Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 5.4 Erstattung der doppelten Verpflegungspauschale

Erstreckt sich die Geschäftsreise des Arbeitnehmers über 2 Tage, so ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat maßgebend, in dem sich der Arbeitnehmer vor und nach Mitternacht befunden hat. Der Arbeitgeber darf immer nur die Verpflegungspauschale erstatten, unabhängig davon, ob und in welchem Umfang dem Arbeitnehmer tatsächlich Verpflegungskosten entstanden sind. Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung stellt.

Der Arbeitgeber darf den doppelten Betrag erstatten, wenn er diesen pauschal mit 25 % versteuert. Bei der Verdoppelung ist von der Verpflegungspauschale auszugehen, die sich ohne Kürzung für kostenlose Mahlzeiten ergibt.

Begründung: In § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG, der die pauschale Besteuerung regelt, wird nur auf Verpflegungsmehraufwendungen im Sinne des § 9 Abs. 4a Satz 3 bis 6 EStG Bezug genommen. Die Kürzung ist nachfolgend in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt, sodass bei der Verdoppelung vom ungekürzten Betrag auszugehen ist.

Die Kürzung darf nicht höher sein als die für den jeweiligen Tag zu gewährende Verpflegungspauschale.^[1] Selbst wenn aufgrund der Kürzung keine Verpflegungspauschale infrage kommt, ist es möglich, den doppelten Betrag (vor Kürzung) zu erstatten und diesen Betrag pauschal mit 25 % zu versteuern.

Praxis-Beispiel

Erstattung der doppelten Verpflegungspauschale

Ein Arbeitnehmer unternimmt im Auftrag seines Arbeitgebers eine Geschäftsreise nach Österreich. Er beginnt seine Dienstreise am 13.5. um 9.15 Uhr und kehrt am 17.5. um 17.00 Uhr in seine Wohnung zurück. Der Arbeitnehmer hat sich an allen Tagen in Österreich aufgehalten. Der Arbeitgeber erstattet seinem Arbeitnehmer den doppelten Betrag der steuerlichen Verpflegungspauschale. Er kann somit folgende Beträge erstatten:

	steuerfreie Pauschale	pauschal zu versteuern	Summe beider Beträge
Anreisetag am 13.5.	33	33	66
vom 14. bis 16.5. jeweils 40 EUR	150	150	300
Abreisetag am 17.5.	33	33	66
insgesamt	216	216	432
pauschale Lohnsteuer 25 % und Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 % von 43,50 EUR	----	54,00 2,97	----

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4664/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	432,00	1200/1800	Bank	432,00
4167/6069	Pauschale Steuern auf sonstige Bezüge	56,97	1741/3730	Verbindlichkeiten aus Lohn und Kirchensteuer	56,97

Bei Flugreisen haben Länder, die der Arbeitnehmer überfliegt, keine Auswirkung auf die Höhe der Verpflegungspauschale. Der Arbeitnehmer erreicht ein Land erst dann, wenn das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen werden nicht berücksichtigt.

Bei einer Flugreise über mehr als 2 Kalendertage, was z. B. bei Flügen nach Fernost möglich ist, ist am Abflugtag die inländische Pauschale bzw. die Pauschale des Abfluglandes anzusetzen. Am Zwischentag ist die Pauschale für Österreich maßgebend und am Tag der Landung die Pauschale für das Land, in dem er gelandet ist. Zeitverschiebungen während einer Reise werden nicht berücksichtigt, auch wenn dadurch Tage zu erfassen sind, die kürzer oder länger als 24 Stunden dauern.

[1] § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.