Prof. Rolf-Rüdiger Radeisen
2.1 Sachverhalt
Einzelunternehmer E führt im Rahmen seines Unternehmens 2023 eine Dienstreise aus, für die die folgenden Aufwendungen entstehen:
| Übernachtung |
2 Nächte à 133,75 EUR (brutto) |
| Verpflegungsmehraufwand – pauschal – |
2 × 14 EUR, 1 × 28 EUR |
| nachgewiesene Verpflegungskosten |
insgesamt 120 EUR (brutto, darin 7 % und 19 % USt von insgesamt 13 EUR enthalten) |
| Fahrkilometer mit privatem Pkw |
1.200 km |
| Tankquittungen für Dienstfahrt |
136,85 EUR (brutto) |
| Bewirtung von drei Geschäftsfreunden |
290 EUR (brutto, darin 7 % und 19 % USt von insgesamt 31 EUR enthalten) |
Soweit E Leistungen von anderen Unternehmern erhalten hat, liegen ihm ordnungsgemäße Rechnungen vor, in denen die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist, außer bei Kleinbetragsrechnungen, bei denen aber die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegenden Leistungen getrennt aufgeführt sind.
Vereinbarungsgemäß möchte E in seiner nächsten Rechnung seinem Auftraggeber die von ihm bezahlten Übernachtungskosten weiterbelasten.
2.2 Fragestellungen
In welchem Umfang kann E aus diesen Reise- und Bewirtungskosten einen Vorsteuerabzug vornehmen? E führt regelmäßig den Vorsteuerabzug nicht ausschließende Ausgangsleistungen aus.
Wie muss die Abrechnung der Übernachtungskosten in der Rechnung des E erfolgen?
2.3 Lösung
Die Leistungen sind von E für sein Unternehmen bezogen worden. Soweit eine Leistung eines anderen Unternehmers vorliegt (Übernachtung, Verpflegungsleistung, Tanken und Bewirtung), ist somit grundsätzlich ein Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG gegeben. Voraussetzung ist, dass E eine auf seinen Namen lautende Rechnung hat.
Regelungen zu Kleinbetragsrechnungen gelten auch bei Reisekosten
Soweit der Gesamtrechnungsbetrag nicht über 250 EUR hinausgeht, gelten auch hier die Regelungen der Kleinbetragsrechnung.
In den pro Nacht für die Übernachtung berechneten 133,75 EUR sind 7 % USt (= 8,75 EUR) enthalten. Aus den Übernachtungskosten hat E damit einen Vorsteuerabzugsanspruch i. H. v. (2 x 8,75 EUR =) 17,50 EUR. Da der Gesamtrechnungsbetrag mit 267,50 EUR über der Kleinbetragsgrenze von 250 EUR liegt, muss E aber eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen.
Frühstückskosten unterliegen anteilig dem Regelsteuersatz, Aufteilung strittig
Seit dem 1.1.2010 unterliegt die Vermietung von Räumen zur kurzfristigen Beherbergung von Personen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Nach nationaler Auffassung unterliegen die nicht der Beherbergung dienenden weiteren Leistungen wie z. B. Frühstück (soweit es Getränke betrifft), Sauna oder Parkplatznutzung nicht dem ermäßigten Steuersatz. Ob diese Trennung – sog. Aufteilungsgebot-aber mit den Vorgaben des Unionsrechts vereinbar ist, ist zumindest seit einem Urteil des EuGH zur einheitlichen Anwendung des Steuersatzes bei einheitlichen Leistungen fraglich. Wegen eines aus einem anderen Rechtsgrund beim EuGH anhängigen Verfahrens zum Aufteilungsgebot hat der BFH für einen Hotelier Aussetzung der Vollziehung gewährt.
Rechnungsausstellung nicht auf den Namen eines Mitarbeiters
Bei Übernachtungskosten eines Arbeitnehmers des Unternehmers ist darauf zu achten, dass die Rechnung auf den Namen des Unternehmers und nicht des Arbeitnehmers ausgestellt wird.
Aus Verpflegungspauschalen ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Dies ist auch rechtlich nicht zu beanstanden, da einer Pauschale keine entsprechende Leistung eines anderen Unternehmers gegenübersteht. E kann zwar ertragsteuerlich zulässigerweise die Verpflegungsmehraufwendungen i. H. v. 56 EUR geltend machen, umsatzsteuerlich hat dies keine Auswirkungen.
Allerdings führen die tatsächlich nachgewiesenen Verpflegungskosten zu einem Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG. Eine Beschränkung des Vorsteuerabzugs nach § 15 Abs. 1a UStG ist ebenfalls nicht gegeben. E. kann somit Vorsteuern i. H. v. 13 EUR abziehen.
Rechnungsvorlage notwendig
Der Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten setzt eine Rechnung oder eine Kleinbetragsrechnung voraus. Aus diesem Grund ist der Unternehmer verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren, auch wenn er ertragsteuerlich nur die Pauschalen in Anspruch nehmen kann.
Für die Fahrtkosten steht dem E kein Vorsteuerabzug zu. Da es sich bei dem Fahrzeug um ein Privatfahrzeug handelt (Fahrzeug wurde nicht dem Unternehmensvermögen zugeordnet), führen allgemeine Aufwendungen nicht zu einer Vorsteuerabzugsberechtigung nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG. Aus dem ertragsteuerlich zulässigen Kostenansatz pro gefahrenen Kilometer ergibt sich somit keine Vorsteuerabzugsberechtigung für E. Allerdings kann E aus den Benzinquittungen den Vorsteuerabzug i. H. v. 21,85 EUR (19 % Umsatzsteuer in 136,85 EUR) vornehmen.
Die Bewirtung der Geschäftsfreunde vollzieht sich auch grundsätzlich im Rahmen des Unternehmens des E, sodass der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG gegeben ist. Allerdings ist ertragsteuerlich nur ein Betrag i. H. v. 70 % der nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen abzugsfähig. Umsatzsteuerrechtlich führt dies aber ausdrück...