4.1 Falsche Identität des Leistenden
In folgenden Fällen ist kein Vorsteuerabzug möglich:
- bei Rechnung von Scheinfirma bzw. bei Scheinname;
- bei Verwendung willkürlicher Namen, z. B. "Bau";
- bei unzutreffender Anschrift des Leistenden;
- bei Rechnung eines Strohmanns (u. U. kann jedoch ein Strohmann auch als Unternehmer gelten);
- wenn der Leistende aus der Rechnung nicht eindeutig erkennbar ist, z. B. Unklarheit darüber, welche Firma im Konzernverbund die Leistung bewirkt hat;
- wenn Rechnungsformulare einer bestehenden Firma widerrechtlich verwendet, nachgemacht oder gefälscht werden – auch wenn der Leistende unter deren Namen aufgetreten ist;
- wenn der Leistende aus der Rechnung nicht leicht ermittelbar ist;
- wenn der Leistende einen falschen Namen verwendet.
4.2 Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
Ein unrichtiger Umsatzsteuerausweis liegt vor, wenn:
- die USt zu hoch ausgewiesen ist => Vorsteuerabzug nur i. H. d. kleineren "richtigen" USt-Betrags => Berichtigung möglich. Hierunter fällt auch ein 19- bzw. 7 %-iger Steuerausweis für Lieferungen und Leistungen im 2. Halbjahr 2020 (Absenkung auf 16 % bzw 5 %) oder bei Speiseumsätzen im Gastronomiebereich (Absenkung auf 5 % statt 19 % im 2. Halbjahr 2020 bzw. 7 % statt 19 % im 1. Halbjahr 2021).
- die USt zu niedrig ausgewiesen ist => Vorsteuerabzug nur i. H. d. kleineren ausgewiesenen USt-Betrags => Berichtigung möglich. Hierunter fallen auch Rechnungen, die nach dem 31.12.2020 bzw. 30.6.2021 (Speiseumsätze Gastronomiebereich), auf welchen mit den abgesenkten Steuersätzen abgerechnet wird.
- bei nicht steuerbaren Geschäftsveräußerungen Steuer ausgewiesen wird oder wenn Optionen rückgängig gemacht werden. In diesen Fällen ist eine Abstimmung mit dem Finanzamt des Leistungsempfängers notwendig.
In folgenden Fällen wird die Umsatzsteuer unberechtigt ausgewiesen:
- Umsatzsteuerausweis durch Kleinunternehmer => kein Vorsteuerabzug möglich.
- Umsatzsteuerausweis durch Nichtunternehmer: => kein Vorsteuerabzug möglich.
- Eine nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung wird abgerechnet (Schein- oder Gefälligkeitsrechnung) => kein Vorsteuerabzug möglich.
- Die abgerechnete Leistung wird unrichtig bezeichnet (Büromaschine/TV-Gerät, Maschine/Schrott, Lieferung von Sachen/Personalgestellung, Malerarbeiten Büro/Wohnung) => kein Vorsteuerabzug möglich.
Zuständiges Finanzamt
Die Berichtigung bei unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer ist beim Finanzamt des Leistenden zu beantragen. In Absprache mit dem Finanzamt des Leistungsempfängers ist sicherzustellen, dass keine Vorsteuer geltend gemacht wird.
4.3 Berichtigung bei unberechtigt ausgewiesener Steuer
Eine Berichtigung der Abrechnung ist grundsätzlich nur durch den Aussteller möglich:
Aussteller bei Rechnung = Leistender
Aussteller bei Gutschrift = Leistungsempfänger.
Ausnahmen
- Ergänzung des Lieferzeitpunkts bzw. Entgeltentrichtung durch Empfänger ohne Rücksprache mit Aussteller möglich.
- Ergänzung der handelsüblichen Bezeichnung der Ware oder der abgerechneten Leistung durch Empfänger ohne Rücksprache mit Aussteller z. B. anhand des Lieferscheins möglich.
- Sonstige Berichtigung oder Ergänzung der Abrechnung durch Empfänger ausnahmsweise nur, wenn Abrechnender die Änderungen übernimmt.
Und: Die Berichtigung muss dem Leistungsempfänger zugehen!
4.4 Fehlende Angaben in der Rechnung
Rechnungen müssen bestimmte Angaben enthalten.
Sofern kein Betrug bzw. ein Fall von unberechtigt ausgewiesener Vorsteuer vorliegt, können fehlende Angaben vom Rechnungsaussteller nachgeholt werden, sodass der Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist.