele Bestellungen Sie im Betrachtungszeitraum (hier z. B. ein Jahr) durchführen. Ideal wäre es, wenn Sie die genaue Anzahl auf Knopfdruck über Ihre EDV ermitteln könnten. Ansonsten müssten Sie die Kostentreibermenge notfalls durch manuelles Zählen oder durch Schätzen ermitteln.