Rating: Unterlagen für das Bankgespräch zusammenstellen / 2 Betriebswirtschaftliche Auswertung

Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine Erweiterung einer Summen- und Saldenliste. Die Zahlen der Finanzbuchhaltung werden mittels einer BWA nicht nur strukturiert zusammengefasst, sondern zeitnah um das betriebswirtschaftliche Ergebnis eines Unternehmens erweitert. Von den Banken werden diese Auswertungen im Rahmen eines Rating-Prozesses – ergänzend zu den Jahresabschlüssen der letzten Jahre – zur Beurteilung der aktuellen finanziellen Situation eines Unternehmens herangezogen. Darüber hinaus werden Betriebswirtschaftliche Auswertungen von Banken zur Überprüfung der wirtschaftlichen Verhältnisse eines Kreditnehmers gem. § 18 KWG verwendet (vgl. "Jahresabschlüsse ").

Eine qualifizierte BWA ist unterteilt in einen Zahlenteil und einen Erläuterungsteil. Der reine Zahlenteil enthält Summen- und Saldenlisten sowie verschiedene kurzfristige Erfolgsrechnungen, i. d. R. sowohl für den Zeitraum eines Monats als auch für die Zeit seit dem letzten Bilanzstichtag. Standard sind zudem Vergleichswerte wie Vorjahres- oder Planzahlen. Einzelne Konten sollten sinnvoll und nachvollziehbar zusammengefasst, wichtige Aufwands- und Ertragskonten jedoch stets separat ausgewiesen werden. Für periodenfremde und außerordentliche Aufwendungen sind zudem eigene Konten anzulegen.

Entscheidend für die Aussagekraft einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung ist die richtige Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge, die nur in bestimmten Zeitabständen anfallen und sich wesentlich auf die Ertragslage des Unternehmens auswirken. Dazu zählen etwa:^[1]

• Abschreibungen,
• Weihnachts- und Urlaubsgeld,
• Jahresabschlusskosten,
• Subunternehmerleistungen,
• Zinsaufwendungen,
• Zinserträge für langfristige Ausleihungen,
• Zuführungen zu Pensionsrückstellungen,
• Auflösungen von Rückstellungen,
• Tantiemezahlungen,
• Gewerbesteuer.

Die Abgrenzung erfolgt durch gleichmäßige Verteilung der Beträge über die monatlichen Betriebswirtschaftlichen Auswertungen und sollte in Form einer Tabelle dokumentiert werden. Mit großer Sorgfalt vorgenommen werden muss die Ermittlung der Veränderungen des Vorratsvermögens. So muss z. B. der Wareneinsatz den exakten Verbrauch und nicht den Wareneinkauf wiedergeben.

Durch einen aussagekräftigen Erläuterungsteil sollen Fehlinterpretationen der zusammengestellten Daten durch Dritte – etwa die Bank – verhindert werden. Neben detaillierten Angaben zu außerordentlichen oder periodenfremden Aufwendungen und Erträgen sollte insbesondere auf die "exakte Erfassung und Verbuchung der Veränderungen des Vorratsvermögens sowie auf die Grundlage der Ermittlung des Wareneinsatzes oder der Ermittlung der unfertigen Leistungen"^[2] eingegangen werden. Gerade unter Rating-Gesichtspunkten reicht es nicht aus, dass nur ein von der EDV erstellter Ausdruck des Zahlenteils einer BWA an die Banken weitergegeben wird.

Da sich in den Auswertungen die Qualität der in der Buchhaltung enthaltenen Daten widerspiegelt, sind regelmäßige, vollständige und zeitnahe Buchungen sicherzustellen. Im Fall moderner, gepflegter und EDV-gestützter Buchhaltungssysteme kann die monatliche Erstellung einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung integriert und automatisiert werden. Empfehlenswert ist i. d. R., hierzu die Unterstützung durch den Steuerberater in Anspruch zu nehmen. Denn eine durch den Steuerberater erstellte BWA wird den Fremdkapitalgebern ein zuverlässiges Bild über die wirtschaftliche Situation des Kreditnehmers vermitteln, was die Kapitalaufnahme erleichtern sollte.

In der Praxis ist die von der DATEV entwickelte und von den meisten ihrer Wettbewerber übernommene "Kurzfristige Erfolgsrechnung" (BWA Nr. 1, vgl. Abb. 1) zum Standard geworden.^[3] Wird kein Steuerberater beauftragt, ist es empfehlenswert, sich an dieser Struktur zu orientieren.

Abb. 1: Die erste Seite einer DATEV-BWA nach dem Standardkontenrahmen 04 (SKR 04)

[1] Müller, A./ Müller, D., Die Qualitätsanforderungen an die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) im Sinne von § 18 Satz 1 KWG, Stb 2001, S. 434 und Müller, A./ Müller, D., Bilanzierung und Kreditvergabe, 2. Aufl., 2000, S. 177.

[2] Müller, A., Rating und § 18 KWG – Teil B Anforderungen an die Unternehmens- und Beraterpraxis, StuB 2002, S. 55.

[3] Knief, Unterjährige betriebswirtschaftliche Auswertungen in zukünftigen Rating-Verfahren, Der Betrieb 2002, S. 957.