Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung / 1 Rechtlicher Rahmen der elektronischen Rechnung

1.1 Umsatzsteuersystem: So wird die Umsatzsteuer erfolgsneutral

Umsätze von Unternehmern unterliegen regelmäßig der Umsatzsteuer. Der Steuersatz beträgt derzeit 19 % (in Ausnahmefällen 7 % und 0 %).^[1] Der leistende Unternehmer rechnet seinen erbrachten Umsatz (100 %) ab und schlägt, wenn der Regelsteuersatz gilt, zusätzlich noch einmal 19 % Umsatzsteuer auf. Der Kunde muss dann den Rechnungsbetrag i. H. v. 119 % begleichen.

Der leistende Unternehmer führt die 19 % Umsatzsteuer an das Finanzamt ab; es verbleiben ihm die der 100 % Umsatz (das umsatzsteuerliche Entgelt).^[2] Sofern der Kunde ebenfalls ein Unternehmer ist und er die Leistung für sein Unternehmen bezieht und nicht für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug ausschließen,^[3] kann er sich die 19 % Umsatzsteuer des Leistenden vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten lassen, sofern er im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist.^[4] Betriebswirtschaftlich ist er dann nur mit 100 % (dem umsatzsteuerlichen Entgelt des Leistenden) belastet.

[1] § 12 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 3 UStG.

[2] § 10 Abs. 1 Satz 1 und Satz 2 UStG.

[3] § 15 Abs. 2 und Abs. 3 UStG.

[4] § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.

1.2 Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung

Für die Rechtslage bis einschließlich 2024 gelten die folgenden Ausführungen (ein Ausblick auf die künftige, ab 2025 geltende Rechtslage findet sich unter^[1] Tz. 6.2): Seit etlichen Jahren dürfen Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden. Damit sind die Rechnung in Papierform und die Rechnung in elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist

• die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungserteilung

  und, dass

• die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
• die Unversehrtheit des Inhalts und
• die Lesbarkeit des Inhalts

gewährleistet sind.^[2]

[1] Elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern, Tz. 6.2 Elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.

[2] § 14 Abs. 1 UStG.

1.2.1 Zustimmung des Rechnungsempfängers

Für die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungserteilung bedarf es keiner besonderen Form.^[1] Sie kann schriftlich, mündlich oder mittels durchgeführter Praxis, also stillschweigend, erfolgen.^[2]

[1] Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 2 UStAE.

[2] Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 3 bis Satz 5 UStAE.

1.2.2 Echtheit der Herkunft

Mit dem Erfordernis der Echtheit der Herkunft soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.^[1]

[1] Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 2 UStAE.

1.2.3 Unversehrtheit des Inhalts

Unter Unversehrtheit des Inhalts versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können.^[1] Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, die Bezeichnung des Leistenden, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

[1] Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE.

1.2.4 Lesbarkeit des Inhalts

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will und darf das Finanzamt die elektronischen Rechnungsbelege elektronisch einsehen.^[1] Dazu muss in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden, die den elektronischen Inhalt lesbar macht. Ein Ausdruck lediglich auf Papier ist nicht zulässig.

[1] § 147 Abs. 6 AO.

1.3 Wie Nachweise erbracht werden können

Nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes^[1] müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts, die Lesbarkeit und die Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet sein. Diese Vorgaben können durch jedes betriebsspezifische Kontrollverfahren erreicht werden, wenn ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird.^[2] Dies kann z. B. durch folgende Überprüfungen erreicht werden:^[3]

• Übereinstimmung der Rechnung mit dem Lieferschein,
• Abgleich der gelieferten Art und Menge der Ware und der in Rechnung gestellten Leistung oder
• Prüfung der Kontonummer(n).

Wichtig sind hier eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens, die Dokumentation der Handlungsabläufe sowie die Aufzeichnung durchgeführter Kontrollen.

Hinweis

Qualifizierte elektronische Signatur/EDI-Verfahren

Die elektronische Signatur, wahlweise mit Anbieter-Akkreditierung bzw. das EDI-Verfahren sind aktuell bis einschließlich 2024 nicht zwingend erforderlich! Spezielle Verfahren für die elektronische Rechnung werden erst ab grundsätzlich 2025 vorgeschrieben.

[1] § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG.

[2] § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG.

[3] Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 4 UStAE.

1.4 Pflichten der Unternehmer

1.4.1 Rechnungsempfänger muss eine Rechnung vorweisen

Nur wer eine Leistung erhalten^[1] hat und im Besitz der dazugehörigen ordnungsgemäßen^[2] Rechnung ist, kann Vorsteuer dem Grunde nach abziehen.^[3]

[1] Wenn noch keine Leistung erfolgt ist, genügt auch eine geleistete Anzahlung und eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).

[2] § 14 und § 14a UStG.

[3] § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 1 und Satz 2 UStG.

1.4.2 Rechnungsaussteller muss eine Rechnung ausstellen

Um den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht zu gefährden, ist der Leistende grds. zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn er die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt hat.^[1]

Praxis-Tipp

Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers

Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit, Rechnungen im e...