Die 3-Monatsfrist ist grundsätzlich für alle Formen von Auswärtstätigkeiten anwendbar. Nach Auffassung des BFH gilt das Prinzip, dass bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten am selben Einsatzort die Verpflegungssätze maximal für 3 Monate angesetzt werden dürfen, auch für Tätigkeiten an wechselnden Einsatzstellen. Er knüpft diesen Grundsatz aber an die Ausübung der Arbeit an einer ortsfesten Einrichtung. Für Tätigkeiten auf Fahrzeugen gilt die 3-Monatsfrist nicht.
Keine 3-Monatsfrist bei Fahrtätigkeiten
Nach der Rechtsprechung ist die 3-Monatsfrist nicht anzuwenden bei Arbeitnehmern, die auf Fahrzeugen eingesetzt sind. Hier kann sich der Arbeitnehmer auch nicht nach einer Übergangszeit auf die auswärtige Verpflegungssituation einstellen. Marinesoldaten, Seeleute und andere Schiffsbesatzungsmitglieder können z. B. für sämtliche Tage an Bord steuerfreie Verpflegungspauschalen erhalten, auch wenn sie länger als 3 Monate unterwegs sind, bis sie wieder in den Heimathafen zurückkehren. Unter die Nichtanwendung der 3-Monatsfrist fallen nicht nur Schiffsbesatzungen, sondern sämtliche Fahrtätigkeiten. Der zeitlich beschränkte Ansatz der Verpflegungskosten bei auf anderen Fahrzeugen als auf Schiffen eingesetzten Arbeitnehmern hat aber kaum praktische Bedeutung. So sind beispielsweise Abwesenheitszeiten bei Lkw- und Busfahrern, ebenso beim Zugpersonal über einen Zeitraum von mehr als 3 Monaten in der Praxis so gut wie ausgeschlossen.
Weiterhin zu beachten ist ebenso das von der Rechtsprechung aufgestellte Kriterium, wonach eine Auswärtstätigkeit nur dann langfristig im Sinne der 3-Monatsfrist ist, wenn der berufliche Einsatz an dieser Tätigkeitsstätte im Vergleich zur Arbeit im Betrieb, Büro oder sonstigen ersten Tätigkeitsstätte sich zeitlich und inhaltlich nicht als untergeordnet, sondern zumindest als gleichgeordnet darstellt. Ein Arbeitnehmer, der über mehrere Monate auf derselben Baustelle eingesetzt ist, gleichzeitig aber 3 Tage pro Woche in diesem Zusammenhang Innendienstarbeiten im Betrieb verrichtet, unterliegt nicht der 3-Monatsfrist. Die Fahrten zu den Baustellen sind jeweils für sich als eigene berufliche Auswärtstätigkeit zu behandeln und stellen auch nach Ablauf von 3 Monaten eine zum Verpflegungskostenabzug berechtigende Auswärtstätigkeit dar.
In welchen Fällen von einer im Vergleich zur Innendiensttätigkeit noch gleichgeordneten Außendiensttätigkeit ausgegangen werden kann, ist im Einzelfall mit schwierigen Abgrenzungsfragen verbunden. Die Finanzverwaltung hat deshalb in die Lohnsteuer-Richtlinien eine Vereinfachungsregelung aufgenommen. Fahrten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte sind danach auch bei längerfristigen Einsätzen am selben Ort über die 3-Monatsfrist hinaus als neue Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr als an 2 Tagen wöchentlich die auswärtige Tätigkeitsstätte aufsucht und im Übrigen an seiner ersten Tätigkeitsstätte im Betrieb tätig ist. Die 2-Tage-Regel, die von einer klassischen 5-Tagewoche ausgeht, behält ihre Gültigkeit. Die Anwendung wird dadurch erreicht, dass dieselbe Auswärtstätigkeit nicht mehr vorliegt, wenn der auswärtige Arbeitsort an nicht mehr als 2 Tagen pro Woche aufgesucht wird. Aufgrund der Vereinfachungsregelung ist damit die 3-Monatsfrist nur zu prüfen, wenn der auswärtige Einsatz am selben Ort mindestens 3 Tage pro Woche umfasst.
Verpflegungspauschbeträge für Berufsschule
Ein in Ausbildung befindlicher Lehrling ist während seiner 3 Jahre dauernden Lehre pro Woche einen Tag an der Berufsschule.
Findet der Berufsschulunterricht nur an einem bzw. an maximal 2 Arbeitstagen wöchentlich statt, begründen die Fahrten zur Berufsschule unabhängig von der Gesamtdauer der Berufsschulzeit jeweils eine neue berufliche Auswärtstätigkeit. Bei den einzelnen Unterrichtstagen handelt es sich nicht um dieselbe Auswärtstätigkeit, die zum Ablauf der 3-Monatsfrist führt. Der Lehrling kann für die Gesamtdauer seiner Ausbildung die zeitlich gestaffelten Verpflegungssätze an den Unterrichtstagen in Anspruch nehmen.
Nach den dargestellten Grundsätzen ist bei sämtlichen unter die Reisekosten fallenden beruflichen Auswärtstätigkeiten zu verfahren. Für den Mitarbeiter eines Planungsbüros, der mehrere Baustellen über einen längeren Zeitraum zu betreuen hat, ist deshalb die 3-Monatsfrist hinsichtlich der einzelnen Baustellen solange ohne Bedeutung als er diese jeweils nicht mehr als 2-mal wöchentlich aufsucht.
Anwendung der 3-Monatsfrist bei verkürzter Arbeitswoche
Die 2-Tage-Regel geht von einer klassischen 5-Tagewoche aus. Bei Teilzeitkräften können deshalb auch weniger als 3 Auswärtstage am selben Einsatzort die 3-Monatsfrist in Gang setzen. Entscheidend ist, dass die Außendiensttage die Innendienstage überwiegen. Bei einer 3-Tagewoche reichen demzufolge bereits 2 Auswärtstage an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte pro Woche, um den Ansatz von Verpflegungskosten nach Ablauf einer 3-monatigen Einsatzdauer auszuschließen. Abzustelle...