Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 4 Erstattung der Fahrtkosten bei Auslandsreisen

Welche Beförderungsmittel der Arbeitnehmer nutzt, entscheidet er in Abstimmung mit seinem Arbeitgeber. Nutzt er ein Flugzeug, die Bahn, einen Leihwagen oder ein Taxi, erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung bzw. Quittung. Den ausgewiesenen Betrag kann der Arbeitgeber insgesamt für ihn zahlen bzw. ihm erstatten. Es handelt sich um Auslagenersatz, der beim Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn zu erfassen ist. Der Arbeitgeber kann allerdings nur die deutsche Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, wenn er als Leistungsempfänger in der Rechnung ausgewiesen ist.

Nutzt der Arbeitnehmer einen Pkw, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob das Fahrzeug ein Firmenwagen, ein privates Fahrzeug oder ein Leihwagen ist.

4.1 Der Arbeitnehmer nutzt einen Firmenwagen für die Auslandsreise

Gehört der Pkw, den der Arbeitnehmer nutzt, zum Betriebsvermögen seines Arbeitgebers, übernimmt dieser in der Regel alle anfallenden Kfz-Kosten. Dazu gehören auch alle Aufwendungen, die während der Geschäftsreise entstehen, also auch alle ausländischen Benzin- und Reparaturkosten. Es ist

• erforderlich, die Fahrtkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstanden sind, belegmäßig nachzuweisen,
• nicht erforderlich, die Fahrtkosten für jede Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und auszuweisen.

Die ausländische Umsatzsteuer darf der Arbeitgeber nicht als Vorsteuer abziehen. Es kommt allenfalls infrage, eine Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer zu beantragen. Die Erstattung ist nur insoweit möglich, als die Umsatzsteuer in diesem EU-Land für derartige Leistungen überhaupt als Vorsteuer abziehbar ist. Dieses Vergütungsverfahren wird für EU-Länder generell über das Bundeszentralamt für Steuern abgewickelt.

Praxis-Beispiel

Umsatzsteuer im EU-Ausland

Ein Unternehmer hat seinem Arbeitnehmer, der in Grenznähe zu Österreich wohnt, einen Firmenwagen überlassen. Der Arbeitnehmer tankt häufiger in Österreich, weil er dort pro Liter Benzin derzeit weniger zahlt als in Deutschland. Aus den deutschen Tankquittungen (Kleinbetragsrechnungen) kann der Unternehmer den Vorsteuerabzug beanspruchen, aus den österreichischen Quittungen jedoch nicht.

Ob der Unternehmer per Saldo weniger zahlt, hängt von der jeweiligen Preisdifferenz ab. Es lohnt sich somit nicht immer, einen Umweg zu fahren, um in Österreich "billiger" tanken zu können, zumal die Erstattung der österreichischen Umsatzsteuer aus Kfz-Kosten im Vergütungsverfahren i. d. R. nicht möglich ist.

4.2 Der Arbeitnehmer nutzt seinen privaten Pkw für die Auslandsreise

Fährt der Arbeitnehmer mit seinem eigenen Privatfahrzeug, kann der Arbeitgeber ihm pro gefahrenem Kilometer eine Pauschale von 0,30 EUR zahlen. Dabei spielt es keine Rolle, ob er Strecken im In- oder Ausland zurücklegt. Pauschal kann der Betrag angesetzt werden, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist (das sind bei Nutzung eines Pkw derzeit 0,30 EUR).

Es ist auch möglich, die tatsächlichen Kfz-Kosten je gefahrenem Kilometer anzusetzen. Eine endgültige Ermittlung ist hierbei in der Regel erst nach Ablauf eines Geschäftsjahres möglich. Erst dann steht fest, welche Kosten dem Arbeitnehmer tatsächlich entstanden sind. Wird die Übernahme der tatsächlichen Kosten vereinbart, kann zunächst die Kilometerpauschale abgerechnet werden und die Differenz nach Ablauf des Geschäftsjahres.

4.3 Der Arbeitnehmer nutzt einen Leihwagen für die Auslandsreise

Nutzt der Arbeitnehmer für die gesamte Geschäftsreise einen Leihwagen, ist es zweckmäßig, wenn der Arbeitgeber von vornherein den Leihwagen mietet und mit der Autovermietung abrechnet. Der Arbeitgeber zieht die gesamten Kosten als Betriebsausgaben ab, wenn der Arbeitnehmer mit dem Leihwagen so gut wie keine Privatfahrten unternimmt. Eine nur geringfügige private Mitnutzung ist unschädlich. Nutzt der Arbeitnehmer den Leihwagen für umfangreichere Privatfahrten, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Die Kosten für Privatfahrten muss der Arbeitnehmer je nach Situation selbst tragen oder an den Arbeitgeber erstatten oder als Arbeitslohn (Sachbezug) versteuern.

Mietet der Arbeitnehmer beim Aufenthalt vor Ort aus beruflichen Gründen einen Leihwagen, kann der Arbeitgeber ihm diese Aufwendungen lohnsteuerfrei erstatten. Kosten, die durch Fahrten mit einem Taxi entstehen, kann er ebenfalls erstatten.