Reisekosten / 3.3 Unterkunftskosten

Der Abzug von Übernachtungskosten wurde im Zusammenhang mit den Änderungen des Reisekostenrechts erstmals gesetzlich geregelt.^[1] Als Werbungskosten abzugsfähig sind Unterkunftskosten bei einer Auswärtstätigkeit. Hierbei muss es sich um notwendige Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte handeln, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist. Die Höhe der Kosten ist durch Rechnungsbelege nachzuweisen. Dies gilt sowohl für Inlands- wie für Auslandsübernachtungen.

Zu den Übernachtungskosten gehören neben den hauptsächlich anfallenden Hotelkosten auch

• die Miete für ein Zimmer oder eine Wohnung (ggf. möbliert),
• Nebenleistungen wie Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe
• bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr für Zahlungen in einer Fremdwährung.

Es ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft).^[2] Die Anerkennung von Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit erfordert, dass noch eine andere Wohnung besteht, für die dem Arbeitnehmer Aufwendungen entstehen, weil er dort

• seinen Lebensmittelpunkt hat, ohne dass dort jedoch ein eigener Hausstand vorliegen muss, oder
• seinen Lebensmittelpunkt wieder aufnehmen will.

Für die Berücksichtigung von Unterkunftskosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit wird somit – anders als bei der doppelten Haushaltsführung – nicht vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer eine Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter innehat und eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung leistet. Es genügt, wenn der Arbeitnehmer z. B. im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnt. Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor.

Kosten für das Frühstück gehören zu den Verpflegungskosten und sind mit der Verpflegungspauschale abgegolten. Sie müssen deswegen aus der Hotelrechnung herausgerechnet werden. Hierzu bedient sich das neue Reisekostenrecht den gleichen Mechanismen wie sie bisher schon in den LStR geregelt sind.

Weist der Hotelbeleg einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung aus und lässt sich der Verpflegungspreis nicht feststellen, ist der Rechnungsbetrag für

• ein Frühstück um 20 Prozent und
• ein Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent

der Verpflegungspauschale für eine Auswärtstätigkeit mit 24-stündiger Abwesenheit zu kürzen.

Für Inlandsübernachtungen dürfte dieser Regelung kaum noch Bedeutung zukommen, weil nach der Absenkung des Mehrwertsteuersatzes für Übernachtungsleistungen im Allgemeinen eine getrennte Rechnungsstellung erfolgt.

Nicht abziehbar sind Mehrkosten wegen der Mitnutzung des Zimmers durch eine private Begleitperson. Bei Mitnutzung eines Doppelzimmers können nur die Kosten für ein Einzelzimmer im selben Haus angesetzt werden.

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlich entstehenden Unterkunftskosten höchstens noch bis zur Höhe von 1.000 EUR im Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch für Hotelübernachtungen.^[3]

Bei Übernachtungen im Ausland im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit (über 48 Monate) gelten die bisherigen Grundsätze zur beruflichen Veranlassung und Notwendigkeit der entstandenen Aufwendungen unverändert weiter. Die Höchstgrenze von 1.000 EUR gilt hier nicht. Von einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist erst dann auszugehen, sobald der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen in der Woche tätig wird. Die 48-Monatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen in der Woche aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten, z. B. wegen Urlaub, Krankheit, beruflicher Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte führt nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit (Ex-post-Betrachtung).

[1] § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG.

[2] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011, BStBl 2020 I S. 1228; Rz. 119.

[3] § 9 Abs. 1 Nr. 5a Satz 4 EStG.