Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 10 Aufbewahrung von Rechnungen

10.1 Der Aufbewahrungspflichtige und der Gegenstand der Aufbewahrung

Rz. 119

Nach § 14 b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren:

• ein Doppel der (Ausgangs-)Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,
• alle (Eingangs-)Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.

Rz. 120

Die zuvor genannten Aufbewahrungspflichten gelten auch:

• für Fahrzeuglieferer i. S. d. § 2 a UStG, insbesondere die innergemeinschaftliche Lieferung neuer Fahrzeuge von Privatpersonen an Abnehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten;
• in den Fällen innergemeinschaftlicher Dreiecksgeschäfte i. S. d. § 25 b UStG, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13 a Abs. 1 Nr. 5 UStG schuldet, für den letzten Abnehmer und
• in den Fällen, in denen die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger verlagert (Reverse-Charge-Verfahren) wird und dieser deshalb die Steuer nach § 13 b Abs. 5 UStG schuldet, für den Leistungsempfänger. Dies gilt auch bei einer Abrechnung über Leistungen, die der Leistungsempfänger für den nichtunternehmerischen Bereich bezogen hat.
• für Privatpersonen, soweit sie Empfänger von steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück sind, § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG.^[1] Im Fall eines Verstoßes des privaten Leistungsempfängers gegen diese 2-jährige Aufbewahrungspflicht muss er mit einem Bußgeld bis zu 500 EUR rechnen, § 26 a Abs. 2 UStG.^[2]
  Der leistende Unternehmer ist, soweit er eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführt, verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen, § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG. Ferner ist er verpflichtet, in der Rechnung auf die einem nichtunternehmerischen Leistungsempfänger nach § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG obliegenden Aufbewahrungspflichten hinzuweisen. Dabei ist es ausreichend, wenn in der Rechnung ein allgemeiner Hinweis angebracht ist, dass ein nichtunternehmerischer Leistungsempfänger diese 2 Jahre aufzubewahren hat.^[3]
  Die Nichterteilung und die nicht rechtzeitige Erteilung gelten als Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 EUR geahndet werden kann, § 26 a Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 UStG. Weiterhin nicht als Ordnungswidrigkeit i. S. d. § 26 a Abs. 1 UStG gilt die nicht vollständige Erteilung einer Rechnung.

Rz. 121

Hinweis

• Soweit der Unternehmer Rechnungen mittels elektronischer oder computergestützter Kassensysteme oder Registrierkassen erteilt, ist es hinsichtlich der erteilten Rechnungen i. S. d. § 33 UStDV ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann, die auch die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllen, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung.^[4]
• Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften bleiben für andere als umsatzsteuerliche Zwecke unberührt.
• Sind bei gemeinsamer Auftragserteilung durch mehrere Personen für Zwecke des Vorsteuerabzugs ein oder mehrere Gemeinschafter als Leistungsempfänger anzusehen,^[5] hat einer dieser Gemeinschafter das Original der Rechnung und jeder andere dieser Gemeinschafter zumindest eine Ablichtung der Rechnung aufzubewahren.

Rz. 122

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt werden, hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Signatur an sich, als Nachweis über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren, selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.^{[6], [7]}

[1] Vgl. zur Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen Rz. 8 ff.

[2] Vgl. Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit v. 23.7.2004, BGBl 2004 I S. 1842.

[3] Vgl. Abschn. 14.5 Abs. 23 UStAE.

[4] Vgl. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 – 2019/0962810, BStBl 2019 I S. 1269,

vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE.

[5] Vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 1 UStAE.

[6] Vgl. zur Aufbewahrungsfrist Rz. 124 f.

[7] Bezüglich der Anforderungen an die Archivierung elektronischer Rechnungen wird auf die Ausführungen in Rz. 100 verwiesen.

10.2 Formen der Aufbewahrung

Rz. 123

Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger, z. B. einem Mikrofilm oder auf anderen Datenträgern, beispielsweise Magnetband, Magnetbandstreamer, Diskette, CD-ROM, DVD oder WORM-Speicher, aufbewahrt werden, § 147 Abs. 2 AO. Werden Rechnungen auf Mikrofilm aufgezeichnet und werden die Originale nicht aufbewahrt, dann muss sichergestellt sein, dass das Mikrofilmbild mit der Urschrift übereinstimmt. Dies wird durch Regelungen bezüglich des zu verfilmenden Schriftgutes, durch Anweisungen zum Verfilmungsvorgang und durch die Kontrolle der erfolgten Verfilmung erreicht.^[1] Ferner muss das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den GoBD entsprechen.^[2] Wenn die vorgen...