Die Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet. Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer den belegmäßigen Nachweis für einen repräsentativen 3-Monatszeitraum führen kann.
Ab 1.1.2020 wird als Alternative für die bei einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers entstehenden Mehraufwendungen eine weitere "Übernachtungspauschale" von 8 EUR eingeführt. Für Übernachtungstage ab 1.1.2024 erhöht sich die gesetzliche Pauschale auf 9 EUR. Die Pauschale wird nur bei "Fahrzeugübernachtungen" im Zusammenhang mit mehrtägigen Auswärtstätigkeiten gewährt. Der neue Übernachtungspauschbetrag ist nach dem Gesetzeswortlaut an folgende Voraussetzungen geknüpft:
- Es muss sich um eine berufliche Auswärtstätigkeit auf einem betrieblichen (arbeitgebereigenen oder geleasten) Fahrzeug handeln.
- Die Übernachtung findet in dem betrieblichen Fahrzeug statt.
- Die Übernachtung findet an einem Kalendertag statt, für den der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 14 EUR für An- oder Abreisetage oder von 28 EUR für sog. Zwischentage einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit hat.
Sind die genannten Anforderungen erfüllt, erhält der Arbeitnehmer zur Abgeltung der durch die Übernachtung im Fahrzeug entstandenen Mehraufwendungen pro Kalendertag einen Pauschbetrag von 9 EUR. Der Pauschbetrag gilt für Übernachtungen im arbeitgebereigenen Kraftfahrzeug bei beruflichen Auswärtstätigkeiten im Inland und im Ausland in gleicher Weise.
Hauptnutznießer ist der Personenkreis der Berufskraftfahrer. Sie erspart dem Arbeitnehmer den lästigen Nachweis der Gebühren für die Benutzung von sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten und Autohöfen, der Park- und Abstellkosten auf diesen Anlagen sowie der Reinigungskosten für die Schlafkabine. Übernachtungen auf Schiffen oder Schienenfahrzeugen sind von der 8-EUR-Übernachtungspauschale ausgeschlossen, da es sich nicht um Kraftfahrzeuge handelt. Als Kraftfahrzeuge gelten Landfahrzeuge, die durch Maschinenkraft bewegt werden, ohne an Bahngleise gebunden zu sein.
Der neue Pauschbetrag für Übernachtungen in betrieblichen Fahrzeugen findet sowohl für den steuerfreien Arbeitgeberersatz als auch für den Abzug als Werbungskosten Anwendung, wenn keine steuerfreien Erstattungen seitens des Arbeitgebers erfolgen.
Wahlrecht zwischen Fahrzeug-Übernachtungspauschale und Einzelnachweis
Der Nachweis höherer tatsächlicher Kosten für Übernachtungen im Fahrzeug auf Park- und Rastanlagen bleibt möglich. Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. Entscheidet er sich für die neue Übernachtungspauschale von 9 EUR, ist er hieran das gesamte Kalenderjahr gebunden. Er muss sich einheitlich für sämtliche Reisetage eines Kalenderjahres für die Pauschale oder den Einzelnachweis festlegen. Dasselbe Wahlrecht gilt für den Arbeitnehmer beim Werbungskostenabzug in seiner Steuererklärung, falls der Arbeitgeber hierfür keine steuerfreien Reisekosten gewährt. Er ist an das im Lohnsteuerverfahren gewählte Verfahren nicht gebunden und kann ggf. auf den für ihn günstigeren Nachweis der tatsächlichen Kosten in seiner Steuererklärung wechseln, allerdings dann für sämtliche Reisetage.
Einheitliches Wahlrecht für ein Kalenderjahr
Ein Speditionsfahrer hat in 2024 auf mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeiten insgesamt an 80 Tagen in der Schlafkoje seines Lkws übernachtet.
Neben den für die jeweiligen Auswärtstage in Betracht kommenden Verpflegungsspesen kann der Arbeitnehmer für die Übernachtungstage im Fahrzeug keine Werbungskosten abziehen. Die Übernachtungspauschalen dürfen nicht angesetzt werden. Allerdings kann der Arbeitgeber auf Nachweis des Arbeitnehmers die durch die Übernachtung auf Rast- und Parkplätzen entstandenen Aufwendungen als Reisenebenkosten in seiner Steuererklärung geltend machen.
Der Arbeitnehmer hat als Alternative die Möglichkeit, eine Pauschale von 9 EUR pro Übernachtung im Fahrzeug als Werbungskosten anzusetzen. Im Beispielsfall ergibt sich für 2024 ein abzugsfähiger Gesamtbetrag von 720 EUR (= 80 Fahrzeugübernachtungen x 9 EUR). Ein Wechsel des Verfahrens innerhalb des Jahres ist aber nicht zulässig. Der Arbeitnehmer kann für sämtliche Fahrzeugübernachtungen in 2024 einheitlich die nachgewiesenen tatsächlichen Mehraufwendungen als Reisenebenkosten oder die neue Übernachtunspauschale für Berufskraftfahrer in Anspruch nehmen. Die im Lohnsteuerverfahren vom Arbeitgeber für den steuerfreien Reisekostenersatz gewählte Verfahrensweise ist dabei unbeachtlich. Allerdings sind die steuerfreien Erstattungen auf den Werbungskostenabzug anzurechnen.